| Удерживать ли НДФЛ, если компания решила не взыскивать ущерб с работника? |
Чаще всего компании сталкиваются с необходимостью уплаты за работников тех административных штрафов, которые взыскиваются за нарушение правил дорожного движения. Ведь если нарушение было зафиксировано камерой видеонаблюдения, то штраф выписывается не на виновника, фактически управлявшего в тот момент автомобилем, а на собственника транспортного средства (ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ). Только если собственник сможет доказать, что в момент фиксации правонарушения за рулем находилось другое лицо либо автомобиль был угнан, он освобождается от административной ответственности (ч. 2 ст. 2.6.1 КоАП РФ). Но для этого необходимо прежде всего подать жалобу на постановление по делу об административном правонарушении (подп. 3 ч. 1 ст. 30.1 и ст. 30.2 КоАП РФ).
Обычно работодатели предпочитают не заниматься обжалованием подобных постановлений и добровольно уплачивают штраф, а затем либо удерживают его сумму из зарплаты виновного работника, либо вообще отказываются от взыскания долга с него, считая именно этот вариант самым простым. О том, вправе ли организация учесть сумму прощенного долга при расчете налога на прибыль, читайте во врезке на с. 71.
Несмотря на кажущуюся простоту, прощение виновному работнику суммы штрафа может привести к доначислению штрафных санкций уже самой компании, например за невыполнение ею обязанностей налогового агента по удержанию НДФЛ (ст. 123 НК РФ). Дело в том, что налоговики и Минфин России по-разному квалифицируют отказ работодателя от взыскания с сотрудника суммы уплаченного за него штрафа. Поэтому указанные ведомства говорят о разных налоговых последствиях подобного отказа, прежде всего для целей исчисления НДФЛ. Причем высказали они эти мнения почти одновременно, с разницей буквально в несколько дней (письма ФНС России от 18.04.13 № ЕД-4-3/7135, Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12341 и от 10.04.13 № 03-04-06/1183).
ФНС России разрешает не удерживать НДФЛ с суммы штрафа, который организация уплатила за работника и не стала взыскивать с него
По мнению налогового ведомства, сумма уплаченного работодателем административного штрафа за правонарушение в области дорожного движения не может рассматриваться как экономическая выгода, полученная водителем транспортного средства. Следовательно, сумма такого штрафа не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ (письмо от 18.04.13 № ЕД-4-3/7135).
Налоговики аргументировали свою точку зрения прежде всего тем, что к административной ответственности за правонарушение, зафиксированное камерой видеонаблюдения, привлекается именно собственник или владелец автомобиля, а не водитель (ч. 1 ст. 2.6.1 КоАП РФ). Кроме того, в письме ФНС России обратила внимание на следующее:
“ <…> Пунктом 5 статьи 3.5 КоАП РФ определено, что сумма административного штрафа подлежит зачислению в бюджет в полном объеме в соответствии с законодательством РФ.
ФНС России считает, что сумма штрафа, которую организация — собственник автомобиля уплатила за совершенное ее водителем нарушение правил дорожного движения и впоследствии не стала с него взыскивать, не является доходом работника
Проанализировав указанные нормы законодательства, налоговики сделали вывод, что сумма штрафа, уплаченного организацией — собственником автомобиля за нарушение правил дорожного движения, совершенное ее водителем, не является доходом последнего. Поэтому работодатель не включает сумму штрафа в облагаемый доход сотрудника и не удерживает с нее НДФЛ.
Отметим, что более ранних писем ФНС России или ее региональных управлений по данному вопросу найти не удалось. Зато буквально за неделю до появления письма налоговиков Минфин России высказал противоположную точку зрения, причем сразу в двух своих письмах, выпущенных с разницей в один день (письма от 12.04.13 № 03-04-06/12341 и от 10.04.13 № 03-04-06/1183).
В отличие от налоговиков Минфин России требует, чтобы организация удержала НДФЛ с суммы штрафа, который она простила работнику
Финансовое ведомство еще в ноябре прошлого года пришло к выводу, что в случае отказа работодателя от взыскания с виновного работника суммы уплаченного за него административного штрафа у этого работника возникает экономическая выгода, то есть доход. Он считается полученным сотрудником в натуральной форме. Значит, сумма этого дохода облагается НДФЛ (письмо Минфина России от 08.11.12 № 03-04-06/10-310).
Поскольку источником указанного дохода является организация-работодатель, она обязана рассчитать сумму НДФЛ и удержать ее при ближайшей выплате сотруднику любого другого вознаграждения в денежной форме, например зарплаты за текущий месяц (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).
В апреле 2013 года Минфин России выпустил еще два письма по этому же вопросу. В них он продолжил придерживаться прежней точки зрения: сумма штрафа, уплаченного за совершенное работником правонарушение и впоследствии прощенного ему, облагается НДФЛ (письма от 12.04.13 № 03-04-06/12341 и от 10.04.13 № 03-04-06/1183). Для обоснования указанного вывода финансисты привели целый ряд аргументов.
Во-первых, со ссылками на ГК РФ и ТК РФ они доказали, что в рассматриваемой ситуации из-за действий работника организации был причинен ущерб (п. 2 ст. 15 и п. 2 ст. 130 ГК РФ, ст. 238 ТК РФ). Ведь она вынуждена была потратить собственные денежные средства на уплату штрафа, наложенного за правонарушение, совершенное не ею самой, а ее сотрудником (см. врезку на с. 72).
Во-вторых, финансисты согласились, что работодатель в данной ситуации может полностью или частично отказаться от взыскания с виновного работника суммы причиненного ущерба, то есть освободить сотрудника от определенной имущественной обязанности (ст. 240 ТК РФ). Получается, что сам факт отказа от взыскания с работника штрафа является дополнительным подтверждением того, что ущерб организации все-таки был нанесен.
Обратите внимание
Сумму штрафа, которую компания не стала взыскивать с работника, она не вправе включать в расходы
Отказ организации от взыскания с сотрудника уплаченного за него административного штрафа, выписанного за совершенное им правонарушение, фактически является прощением ему долга (ст. 415 ГК РФ). По мнению московских налоговиков, сумму прощенного долга компания не может включить во внереализационные расходы. Ведь подобные затраты не являются экономически оправданными, то есть не соответствуют требованиям пункта 1 статьи 252 НК РФ (письмо УФНС России по г. Москве от 20.06.12 № 16-15/053953@).
Аналогичные выводы содержатся в сообщении УФНС России по Архангельской области и Ненецкому автономному округу от 21.09.07 (без номера)
В-третьих, Минфин России подчеркнул, что размер ущерба, причиненного компании от прощения сотруднику долга, можно четко установить. Он равен сумме самого штрафа и затрат организации на его уплату. Поскольку размер ущерба и причина его возникновения определены, отказ работодателя от взыскания с виновника суммы причиненного ущерба приводит, по мнению Минфина России, к возникновению у работника облагаемого НДФЛ дохода, который считается полученным им в натуральной форме.
Наряду с инспекторами Минфин России признает, что в некоторых случаях НДФЛ с суммы прощенного работнику штрафа все-таки можно не удерживать
Указанный вывод и его краткое обоснование содержатся в тех же письмах Минфина России от 12.04.13 № 03-04-06/12341 и от 10.04.13 № 03-04-06/1183. Отметим, что в письме, выпущенном в ноябре 2012 года, подобный тезис не приводился (скорее всего, из-за того, что в нем просто рассматривалась иная ситуация, а не из-за изменения финансовым ведомством своей точки зрения).
Минфин России неоднократно разъяснял, что, если работодатель отказался от взыскания с виновного работника суммы уплаченного за него штрафа, у этого работника возникает облагаемый НДФЛ доход, полученный им в натуральной форме
Итак, финансисты согласились, что при наличии определенных обстоятельств организация вправе не удерживать НДФЛ с суммы штрафа, который она решила не взыскивать с работника. Дело в том, что Трудовым кодексом предусмотрен ряд оснований, исключающих материальную ответственность работника. Одним из таких оснований является возникновение ущерба вследствие того, что работодатель не исполнил обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ). Применительно к ситуации с уплатой организацией штрафа за нарушение водителем правил дорожного движения Минфин России трактовал это основание следующим образом:
“ <…> Право работодателя на возмещение причиненного ему работником ущерба корреспондирует с его обязанностью обеспечить необходимые условия для сохранности принадлежащего ему имущества.
Неисполнение работодателем этой обязанности, включая издание им приказов (распоряжений, иных имеющих обязательный характер документов), выполнение которых работниками влечет причинение ущерба имуществу работодателя, не должно влечь материальную ответственность работников.
Исходя из указанных разъяснений, можно сделать вывод, что работодатель фактически сам причинил себе ущерб в виде штрафа, если его сотрудник вынужден был нарушить правила дорожного движения, так как выполнял внутрифирменную инструкцию либо прямое указание генерального директора или другого руководящего работника организации. Поскольку работник ущерб не причинял, уплаченный компанией и не взысканный с работника административный штраф нельзя считать долгом, прощенным работнику.
Приведем несколько примеров подобных ситуаций. Водителям-инкассаторам банков зачастую приходится превышать скорость для объезда заторов на дорогах при доставке денежных средств к определенному времени или нарушать правила остановки около объектов клиентов (например, в зоне действия запрещающего знака либо на полосе, выделенной для маршрутов городского общественного транспорта). Ведь остановка инкассаторского автомобиля на большем расстоянии от обслуживаемого объекта не представляется возможной исходя из требований безопасности, связанных с порядком проведения операций по инкассации.
Считается, что сотрудник не причинял работодателю ущерба в виде штрафа, если он вынужден был нарушить правила дорожного движения, так как выполнял внутрифирменную инструкцию либо прямое указание руководящего работника организации
Отметим, что именно такие ситуации были приведены в запросах налогоплательщиков, в ответ на которые Минфин России выпустил письма от 12.04.13 № 03-04-06/12341 и от 10.04.13 № 03-04-06/1183. Тем не менее финансисты не дали прямого ответа на вопрос: следует или нет организации в указанных случаях удерживать НДФЛ? К сожалению, финансовое ведомство ограничилось лишь ссылками на Трудовой кодекс и общими формулировками, так и не сделав в письмах однозначного вывода.
Справка
Какие виды ущерба, причиненного работодателю, можно взыскать с работника
Ущерб может быть реальным или в виде упущенной выгоды (п. 2 ст. 15 ГК РФ). Под реальным ущербом понимается утрата или повреждение имущества, а также расходы, которые потерпевшей стороне необходимо будет осуществить для ремонта или восстановления этого имущества. Упущенная выгода представляет собой неполученные доходы, которые работодатель получил бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его имущество не было повреждено или утрачено.
Работник обязан возместить работодателю только причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы или упущенную выгоду взыскать с сотрудника нельзя (абз. 1 ст. 238 ТК РФ). Под прямым действительным ущербом понимается (абз. 2 ст. 238 ТК РФ):
— реальное уменьшение наличного имущества самого работодателя или находящегося у него имущества третьих лиц, за сохранность которого он несет ответственность;
— ухудшение состояния указанного имущества работодателя или третьих лиц;
— необходимость для работодателя затратить средства на приобретение нового или восстановление поврежденного имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. Именно к этому виду ущерба можно отнести уплату организацией за работника административного или иного штрафа, наложенного за совершенное им правонарушение (например, штрафа на генерального директора организации за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета). В конечном итоге уплата штрафа за сотрудника приводит к уменьшению денежных средств компании, то есть ее движимого имущества (п. 2 ст. 130 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации можно говорить о причинении ущерба работодателю
Организации целесообразно узнать точку зрения своей инспекции по вопросу, удерживать или нет НДФЛ с суммы прощенного работнику штрафа
Итак, мнение ФНС России по рассматриваемому вопросу не совпадает с разъяснениями Минфина России. Что в этом случае делать работодателю?
Целесообразно поинтересоваться в своей инспекции, как она считает, возникает или нет у работника облагаемый НДФЛ доход при прощении ему штрафа. Возможно, что налоговики не захотят давать ответ на устный вопрос и предложат обратиться с письменным запросом. Тогда в запросе организации необходимо максимально точно и подробно изложить возникшую ситуацию. Чтобы сподвигнуть налоговиков к нужному для компании ответу, в запросе можно сослаться на письмо ФНС России от 18.04.13 № ЕД-4-3/7135 или даже приложить его распечатку и умолчать о разъяснениях Минфина России по этому же вопросу.
Допустим, инспекторы все-таки ответили на вопрос, несмотря на то что он был задан в устной форме. Дальнейшие действия компании зависят от ответа. Если налоговики сказали, что облагаемого НДФЛ дохода в этом случае не возникает, организации целесообразно получить письменный ответ инспекции, желательно с таким же содержанием. Ведь выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений инспекции о порядке исчисления и уплаты налогов поможет избежать хотя бы начисления штрафов и пеней, если при выездной проверке налоговики посчитают, что НДФЛ все-таки нужно было удерживать (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК РФ).
Чтобы получить письменный ответ, организации необходимо подать в инспекцию письменный запрос с описанием ситуации. Хотя не исключено, что при рассмотрении такого запроса и подготовке письменного ответа инспекторы изменят свою точку зрения на противоположную. Напомним, что максимальный срок для ответа на письменный запрос налогоплательщика составляет 30 календарных дней со дня его получения и регистрации в инспекции (п. 4.3.2.3 Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами (утв. приказом ФНС России от 09.09.05 № САЭ-3-01/444@) и п. 93 Административного регламента (утв. приказом Минфина России от 02.07.12 № 99н)).
Несмотря на наличие письма ФНС России, компании безопаснее удерживать НДФЛ с суммы любого штрафа, который она уплатила за работника и не стала с него взыскивать
Если в устной форме налоговики ответят, что у работника в этом случае возникает облагаемый НДФЛ доход, обращаться в инспекцию с письменным запросом, наверное, не имеет смысла. Организации безопаснее просто удержать НДФЛ у сотрудника, тем более что сумма его, скорее всего, не так уж велика, и уведомить об этом самого работника.
Если же компания в принципе не намерена вступать в переписку с инспекцией по данному вопросу, очевидно, что самый безопасный для нее вариант — удерживать НДФЛ с суммы любого штрафа, который она уплатила за работника и не стала с него взыскивать. Причем даже с того штрафа, к возникновению которого привело выполнение сотрудником внутрифирменных инструкций, требований о безопасности или личных распоряжений руководящих работников организации. Хотя, конечно, это может привести к разногласиям с сотрудником.
Допустим, по каким-то причинам компания не смогла удержать НДФЛ, например, если к моменту получения документов по делу об административном правонарушении его виновник уже уволился и получил полный расчет. В данной ситуации организация письменно сообщает в инспекцию по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Такое сообщение составляется по форме 2-НДФЛ. Его необходимо отправить в инспекцию не позднее 31 января года, следующего за годом, в котором работодатель простил работнику штраф. Кроме того, о сумме неудержанного НДФЛ компания в тот же срок и по той же форме письменно извещает и самого работника (п. 5 ст. 226 НК РФ)
