Светлана МАТВЕЕВА

Чтобы выдать работнику деньги на командировочные или хозяйственные расходы, бухгалтер-кассир вынужден каждый раз ездить в банк за наличными. Этого можно избежать, если оформить в банке корпоративную пластиковую карту.

Не лишнее

Руководители фирм, у которых работники получают зарплату не наличными, а на так называемые зарплатные карты, к корпоративному пластику относятся пренебрежительно. «Мы всегда переводим командировочные на карточные счета сотрудников, с которых они получают зарплату, – делится своим опытом главный бухгалтер одной из московских торговых фирм Ирина Пермякова. – Для этого директор издал приказ о перечислении подотчетных сумм на пластик. В графе «Назначение платежа» платежного поручения пишем: “Подотчет на...”. Банк всегда пропускает такие документы, претензий еще ни разу не было».

Подобные поблажки дают своим клиентам не все банки. В договоре карточного счета между работником и банком источник поступления денег на счет может оказаться единственным – выплата зарплаты. Операционистка просто не станет проводить вашу платежку, когда вы попытаетесь пополнить зарплатный счет одного из сотрудников подотчетными суммами. По словам главбуха из Твери Юлии Стрельник, банки все чаще чинят препятствия фирмам, переводящим подотчетные суммы на личный пластик работников. Особенно этим грешат отделения Сбербанка.

Чтобы обойти требование банков, некоторые фирмы сначала переводят командировочные на свой расчетный счет в другом – более лояльном – банке, а уже с него кидают деньги на зарплатную карту работника. Но на это уходит время. К тому же за перевод денег «добрый» банк непременно возьмет комиссию.

Если основной счет фирмы открыт в банке вроде Сберегательного, есть смысл заключить с ним договор, по которому на вашу компанию оформят корпоративную карту. Удовольствие это не такое уж дорогое: в зависимости от вида карты ее годовое обслуживание обойдется фирме минимум в 5, максимум – в 100 долларов.

Теперь по выписке из банка бухгалтеру будет просто отследить, где и какие суммы истратил подотчетник. А для тех фирм, работники которых получают зарплату в кассе, а не через банкомат, такая карта даст возможность «разгрузить» своего кассира.

На ваше усмотрение

Перед тем как заключить договор с банком, решите, корпоративная карта какого типа (расчетная или кредитная) предпочтительней для вашей фирмы. Они отличаются тем, что в первом случае подотчетник будет расходовать исключительно деньги фирмы, а во втором – суммы, которые даст в кредит банк.

Предположим, вы остановились на расчетной корпоративной карте. Тогда карточный счет нужно будет время от времени пополнять с расчетного. С помощью корпоративной карты работник сможет получать наличные деньги в банкомате или оплачивать услуги и товары непосредственно по безналичному расчету. И в том и другом случае деньги, списанные с расчетного счета, считаются выданными под отчет. А значит, бухгалтер должен потребовать с представителя фирмы авансовый отчет с приложением первички.

Заводя расчетную карту, фирма фактически получает в свое распоряжение еще один расчетный счет. С той лишь разницей, что тратить деньги с обычного счета можно лишь с согласия ее директора и главбуха (без их подписей на платежке и в чеке деньги со счета не уйдут). А корпоративной картой может распоряжаться любой работник, которому ее доверят.

Дополнительное, хоть и небольшое, преимущество расчетной карты в том, что на остаток денег по расчетному корпоративному счету банки обычно начисляют небольшой процент. Как отразить эти деньги, показано в «Учете специального счета».

Теперь о кредитных корпоративных картах. Банки могут предложить вам два варианта кредитования. Первый – в виде овердрафта. Такой пластик можно назвать расчетно-кредитным. Дело в том, что сначала фирма должна внести на счет свои деньги, как и в случае с расчетной картой. И только при недостатке денег на счете банк оплатит ее расходы за свой счет. Затем, когда фирма в очередной раз внесет на карточный счет энную сумму, с нее удержат выданный ранее кредит и проценты за его использование. Обычный срок погашения овердрафтного кредита – месяц.

Овердрафт предоставляют не на любую сумму, а лишь в пределах определенного лимита. Его размер указывают в договоре банковского счета. Там же должны быть прописаны период кредитования, процентная ставка за пользование кредитом и возможное количество овердрафтов за единицу времени (например, месяц).

Корпоративный пластик можно оформить и в виде обычной кредитной карты. Это значит, что уполномоченный работник фирмы будет пользоваться исключительно заемными деньгами, которые банк-эмитент переведет на корпоративный карточный счет. Кредит поступит на карту в определенный срок независимо от того, нужны подотчетнику деньги в данный момент или нет.

Когда срок кредитования пройдет, фирма должна вернуть банку полученную ранее сумму вместе с начисленными на нее процентами. Причем проценты не будут зависеть от того, истратил работник весь кредит или только его часть. Поэтому заключать такой договор есть смысл только тогда, когда есть уверенность: все занятые у банка деньги пойдут «в дело», а не останутся лежать на счете мертвым грузом.

Маленькое «но»

Корпоративная карта всегда именная. То есть выпускают ее на определенного работника фирмы, которого ее директор уполномочил совершать операции по карточному счету. Это не очень удобно тем фирмам, где деньги, например, на закупку сырья или командировки выдают большому количеству работников.

Хорошо еще, что у фирмы может быть и несколько таких карт. При этом для каждой будет открыт отдельный счет или все они будут выпущены к одному счету. Сделать это позволяет банкам положение Центробанка от 9 апреля 1998 г. № 23-П.

Хотя карточный счет и отличается от обычного расчетного, о его открытии нужно сообщить налоговикам. Это требует пункт 2 статьи 23 Налогового кодекса. Срок, в течение которого нужно уведомить налоговиков о появлении у фирмы карточного счета, составляет десять дней.

Еще один не очень приятный момент заключается в следующем. Раз карточный счет подпадает под определение счета, которое дано в статье 11 Налогового кодекса, значит, на него, как и на расчетный счет фирмы, налоговики могут выставить инкассо на взыскание «налоговой» недоимки.

В отличие от кассиров и работников для бухгалтера корпоративная карта – это всегда источник дополнительных хлопот. Дело в том, что банк в любой момент может потребовать у фирмы все первичные документы, подтверждающие, что «карточные» суммы подотчетник истратил по назначению (счета гостиниц, билеты на транспорт, чеки, оригиналы слипов и квитанции банкоматов о снятых со счета суммах). Собрать такие бумаги не всегда просто. Особенно если карту, как это часто бывает, выдали директору, который с чистой совестью тратит деньги фирмы на свои прихоти.