23 Декабря 2015Нюансы составления графика отпусков на 2016 год

Если работник еще не заработал отпуск

Если на начало следующего календарного года новый сотрудник отработает менее 6 месяцев, его все равно нужно включить в график. Ведь его рабочий год, до окончания которого вы обязаны предоставить ему отпуск, завершится раньше окончания следующего календарного года <2>.

Рабочий год - это каждые 12 месяцев с первого дня работы сотрудника в вашей организации.

Поэтому при составлении графика нужно запланировать такому работнику отпуск так, чтобы в 2016 г. он отгулял его до окончания своего рабочего года.

Если отпуска предоставляются неравномерно

Начало отсчета первого рабочего года каждого работника начинается с первого дня его работы в вашей организации. Поэтому у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. И может получиться так, что:

Внимание! В график отпусков нужно включать всех работников, которые работают в организации по трудовым договорам.

<или> по графику в течение 2016 г. работнику будут предоставлены отпуска за 2 рабочих года. Например, работник поступил на работу 1 июля 2015 г. Отпуск за первый рабочий год (1 июля 2015 г. - 30 июня 2016 г.) по графику ему будет предоставлен в мае 2016 г., а за второй рабочий год (1 июля 2016 г. - 30 июня 2017 г.) - в декабре 2016 г.

Тогда в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7 <3>, если вы взяли за основу унифицированную форму) нужно указать, за какие рабочие годы предоставляется отпуск;

<или> в график не попадет ни одного отпуска. Например, работник поступил на работу 1 декабря 2014 г. На основании графика отпусков на 2015 г. отпуск за первый рабочий год (1 декабря 2014 г. - 30 ноября 2015 г.) был предоставлен ему в мае 2015 г. А за второй рабочий год (1 декабря 2015 г. - 30 ноября 2016 г.) отпуск по графику попадает на декабрь 2015 г. В 2016 г. графиком не предусмотрено предоставление отпуска работнику. В такой ситуации в графике отпусков на 2016 г. напротив фамилии работника в примечании (графа 10 формы N Т-7) укажите, что отпуск за период с 1 декабря 2015 г. по 30 ноября 2016 г. был полностью использован в 2015 г.

Если работник отгулял отпуск авансом

Полный отпуск положен работнику за 12 месяцев (рабочий год). Отпуск за первый год работы вы обязаны предоставить работнику после 6 месяцев непрерывной работы и до окончания первого года работы. Если у работника появилось право получить полный отпуск раньше, чем он отработает 6 месяцев (например, если он совместитель), или же вы предоставили ему отпуск до истечения 6 месяцев работы по его просьбе, значит, отпуск за текущий рабочий год ему был предоставлен авансом <4>. И до конца первого рабочего года он уже не может взять отпуск.

Примечание. Как посчитать количество дней отпуска "за вредность" пропорционально отработанному времени, читайте: ГК, 2014, N 19, с. 66

Отпуск за второй и каждый последующий год работы вы можете предоставить работнику в любое время после начала соответствующего рабочего года согласно опять же графику отпусков <5>.

Если у работника есть неиспользованные отпуска за прошлые годы

При составлении графика отпусков нужно определить, на какое количество дней отпуска каждый из работников имеет право за свой рабочий год в будущем календарном году. Причем если часть рабочего года сотрудника приходится на этот год, а часть - на 2016 г., то это не означает, что в графике нужно указывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочего года, приходящимся на 2015 г. и 2016 г. соответственно.

Ведь ТК РФ не предусматривает пропорциональное предоставление ежегодного отпуска. Он предоставляется в полном объеме независимо от стажа <5>. Исключение - дополнительный отпуск "за вредность". Полный отпуск "за вредность" положен работнику за 11 месяцев работы во вредных условиях <6>. Если на момент предоставления такого отпуска "вредного" стажа меньше, то дополнительный отпуск надо предоставить пропорционально отработанному во вредных условиях времени <7>.

Примечание. Также пропорцию нужно рассчитывать, если работник увольняется. Тогда вы либо компенсируете ему неотгулянные дни отпуска <8>, либо удерживаете из зарплаты деньги за отгулянные, но не отработанные дни отпуска <9>.

Поэтому в графике отпусков вам нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год (в графе 5 формы N Т-7).

Для этого нужно учесть продолжительность как основного, так и дополнительных отпусков, которые положены работнику по Трудовому кодексу РФ, коллективному договору и локальному нормативному акту организации <10>.

Если по тем или иным причинам у работника есть неиспользованные дни ежегодных отпусков за предыдущие рабочие годы, то их можно предоставить:

<или> по графику отпусков в 2016 г. Тогда их нужно прибавить к дням очередного ежегодного отпуска работника и отразить в графике (в графе 5 формы N Т-7);

<или> по заявлению работника. В этом случае время их использования будет определяться по соглашению с работодателем <11>.

* * *

После утверждения график отпусков нужно довести до сведения работников. Помимо этого, каждого работника нужно извещать под роспись о дате начала отпуска не позднее чем за 2 недели <12>.

--------------------------------

<1> ст. 123 ТК РФ

<2> ст. 122 ТК РФ

<3> утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1

<4> статьи 122, 123 ТК РФ

<5> ст. 122 ТК РФ

<6> ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.75 N 273/П-20

<7> Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0

<8> ст. 127 ТК РФ

<9> ст. 137 ТК РФ

<10> статьи 115, 120, 121 ТК РФ

<11> Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0

<12> ст. 123 ТК РФ; Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1 (п. 4)

Источник: Журнале "Главная книга" N23, 2015