Счета на оплату: кто в папку, кто в помойку

По своему опыту знаю, что выставленные и полученные счета для многих бухгалтеров – вещь в себе. Счет даже звания первички недостоин – нет в этом документе всех обязательных реквизитов. Никаких операций он не подтверждает, всего лишь скромно предлагая одной фирме перечислить деньги на счет другой. Вроде бы никчемная бумажка. Но лишь до тех пор, пока компания не перечислит деньги поставщику, не оформив с ним договор в письменной форме. Тогда счет на оплату в паре с платежкой становится верным и единственным доказательством того, что договор действительно был заключен.

В бухгалтерских кругах отношение к счету колеблется от крайне равнодушного до щепетильного. К одним придешь – у них выставленные и полученные счета удостоились отдельных папок (1), у других их скорее обнаружишь в мусорном ведре.

Мне кажется, что выделять для счетов отдельные папки смысла нет. Я сразу отправляю на помойку только те счета, платить по которым фирма не собирается.

Полученные и оплаченные счета мне удобно подшивать в папки «Банк» или «Касса» – к платежке или расходнику (2). Правда, некоторые знакомые бухгалтеры считают, что «Банк» лучше не загромождать. Но это уже дело привычки. Просто у меня есть возможность, заглянув в платежку, сразу понять, за что платили.

Если по счету платят частями, самые щепетильные бухгалтеры пишут на нем номера всех платежек и подшивают к последней из них. Есть и такие, кто к каждой платежке подшивает ксерокопию частично оплаченного счета. Это, конечно, отнимает время, зато копаться в разных папках не придется.

Чтобы избежать конфликтов с директором, перед тем как оплатить счет, всегда несу его на визирование (3). Те, что завизированы, но пока не оплачены, лучше хранить в отдельной папке. Что касается выставленных неоплаченных счетов, мне достаточно их электронной версии. Бумажный документ всегда отдаю менеджеру. Он ему нужен, чтобы отследить отгрузку.

Виктор Крымов, главный бухгалтер ООО «Таволга» (г. Москва)

Что прикрепить к авансовому отчету

Вместе с авансовым отчетом работники приносят в бухгалтерию целую кипу разнокалиберных бумаг: квитанции к приходникам, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, накладные, договоры и т. д. Нужно рассортировать всю эту кипу, чтобы с документами было удобно работать.

Со счетами-фактурами понятно: их я подшиваю в папку полученных счетов-фактур (1). Накладные и акты часто хранят вместе с авансовым отчетом. Я делаю по-другому – прикрепляю оригинал накладной к приходному ордеру на поступление материально-производственных запасов. Если подотчетник купил товар, накладная попадает в папку с товарными отчетами. Тогда бухгалтеру сразу видно, на основании какого документа были оприходованы материалы и товар.

В отдельную папку «Авансовый отчет» к самому отчету подшиваю копии счета-фактуры и накладной, а также платежные документы и товарные чеки (2). Я аккуратно приклеиваю их на лист формата А4. Ведь если на степлер их сажать или просто дырявить – папка лохматится да еще и чеки из нее выпадают.

Конечно, некоторые бухгалтеры предпочитают лишние бумажки не плодить. Но это уже дело вкуса – я люблю порядок (3). Да и у налоговиков при проверке меньше вопросов будет. Хотят оригиналы – пусть копаются в папках с накладными и счетами-фактурами.

Марина Труханова, бухгалтер ООО «Стрела» (г. Калуга)