19 Августа 2015Отпускные хлопоты руководителя

Т. В. Шадрина, эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

Лето – пора отпусков. Причем отдыхать собираются и руководители компаний. В связи с этим возникают вопросы по оформлению ухода в отпуск: нужно ли директору писать заявление о предоставлении отпуска, какой приказ следует издавать, кто будет его подписывать, кто заменит руководителя на период нахождения его в отпуске? Сегодня ответим на эти и некоторые другие вопросы по данной теме.

Право руководителя на отпуск

Согласно ст. 115 ТК РФ руководителю полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Помимо данного вида отпуска ему может полагаться дополнительный оплачиваемый отпуск, например, за ненормированный рабочий день.

К сведению

Достаточно часто руководителям устанавливают режим ненормированного рабочего дня. А в силу ст. 119 ТК РФ за работу в таком режиме работникам полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого не может быть менее трех календарных дней. Конкретная продолжительность данного отпуска устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ).

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у руководителя по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

Оформляем отпуск

Помимо того, что руководитель организации является ее работником, он имеет статус единоличного исполнительного органа организации. Об этом говорится в ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 №14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 №208‑ФЗ «Об акционерных обществах».

Однако кроме единоличного исполнительного органа в обществах может быть и коллегиальный орган – правление, дирекция и пр. Наличие такого органа управления должно быть зафиксировано в уставе организации. Коллегиальный исполнительный орган общества осуществляет полномочия, отнесенные уставом к его компетенции. Если предоставление директору отпуска отнесено к таковой, решить самостоятельно, когда пойти в отпуск, директор уже не сможет, период ежегодного отдыха нужно будет согласовывать с уполномоченным на это уставом органом.

Кроме того, в уставе может быть прописано, что вопрос о предоставлении отпуска руководителю организации решается только собранием участников (акционеров) общества.

Итак, существуют два варианта оформления предоставления отпуска руководителю организации. Рассмотрим их ниже.

Если вопрос о предоставлении отпуска решается «наверху»… В том случае, когда уставом организации решение вопроса о предоставлении руководителю отпуска отнесено к компетенции коллегиального исполнительного органа или собрания участников (акционеров), директор может инициировать рассмотрение данного вопроса путем подачи заявления (пример см. далее).

Такое заявление адресуется председателю общего собрания или собранию в целом. В заявлении руководитель указывает, когда и на какой срок он планирует пойти в отпуск, а затем вопрос обсуждается на общем собрании. Как правило, здесь же решается, кто будет замещать директора в период его отсутствия.

Председателю общего собрания

участников ООО «Сезон»

А. Р. Климову

директора П. П. Петрова

заявление.

Прошу рассмотреть на общем собрании участников общества вопрос о предоставлении мне ежегодного оплачиваемого отпуска на 28 календарных дней с 20 июля по 16 августа 2015 года.

Петров, 22.06.2015

После обсуждения вопроса собрание принимает решение, которое оформляется протоколом общего собрания. На основании такого протокола издается приказ о предоставлении руководителю отпуска. Здесь возникает вопрос: кто подписывает такой приказ? Ответ прост: либо лицо, уполномоченное на это протоколом общего собрания, либо (если данный вопрос не был решен) председатель собрания.

Напомним, что приказ может быть издан как по унифицированной форме Т-6^[1], так и по форме, разработанной и утвержденной самой организацией в учетной политике.

Обратите внимание

Если приказ издается по форме Т-6, важно учитывать один нюанс: данная форма может быть подписана только руководителем организации. Для того чтобы приказ смог подписать уполномоченный на это участник общества, необходимо внести дополнения в унифицированную форму. Это позволяет сделать Постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 №20. Изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом.

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон»

(ООО «Сезон»)

13 июля 2015 годаг. Калуга

Приказ №27

о предоставлении отпуска

На основании решения внеочередного собрания участников ООО «Сезон» (протокол от 30.06.2015 №7)

приказываю:

1. Предоставить директору ООО «Сезон» Петру Петровичу Петрову ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней с 20 июля
по 16 августа 2015 года.

2. Назначить исполняющим обязанности П. П. Петрова на период его отпуска заместителя директора И. И. Иванова.

Председатель собрания участников                   Климов                       А. Р. Климов

Если в уставе общества нет оговорки о том, что решение о предоставлении руководителю отпуска относится к компетенции общего собрания… В этом случае руководитель решает данный вопрос в соответствии с нормами Трудового кодекса.

Во-первых, отпуск директора должен быть запланирован. Согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Во-вторых, не менее чем за две недели до начала отпуска руководитель должен быть извещен о времени начала отпуска. Таково правило ч. 3 ст. 123 ТК РФ. Напомним, что в данном случае подача заявления о предоставлении отпуска не требуется.

Кто должен подписать уведомление о начале отпуска?

По трудовому законодательству уведомить руководителя должен работодатель, от имени которого в данном случае выступает сам руководитель. Поэтому рекомендуется, чтобы руководитель был извещен уполномоченным работником, в обязанности которого входит оформление отпусков работников организации (менеджер по персоналу, инспектор по кадрам и т.п.).

Общество с ограниченной

ответственностью «Сезон»

(ООО «Сезон»)

Уведомление                     Директору

от 01.07.2015 №38            П. П. Петрову

Уважаемый Петр Петрович!

Сообщаем Вам о том, что в соответствии с графиком отпусков ООО «Сезон» на 2015 год (утвержден приказом от 12.12.2014 №92) Вам будет предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 20 июля по 16 августа 2015 года продолжительностью 28 календарных дней.

Менеджер по персоналу              Кадрова         Е. В. Кадрова

С уведомлением ознакомлен, один экземпляр получил. Петров, 01.07.2015

Наконец, необходимо издать приказ о предоставлении отпуска. Кто должен его подписать? Сам руководитель. Нарушений в этом нет, ведь, подписывая приказ, он выступает в роли представителя работодателя, а ставя подпись в строке для ознакомления с приказом – в роли работника.

Кроме оформления приказов, решений участников и уведомлений необходимо заполнить табель учета рабочего времени и личную карточку, запись в которой может выглядеть так.

VIII. Отпуск

При необходимости по окончании отпуска нужно оформить график отпусков, скорректировав дату начала или окончания отпуска (например, в случае задержки начала отпуска или изменения даты его окончания).

Передаем полномочия

Естественно, что на период отпуска руководителя компания не должна остаться «без присмотра» и кто-то должен хотя бы частично выполнять его функции. Для этого обычно издается приказ, которым полномочия руководителя на период его отпуска передаются какому-то конкретному работнику. Иногда издается также второй приказ, в котором конкретизируется, какие именно функции и полномочия передаются тому или иному сотруднику. Но можно совместить это в одном приказе. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон»

(ООО «Сезон»)

13 июля 2015 годаг. Калуга

Приказ №28

о временном исполнении обязанностей

В связи с очередным отпуском

приказываю:

На период моего отпуска – с 20.07.2015 по 16.08.2015:

1) возложить на заместителя директора ООО «Сезон» И. И. Иванова обязанности директора ООО «Сезон»;

2) передать заместителю директора ООО «Сезон» И. И. Иванову следующие полномочия директора ООО «Сезон»:

–по оформлению и подписанию кассовых документов от имени директора ООО «Сезон» в отсутствие главного бухгалтера и бухгалтера;

–по подписанию от имени директора ООО «Сезон» заявлений на выдачу денег из кассы ООО «Сезон» под отчет;

–по подписанию от имени директора ООО «Сезон» кадровых документов (в том числе приказов (по личному составу и по основной деятельности), актов, табелей учета рабочего времени, расчетно-платежных ведомостей);

–по заключению и подписанию договоров купли-продажи и оказания услуг от имени ООО «Сезон»;

3) установить И. И. Иванову доплату в размере 55% оклада директора за исполнение обязанностей директора.

Директор                                        Петров                      П. П. Петров

С приказом ознакомлен, заместитель директора Иванов, 13.07.2015

Отметим, что если на время отпуска замещающему сотруднику будут передаваться все полномочия руководителя, то перечислять их в приказе не нужно. Достаточно, например, такой фразы: «Возложить в период с 20.07.2015 по 16.08.2015 на заместителя директора ООО «Сезон» Ивана Ивановича Иванова все обязанности директора ООО «Сезон» без освобождения от основной работы». Если же замещающему доверяют не все функции, их лучше обозначить в приказе. Если этого не сделать, такой работник получит полномочия, предусмотренные уставом организации и законодательством РФ для руководителей.

Однако для того, чтобы представлять интересы общества в других организациях, такого приказа недостаточно: необходима доверенность. В связи с этим может возникнуть вопрос: в какой форме должна быть такая доверенность (обязательна ли нотариальная форма)? Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами должна быть в простой письменной форме. Однако в некоторых случаях может потребоваться нотариальная форма: все зависит от объема передаваемых полномочий.

Например, если замещающему руководителя сотруднику в период отпуска руководителя необходимо будет представить интересы организации при совершении сделки, требующей нотариальной формы, подать заявление о государственной регистрации прав или сделок, доверенность должна быть нотариально удостоверена (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ).

А что с печатью? Нужно ли проставлять ее оттиск на доверенности? Во-первых, на основании п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность выдается от имени организации с собственноручной подписью руководителя. Во-вторых, если уставом организации (ООО или АО) установлено, что у нее есть печать, ее надо проставить на доверенности, удостоверяющей полномочия представителя действовать от имени организации. Если же организация осуществляет свою деятельность без печати, оттиск на доверенности не проставляется. Но в таком случае нужно быть готовым к тому, что вместе с доверенностью без печати необходимо будет предъявлять учредительные документы организации или их надлежащим образом заверенные копии, из которых следует, что печать не используется (Обзор судебной практики ВС РФ №2, утвержденный Президиумом ВС РФ 26.06.2015).

К сведению

Напомним, что согласно Федеральному закону от 06.04.2015 №82‑ФЗ^[2] теперь ООО и АО вправе иметь печать, но не обязаны. В случае, когда общество приняло решение использовать в своей работе печать, сведения об этом необходимо внести в устав организации.

Например, в простой письменной форме может быть оформлена доверенность на ведение дела в суде. При этом такая доверенность должна быть подписана руководителем и скреплена печатью организации (при наличии) (п. 5 ст. 61 АПК РФ).

Оформляем замещение должности руководителя

Помимо передачи полномочий необходимо документально оформить замещение должности руководителя. Для этого есть несколько вариантов.

Во-первых, у руководителя может быть штатный заместитель. Обычно в должностных инструкциях заместителей руководителя прописываются обязанности по замещению руководителя во время его отсутствия (командировка, отпуск, больничный и пр.). Во-вторых, обязанности руководителя может выполнять другой работник в порядке совмещения. В-третьих, возможен временный перевод.

Для первого случая необходимо оформить приказ о возложении обязанностей и доверенность.

К сведению

Бытует мнение, что если условие о замещении должности руководителя в период его отсутствия на работе включено в трудовой договор и должностную инструкцию штатного заместителя, то не нужно оформлять ни приказ о возложении обязанностей, ни доверенность. Мы считаем иначе: приказ обязателен, так как именно в те даты, которые указаны в приказе, заместитель вправе действовать от имени организации.

В небольших организациях штатного заместителя нет, поэтому применяется либо второй, либо третий вариант.

Для оформления совмещения заключается дополнительное соглашение с сотрудником, наиболее «посвященным» в дела управления компанией. Обычно это финансовый или коммерческий директор. Напомним, что при совмещении работник не освобождается от своей основной работы и наряду с ней выполняет работу руководителя. На основании данного соглашения издается приказ о совмещении. Но даже при таком способе замещения доверенность необходима.

В случае же временного перевода работник освобождается от выполнения своей основной работы в соответствии с трудовым договором и полностью исполняет функции руководителя. Для этого заключается соглашение о переводе, в котором фиксируются все необходимые нюансы и решаются вопросы с режимом работы, дополнительными функциями и оплатой. На основании подписанного сторонами соглашения издается приказ о переводе (по унифицированной форме Т-6 или форме, утвержденной организацией). В этом случае также не обойтись без доверенности.

Как видим, вне зависимости от варианта замещения должности руководителя на период нахождения его в отпуске необходимы как доверенность (для представления интересов организации перед третьими лицами – ИФНС, ПФР, ФСС, судами и пр.), так и приказ о возложении обязанностей.

Отметим, что есть еще один вариант, крайне редко используемый организациями (применяется практически только в случае, когда руководитель уходит в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком), – прием нового работника по срочному трудовому договору на время отпуска руководителя. Статья 59 ТК РФ позволяет это сделать. В данном случае не придется оформлять ни приказ о возложении обязанностей, ни доверенность, потому как работник уже принимается на должность руководителя со всеми его полномочиями.

Обратите внимание

За исполнение обязанностей отсутствующего руководителя замещающему его сотруднику полагается доплата. При совмещении должностей размер доплаты согласовывается и устанавливается дополнительным соглашением к трудовому договору. При временном переводе размер оплаты труда также согласовывается, но практически всегда он не ниже зарплаты руководителя. Штатному заместителю также полагается доплата – не менее разницы в окладах (Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 №30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»).

Отзыв руководителя из отпуска

Как и любой другой сотрудник, руководитель компании может быть отозван из отпуска. Однако такой отзыв допускается только с его согласия (ст. 125 ТК РФ). То есть в случае, если руководитель откажется прерывать отдых, ни привлечь к дисциплинарной ответственности, ни уж тем более уволить его нельзя.

Отметим, что в большинстве случаев отзыв руководителя из отпуска осуществляется на основании решения участников организации: как и в случае предоставления отпуска, они рассматривают вопрос об отзыве на собрании и выносят решение, которое оформляют протоколом. Затем они направляют руководителю письменное уведомление о необходимости прервать отпуск и приступить к работе. Руководитель также в письменном виде должен либо согласиться, либо отказаться от прерывания отпуска. На основании такого согласия оформляется приказ (пример см. далее).

Общество с ограниченной ответственностью «Сезон»

(ООО «Сезон»)

10 августа 2015 года         г. Калуга

Приказ № 32

В связи с производственной необходимостью – предстоящей выездной налоговой проверкой

приказываю:

1. Отозвать директора ООО «Сезон» Петра Петровича Петрова из ежегодного основного оплачиваемого отпуска с 11.08.2015.

2. Предоставить П. П. Петрову возможность использовать оставшуюся часть отпуска по его выбору в удобное время в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.

Основания: распоряжение начальника ИФНС о проведении выездной проверки от 07.08.2015, протокол внеочередного собрания участников ООО «Сезон» от 10.08.2015 № 8.

Заместитель директора                            Иванов           И. И. Иванов

С отзывом из отпуска согласен, Петров, 11.08.2015

Поскольку получение согласия на отзыв из отпуска может занять достаточно долгое время, а порядок получения такого согласия законом не установлен, полагаем, что приказ об отзыве из отпуска может быть издан в день выхода руководителя на работу. Руководитель, в свою очередь, знакомится с приказом, собственноручно подтверждает свое согласие.

Если руководителю потребуется отозвать себя из отпуска, он должен будет оформить приказ о досрочном выходе из отпуска, в котором среди прочего указывается причина прерывания отпуска.

При принятии решения об отзыве руководителя из отпуска стоит помнить, что не использованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по его выбору в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Итак, если отзыв директора из отпуска состоялся, нужно внести исправления в график отпусков, а именно в строки 6 и 7. Также, если руководитель определился, когда будет проводить остаток отпуска, следует заполнить строки 8, 9 и 10.

Подведем итог

В заключение скажем, что отпуск руководителю может быть и не предоставлен. Например, такое возможно, когда учредители, рассматривая его заявление, посчитали, что предоставление отпуска руководителю в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). В таком случае отпуск переносится на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, и должен быть скорректирован график отпусков.

^[1] Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

^[2] «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печатей хозяйственных обществ».