6 Августа 2018Отпуска: индексация в связи с повышением МРОТ и не только

Доплата отпускных до МРОТ

Когда и на основании каких документов нужно доплачивать отпускные до МРОТ?

- Все зависит от того, какая зарплата была у работника в расчетном периоде.

С 1 мая 2018 г. средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетном периоде норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, не может быть меньше федерального МРОТ - 11 163 руб. <1>

Если зарплата в течение расчетного периода была ниже 11 163 руб., то велика вероятность, что доплачивать отпускные придется. Даже если на момент выплаты отпускных зарплата выше МРОТ. Действуйте по такому алгоритму.

Шаг 1. Рассчитайте средний дневной (часовой) заработок работника по такой формуле:

Сумма среднего дневного заработка работника = Выплаты за расчетный период, учитываемые при расчете среднего дневного заработка / 12 мес. / 29,3 дн.

Шаг 2. Рассчитайте средний месячный заработок работника за расчетный период. Имейте в виду, что делается это только для сравнения с МРОТ. Определяется он по такой формуле:

Средний месячный заработок за расчетный период = Средний дневной заработок (из шага 1) x 29,3 дн.

Шаг 3. Сравните средний месячный заработок работника из шага 2 с суммой 11 163 руб.:

- если средний месячный заработок из шага 2 больше 11 163 руб. или равен этой сумме, то отпускные рассчитывайте исходя из среднего дневного заработка работника (из шага 1);

- если средний месячный заработок из шага 2 меньше 11 163 руб., то отпускные выплачивайте исходя из суммы за месяц 11 163 руб.:

Сумма отпускных = МРОТ, действующий в период отпуска (11 163 руб.) / Количество календарных дней в месяце, на который приходится отпуск x Количество календарных дней отпуска работника

Если предположить, что работник уходит в отпуск с 01.06.2018 на 28 календарных дней, то сумма отпускных за июнь, рассчитанная исходя из МРОТ, должна составить не менее 10 418,80 руб. (11 163 руб. / 30 дн. x 28 дн.). Если у вас получилось меньше, придется доплатить до этой суммы.

Справка. Если работник не выработал норму рабочего времени либо не выполнил в полном объеме нормы труда, то средний заработок может быть ниже МРОТ. Такое возможно, например, у тех, кто работал неполный день, болел, был в отпуске.

По сути, доплата отпускных до МРОТ - это составная часть самих отпускных, а не стимулирующая и не компенсационная выплата. Просто у работников, которые получали зарплату ниже действующего МРОТ, расчет суммы отпускных имеет свою специфику.

Сумму доплаты можно обосновать бухгалтерской справкой, в которой и приведите расчет отпускных.

Индексация в связи с повышением МРОТ

Подскажите, нужно ли индексировать отпускные в связи с повышением с 1 мая МРОТ?

- Индексировать средний заработок для отпускных нужно только в том случае, когда было повышение зарплаты всем работникам организации или структурного подразделения, где числится работник <2>.

Если же в связи с увеличением МРОТ с 1 мая 2018 г. до 11 163 руб. была увеличена зарплата лишь отдельным работникам (а не всем), то выплаты в расчетном периоде, учитываемые для среднего заработка, индексировать не нужно <3>.

Кстати, если увеличение окладов не коснулось тех, кто находится в декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребенком, то нельзя говорить о том, что оклады повысили всем работникам. Следовательно, в тех подразделениях, где есть такие работники, увеличение окладов не приведет к индексации среднего заработка при расчете отпускных.

Также имейте в виду: если средний заработок в пересчете на полный месяц получился меньше 11 163 руб., то отпускные нужно пересчитать и при необходимости доплатить до МРОТ (см. ответ на предыдущий вопрос).

Справка. Штраф на организацию за опоздание с выплатой отпускных составляет 30 - 50 тыс. руб., а за повторное нарушение - 50 - 100 тыс. руб. <4>

Кроме того, за задержку отпускных надо выплатить работнику компенсацию <5>.

Срок для выплаты отпускных

Правда ли, что если бухгалтер выдает отпускные строго за 3 дня до начала отпуска, то он рискует нарваться на штрафы?

- Отпускные надо выдать не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска <6>.

Однако из нормы ТК и разъяснений Роструда неясно, как посчитать срок "за 3 дня". Нет единого мнения на сей счет и у судей.

Так, одни судьи считают, что сам день выплаты отпускных засчитывается в трехдневный срок <7>.

Другие уверены, что между датами оплаты и начала отпуска должно пройти 3 полных дня. То есть выплатить отпускные необходимо фактически за 4 дня до отпуска <8>.

Таким образом, безопаснее платить отпускные так, чтобы между датой их выплаты и датой начала отпуска было не менее 3 полных календарных дней.

Расчет отпускных при срочных контрактах

Сотрудник уволился 26 апреля, с 27 апреля снова устроился на работу в ту же организацию (в организации у сотрудников годовые контракты). В июне он идет в отпуск. В мае была выплачена премия за I квартал (то есть за период до увольнения). Включается ли эта премия в расчет отпускных, раз доход получен в мае?

- При увольнении сотрудника 26 апреля ваша организация должна была выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты <9>. В том числе и премии за отработанное время, для расчета которых имелись все данные на день увольнения <10>.

При приеме на работу того же работника 27 апреля отпускной стаж начинает считаться заново <11>. Таким образом, если в июне работник идет в отпуск, то при расчете отпускных должны учитываться только выплаты в рамках нового годового контракта. Поскольку майская премия к таким выплатам не относится (она выплачена за работу в I квартале - по старому трудовому договору), то ее не надо включать в расчет среднего заработка.

Отпуск с 1 июля

Работник идет в отпуск с 1 июля. Какой взять расчетный период, если за июнь еще не рассчитана заработная плата?

- Если работник уходит в отпуск с 01.07.2018, расчетным будет период с 01.07.2017 по 30.06.2018 <12>. Каких-либо исключений для отпусков, начинающихся с 1-го числа месяца, не предусмотрено.

Выплатить отпускные работнику необходимо не позднее чем за 3 дня до начала отпуска <13>. Получается, что в случае, когда дата начала отпуска приходится на 1-е число месяца, отпускные должны быть исчислены и выплачены еще до окончания расчетного периода.

Можно предложить два варианта расчета отпускных в такой ситуации.

Вариант 1. Изначально сумму отпускных вы рассчитываете, учитывая последний месяц расчетного периода как не полностью отработанный. Напомним: чтобы посчитать количество календарных дней в неполном календарном месяце, нужно среднемесячное число календарных дней (29,3) разделить на количество календарных дней в этом месяце и умножить на количество календарных дней, приходящихся на отработанное в этом месяце время <14>. Таким образом, при подсчете среднего заработка отработанное время вы определяете на дату расчета отпускных. А в сумме выплат учитываете суммы, причитающиеся сотруднику за время работы в последнем месяце расчетного периода с 1-го числа по день расчета отпускных.

Неудобство в том, что уже после окончания последнего месяца расчетного периода придется делать перерасчет и при необходимости доплачивать отпускные работнику.

Вариант 2. Зарплату за еще не отработанные дни вы считаете авансом и последний месяц расчетного периода учитываете как полностью отработанный. Однако если после выплаты отпускных работник, например, заболеет перед отпуском или, скажем, ему будет начислена премия, отпускные придется пересчитать.

Отпуск после длительного больничного

Работник находился на больничном по уходу за ребенком весь 2017 г. и часть 2018 г. Начислений заработной платы не было. Больничный он закрывает в июне и уходит в очередной отпуск с конца июня.

Зарплата в июне выплачена за 4 дня. Как посчитать отпускные?

- Расчетный период - это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск <15>. То есть в вашем случае период с 01.06.2017 по 31.05.2018.

Однако в это время начислений не было - период больничного и оплата по нему в расчет не берутся <16>. Поэтому для расчета нужно взять предшествующий больничному период, равный 12 месяцам, когда были выплаты <17>.

Если же начислений вообще не было, то тогда средний заработок для оплаты отпуска нужно определить исходя из зарплаты, начисленной за 4 дня июня <18>.

Дополнительные отпуска для северян

Наш работник проживает в местности с особыми климатическими условиями (в Республике Коми, г. Сыктывкар), работает вахтовым методом - ездит в обособленное подразделение, расположенное в местности без особых климатических условий (в Вологодской области). Наша организация зарегистрирована в Краснодарском крае. Положен ли работнику дополнительный северный отпуск? И обязаны ли мы оплатить поездку к месту отдыха и обратно такому работнику?

- Дополнительный оплачиваемый отпуск полагается лицам, работающим в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним <19>. Как вы пишете, ОП, в которое ездит на вахтовую работу ваш сотрудник и которое указано в трудовом договоре в качестве места его работы, не находится в названных районах или местностях. Таким образом, северный отпуск ему не положен. Место проживания сотрудника значения не имеет.

Право на оплату проезда к месту отпуска и обратно (один раз в 2 года) также имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях <20>. Таким образом, вы не обязаны оплачивать работнику-вахтовику проезд к месту отпуска и обратно.

Отпускные при районном коэффициенте

Зарплата работника всегда была равна МРОТ, однако:

- в 2017 г. мы ее платили без учета районного коэффициента;

- в 2018 г. зарплату увеличили на районный коэффициент 1,3.

Как теперь рассчитать работнику отпускные?

- При расчете среднего заработка для отпускных вы должны учесть и выплаты в виде районного коэффициента <21>. То есть вы берете все фактически начисленные работнику суммы за расчетный период.

При этом средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетном периоде норму рабочего времени и выполнившего трудовые обязанности, должен быть не меньше федерального МРОТ (сейчас он составляет 11 163 руб.) <22>.

Оснований индексировать прошлые выплаты у вас нет, такое правило применяется, только если было повышение окладов в целом по организации <23>.

Однако если вы ошибочно не применяли в 2017 г. районный коэффициент к МРОТ, средний заработок безопаснее рассчитать исходя из сумм, равных МРОТ x 1,3.

Совпадение ежегодного и учебного отпусков

Ежегодный отпуск по графику совпал с учебным отпуском.

Как нужно переносить ежегодный отпуск - автоматически или по заявлению работника? Ежегодный отпуск необходимо предоставить сразу после окончания учебного отпуска?

- Если учебный отпуск целиком или частично совпадет с ежегодным оплачиваемым отпуском сотрудника по графику, то на основании его заявления и справки-вызова из вуза ежегодный отпуск (его часть) нужно перенести на другое время <24>.

Если вы договоритесь с работником о переносе отпуска, то возьмите у него соответствующее заявление, где будут указаны даты нового отпуска. В графике отпусков в разделе о перенесении отпуска укажите дату предполагаемого отпуска и основание его переноса (заявление работника и реквизиты справки-вызова).

Обязанности присоединить ежегодный отпуск к учебному у вас нет, но это можно сделать по договоренности с работником <25>.

Отпуска за предыдущие годы

У сотрудника накопились отпуска за предыдущие периоды. За какой период сначала давать отпуск: за старый или за новый? И как сделать расчет отпускных за старые периоды?

- Организация обязана предоставить работнику все неиспользованные оплачиваемые отпуска. При этом ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо вне графика, по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков за разные рабочие годы.

Внимание. Запрещено <26>:

- непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд;

- непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Законодательство не регулирует вопрос, за какой рабочий период вначале предоставлять отпуск: за старый или за новый. Так что работодатель вправе самостоятельно определить порядок.

Каких-либо особенностей расчета отпускных за старые рабочие периоды нет. В любом случае расчетный период зависит от того, когда начнется отпуск работника. И неважно, за какой год (рабочий период) он предоставлен.

Сокращение расчетного периода для увеличения отпускных

В связи с увеличением МРОТ у нас в организации увеличивается зарплата. Следовательно, при расчете отпускных исходя из расчета начислений за последние 12 месяцев работники, которые идут в отпуск в январе - марте, получают значительно меньше тех, кто пойдет в отпуск летом. Можем ли мы, чтобы хоть как-то сократить эту разницу, уменьшить расчетный период? Например, сделать его равным 3 месяцам и закрепить это документально?

- Вы можете установить иной расчетный период для расчета среднего заработка в коллективном договоре или в локальном нормативном акте <27>. Главное условие - это не должно ухудшать положение работников по сравнению с требованиями ТК.

Поэтому вам придется каждый раз делать двойной расчет и сравнивать, не будет ли для конкретного работника расчетный период 12 месяцев более выгодным, чем предусмотренный вашим локальным нормативным актом расчетный период 3 месяца. При положительном ответе надо будет рассчитать отпускные исходя из правил ТК. В противном случае трудинспектор может оштрафовать вас за нарушение ТК <28>.

Уведомление сотрудника, находящегося в командировке, об отпуске

Если работник находится в командировке в другом городе, как уведомить его о дате начала отпуска? Считается ли электронное письмо уведомлением?

- Работник должен быть извещен о времени начала отпуска под роспись <29>, поэтому очевидно, что электронное письмо не подходит.

Отметим, что Роструд, признавая право работодателя на самостоятельный выбор формы и способа извещения работника о времени начала отпуска, также рекомендует только те формы, где работник может лично расписаться на бумаге, - ознакомительные листы, ведомости, приказ. Также Роструд считает допустимым добавить в форму N Т-7 дополнительные графы <30>.

Лучше извещайте об отпуске в таких случаях заблаговременно, например за 3 недели или за месяц. А еще можно уведомить работника посредством телеграммы.

--------------------------------

<1> п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение); Закон от 07.03.2018 N 41-ФЗ

<2> Письмо Минтруда от 12.05.2016 N 14-1/В-447; п. 16 Положения

<3> Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5920-ТЗ

<4> ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ

<5> ст. 236 ТК РФ

<6> ст. 136 ТК РФ; Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 3)

<7> Определения Кемеровского облсуда от 26.01.2017 N 33-942/2017; Ленинградского облсуда от 06.08.2015 N 33-3731/2015; Решение Мосгорсуда от 18.02.2014 N 7-764/14

<8> Решение Пермского крайсуда от 23.01.2018 N 21-46/2018; Определение Челябинского облсуда от 17.09.2015 N 11-11043/2015

<9> ст. 127 ТК РФ

<10> ст. 140 ТК РФ

<11> ст. 121 ТК РФ

<12> ст. 139 ТК РФ; пп. 4, 10 Положения

<13> ст. 136 ТК РФ

<14> п. 10 Положения

<15> п. 4 Положения

<16> подп. "б" п. 5 Положения

<17> п. 6 Положения; Письмо Минтруда от 25.11.2015 N 14-1/В-972

<18> п. 7 Положения

<19> ст. 321 ТК РФ

<20> ст. 325 ТК РФ; п. 4 мотивировочной части Постановления КС от 09.02.2012 N 2-П

<21> подп. "л" п. 2 Положения

<22> п. 18 Положения

<23> п. 16 Положения

<24> ст. 124 ТК РФ

<25> ст. 177 ТК РФ

<26> ч. 4 ст. 124 ТК РФ

<27> ст. 139 ТК РФ

<28> ст. 5.27 КоАП РФ

<29> ст. 123 ТК РФ

<30> Письма Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1, от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 4)

Источник: Журнал "Главная книга", N 12, 2018