23 Апреля 2018Проверяем график отпусков по сотрудникам на 2018 год

Т. Шадрина

эксперт журнала «Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение»

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, в том числе военнослужащим, государственным гражданским служащим, работникам, заключившим контракт (трудовой договор) с учреждением-нанимателем (работодателем). В соответствии с ведомственными нормативными актами отпуск предоставляется по графику отпусков, который, как правило, оформляется до наступления календарного года. Графики на 2018 год должны быть уже утверждены. Но мы решили напомнить отдельные моменты оформления графика отпусков, чтобы учреждения в случае обнаружения ошибок могли внести коррективы.

Общие положения об отпусках и графике отпусков

В казенных учреждениях силовых министерств и ведомств работают (несут службу) лица разных категорий, которые в соответствии с занимаемой должностью могут быть отнесены либо к гражданскому персоналу, либо к государственным гражданским служащим, либо к военнослужащим. В связи с этим порядок предоставления отпусков будет зависеть от категории, к которой относится то или иное лицо. Например, порядок предоставления отпусков гражданскому персоналу регламентируется ТК РФ, государственным гражданским служащим – ст. 46 Закона № 79-ФЗ[1]. Порядок предоставления отпусков сотрудникам отдельных категорий регламентирован, в частности, следующими отраслевыми документами:

Далее: несмотря на то, что отпуска предоставляются в соответствии с разными нормативными актами, большинство из них указывают на обязательность предоставления такого отдыха в соответствии со специально разработанным и утвержденным документом – графиком отпусков. Например, в силу ч. 9 ст. 46 Закона № 79-ФЗ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться гражданскому служащему в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым представителем нанимателя. Согласно ч. 4 ст. 56 Закона № 342-ФЗ основной отпуск за второй и последующие годы службы в ОВД предоставляется сотруднику органов внутренних дел в любое время в течение года в соответствии с графиком, утверждаемым руководителем федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченным руководителем. Как следует из п. 1.5 Инструкции № 79[2], ежегодный оплачиваемый отпуск лицам, работающим в Следственном комитете, предоставляется в течение календарного года по заявлению сотрудника, гражданского служащего и работника в соответствии с утвержденным графиком очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, форма которого приведена в приложении 2 к данному документу.

Таким образом, нормы действующего законодательства регламентируют предоставление отпусков по графику. По общему правилу он составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Аналогичные нормы имеются в ведомственных нормативных актах, например, в п. 3.1 Инструкции № 79. В тех документах, в которых указанные нормы не прописаны, есть ссылки на положения ТК РФ. Так, в Методических рекомендациях по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам уголовно-исполнительной системы, утвержденных ФСИН (размещены на официальном сайте фсин.рф 06.11.2015), имеется ссылка на ст. 123 ТК РФ, согласно которой график отпусков должен быть составлен до начала очередного финансового года. Похожая норма имеется в п. 15.8 Инструкции № 76[3].

Предлагаем рассмотреть типичные ошибки, которые могут быть связаны с составлением графика отпусков в учреждениях силовых министерств и ведомств.

Ошибка № 1: в график включены не все работающие лица

Чаще всего «забывают» о совместителях и сотрудниках (работниках), находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

Совместители. Напомним, что лица, работающие по трудовому договору и являющиеся совместителями, на основании ст. 114 ТК РФ имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск наравне с основными работниками. Согласно ст. 286 ТК РФ совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству сотрудник не отработал шесть месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Таким образом, предоставление отпуска внешнему совместителю прямо зависит от очередности отпусков, определенной на его основной работе, и можно подумать, что включать совместителя в график не нужно. Однако это не так.

Совместители, как и основные работники, имеют право на отдых, а очередность его предоставления определяется графиком отпусков. Кроме того, график предназначен для организации эффективной работы учреждения, ведь работодателю необходимо заранее подготовиться к отсутствию сотрудника и найти ему замену. Включение совместителя в график поможет спланировать все правильно.

При составлении графика у совместителя можно запросить информацию о датах отпуска, запланированного по основному месту его работы. Если такая информация не предоставлена или предоставлена несвоевременно, отдых внешнего совместителя планируется в общем порядке. Впоследствии он может быть предоставлен по заявлению работника с соответствующей корректировкой графика.

Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется сотрудникам, гражданским служащим и работникам по их заявлению в порядке и на условиях, предусмотренных ст. 256 ТК РФ. Отпуск по уходу за ребенком может быть использован полностью или по частям. За сотрудником, гражданским служащим и работником сохраняется место службы (работы), должность на период отпуска по уходу за ребенком. Аналогичные нормы приведены в п. 2.6.4 Инструкции № 79.

Включение в график женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, зависит от времени нахождения в данном отпуске. Если он только начался, то включать женщину в график смысла нет. В следующем году она продолжит находиться в отпуске по уходу за ребенком и ежегодный отпуск не получит.

Если же отпуск по уходу заканчивается в следующем календарном году, нужно запланировать ежегодный отпуск сотрудницы. Причем необходимо учитывать стаж работы и право на отпуск, установленное ст. 260 ТК РФ. Как следует из этой статьи, работодатель обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск женщине по ее желанию непосредственно по окончании отпуска по уходу за ребенком независимо от стажа ее работы у данного работодателя. Аналогичные нормы есть в п. 15.3 Инструкции № 76.

Дополнительно отметим, что законодательством не запрещено вносить в график отпусков сведения о женщинах, находящихся в таком отпуске. Тогда в графе «Примечание» делается отметка о том, что работница в указанном отпуске.

Ошибка № 2: указываются не все отпуска

Проверьте, включены ли в утвержденный график отпусков дополнительные оплачиваемые или неиспользованные отпуска сотрудников.

Напомним, что график отпусков содержит информацию о ежегодном оплачиваемом отпуске, который, в свою очередь, состоит из основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Наибольшее количество вопросов связано с ежегодным дополнительным отпуском за вредные условия труда. В соответствии со ст. 117 ТК РФ он предоставляется по результатам специальной оценки условий труда, проведенной согласно Закону № 426-ФЗ[4]. Минимальная продолжительность такого отпуска – семь календарных дней.

Однако в силу ч. 4 ст. 3 Закона № 426-ФЗ проведение специальной оценки в отношении условий труда государственных гражданских служащих регулируется федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ о государственной гражданской службе. Таким нормативным актом, в частности, является Закон № 79-ФЗ, но в настоящее время порядок проведения специальной оценки условий труда в отношении рабочих мест государственных гражданских служащих в данном законе не урегулирован. Но, как отмечается в Письме Минтруда РФ от 23.06.2017 № 15-1/ООГ-1744, в отношении государственных служащих специальная оценка условий труда может проводиться в общем порядке, установленном Законом № 426-ФЗ. В отношении рабочих мест военнослужащих, проходящих воинскую службу, специальная оценка условий труда не проводится, поскольку согласно ст. 11 ТК РФ трудовое законодательство не распространяются на военнослужащих при исполнении ими обязанностей военной службы, если в установленном ТК РФ порядке они одновременно не выступают в качестве работодателей или их представителей.

Значит, если основания для такого отпуска есть, надо учесть, что он предоставляется только за фактически отработанное время в соответствующих условиях, и определить точную продолжительность такого отпуска к моменту утверждения графика невозможно.

Однако он должен быть отражен в графике. Если учреждение использует форму графика Т-7[5], для этого в графе 6 данной формы отражается только дата начала отпуска, а дата окончания будет определена лишь ко дню составления приказа о предоставлении отпуска. В графе 5 графика отпусков необходимо отразить количество календарных дней отпуска – оно определяется путем сложения количества дней основного оплачиваемого и дополнительного оплачиваемого отпусков. Например, сотруднику полагается 30 календарных дней основного оплачиваемого отпуска и 7 календарных дней дополнительного, значит, в графе 5 нужно написать «37».

К сведению

На основании ст. 122, 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Тогда отпуск должен быть использован в течение 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. Заметим, что аналогичная норма имеется в ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ. Пункт 15.13 Инструкции № 76 допускает использование перенесенного отпуска (его части) в первом квартале следующего календарного года (в том числе с возможным присоединением к отпуску за следующий год).

Неиспользованные отпуска также нужно указывать в графике. Неиспользованные отпуска могут быть у работника по ряду причин: из-за переноса отпуска по инициативе работодателя, отзыве из отпуска и пр. (ст. 122, 124 ТК РФ, ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ). Тогда новые даты предполагаемого отпуска и основания переноса отдыха работника указываются в графах 8, 9. Отражая такие отпуска, нанимателю (работодателю) легче проконтролировать их использование, поскольку запрещено непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

Ошибка № 3: при составлении не учтено мнение профсоюзного органа

График подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации. Кроме того, если предоставление отпусков осуществляется в соответствии с ТК РФ, его ст. 123 требует, чтобы график утверждался с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Значит, если в учреждении существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика туда. Отметим, что аналогичная норма имеется в п. 3.2.2 – 3.2.5 Инструкции № 79 в отношении лиц, работающих в Следственном комитете.

Порядок учета мнения профсоюза определен ст. 372 ТК РФ. В частности, в выборный орган первичной профсоюзной организации направляется проект графика. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

Если профсоюз не согласен с очередностью предоставления отпусков, установленной графиком, либо предлагает скорректировать документ, работодатель может согласиться с этим. А может в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если прийти к согласию так и не удалось, работодатель может утвердить график, составив протокол разногласий. Выборный орган первичной профсоюзной организации, в свою очередь, может обжаловать график в соответствующую государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд. Кроме того, профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора.

ГИТ обязана в течение месяца со дня получения жалобы (заявления) профсоюзной организации провести проверку. В случае выявления нарушения работодателю выдается предписание об отмене утвержденного графика отпусков, обязательное для исполнения.

Итак, проверьте: если профсоюз имеется, на графике отпусков должна стоять отметка об учете мнения – дата и номер соответствующего документа (протокола).

Ошибка № 4: не вносятся изменения в график отпусков

Необходимость внесения изменений в график отпусков может быть обусловлена несколькими причинами. Однако не всегда кадровые работники это делают – «забывают», не успевают или вовсе считают, что это необязательно.

Вместе с тем график корректируется:

1. При переносе отпуска. Причины переноса названы в ст. 124 ТК РФ, в ч. 9.2 Закона № 79-ФЗ (например, производственная необходимость). В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения утвердившего график лица или лица, уполномоченного последним на это.

Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минтруда РФ от 21.03.2016 № 18-4/10/В-1771 «О направлении уточненной информации о предоставлении государственным гражданским служащим ежегодных оплачиваемых отпусков в связи с принятием Федерального закона от 30.12.2015 № 418-ФЗ «О внесении изменений в статью 46 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее – Письмо Минтруда № 18-4/10/В-1771).

2. При отзыве работника из отпуска. Напомним, что согласно ст. 125 ТК РФ отзыв работника (госслужащего, сотрудника) из отпуска допускается только с его согласия. Аналогичная норма установлена ч. 9.2 ст. 46 Закона № 79-ФЗ, п. 15.13 Инструкции № 76, п. 1.6 Инструкции № 79. Не использованная в связи с этим часть отпуска предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяется к отпуску за следующий рабочий год.

3. При приеме новых сотрудников. Обязанность корректировать график отпусков в данном случае законодательством прямо не установлена. Поэтому возможны два варианта действий:

– к действующему графику отпусков оформить приложение и внести в него сведения об отпусках новых сотрудников (работников). Перед утверждением приложения его нужно согласовать с профсоюзом (при наличии);

– не вносить новичков в действующий график отпусков. Если работник пожелает уйти в отпуск, он напишет соответствующее заявление (подаст рапорт). В случае достижения договоренности о дате начала отпуска работодатель издаст приказ о предоставлении отпуска и составит записку-расчет. Сведения об отпуске нужно занести в личную карточку работника.

Ошибка № 5: работников не ознакомили с графиком отпусков

Некоторые работодатели не проводят ознакомление работников с графиком, потому что не хотят конфликтных ситуаций. Между тем ознакомить сотрудников (работников) с данным документом нужно. График отпусков – это локальный нормативный акт, обязательный для исполнения как нанимателем (работодателем), так и работниками (служащими). Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минтруда РФ № 18-4/10/В-1771 в отношении госслужащих. Обязательность согласования графика отпусков с лицами, работающими в Следственном комитете, закреплена в п. 3.2.6 Инструкции № 79 (ознакомление с графиками отпусков не позднее 15 января года, на который они утверждены).

Ни наниматель (работодатель), ни сотрудник (работник) не вправе в одностороннем порядке изменить установленное графиком время ухода в отпуск. Наниматель (работодатель) обязан ознакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В связи с этим утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.

Как ознакомить работающих лиц с графиком? В отдельных нормативных актах данный порядок прописан. Например, в п. 3.2.7 Инструкции № 79. Как следует из этого пункта, после утверждения графиков отпусков на следующий календарный год выписки из них направляются руководителям подразделений для ознакомления подчиненных сотрудников, гражданских служащих и работников под подпись. При получении выписок из графиков отпусков непосредственный руководитель ознакамливает подчиненных сотрудников, гражданских служащих и работников с датой начала ежегодного оплачиваемого отпуска под подпись (их ставят в графе «Примечание»).

После ознакомления сотрудников, гражданских служащих и работников с выписками из графика отпусков данные выписки с отметкой об ознакомлении в срок не позднее чем до 31 января года, на который утвержден график, возвращаются в управление кадров, отдел кадров или кадровое подразделение.

Если в нормативном акте порядок ознакомления с графиком отпусков не регламентирован, можно:

1. Ввести в унифицированную форму дополнительную графу «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа руководителя организации.

2. Либо создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части, например, по структурным подразделениям. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить сотрудников (работников) с графиком за конкретным сотрудником или руководителями структурных подразделений.

Отметим, что подобное ознакомление с графиком отпусков может заменить собой уведомления о времени начала отпуска. Если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже не обязательно.

По мнению автора, лучше каждого уведомить о начале отдыха персонально независимо от ознакомления с графиком, поскольку с этим документом сотрудники (работники) ознакомятся в текущем году, а отпуск будет в следующем, и легко забыть даты начала отпуска.

Иные ошибки

Ну и конечно же, проверьте график на наличие других ошибок. Например, можно встретить случаи, когда в графике указывают месяц вместо дат начала отпусков. Вроде бы это не ошибка, но это может повлечь нарушение со стороны нанимателя (работодателя), ведь в одностороннем порядке дату ухода в отпуск определить нельзя.

Кроме того:

– предусматриваются отпуска неверной продолжительности;

– отпуск неправильно разделяется на части, например, когда выделены три части и каждая из них менее 14 дней.

* * *

В заключение повторим, что график отпусков – документ, которым определяется очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам учреждения. Он утверждается ежегодно, как правило, не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для нанимателя (работодателя), так и для сотрудника (работника).

[1] Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

[2] Инструкция о порядке предоставления отпусков сотрудникам, федеральным государственным гражданским служащим и работникам Следственного комитета Российской Федерации, утв. Приказом СК РФ от 15.08.2016 № 79.

[3] Инструкция о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, утв. Приказом Минюста РФ от 06.06.2005 № 76.

[4] Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

[5] Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Ранее данные унифицированные форма применяли все организации независимо от формы собственности. С 01.01.2013 формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению и носят рекомендательный характер.