Актуально










Публикация

27.06.12 Как восстанавливать бухгалтерские документы и что предпринять при их утрате

С чего следует начинать восстановление утраченной документации? В каких случаях необходимо создать комиссию по восстановлению? Ответы на эти и другие вопросы по теме читайте в статье наших коллег из журнала «Упрощенка».

О том, что нельзя выбрасывать первичные и иные важные документы, знают, наверное, все. А вот точные сроки, сколько нужно хранить тот или иной документ, назовет не каждый.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы
Сроки хранения документов должны соблюдать все. Поэтому вам, как и другим «упрощенцам», при утрате документов придется выполнить описанные в статье действия

Многие бухгалтеры ориентируются на «общий» срок в пять лет, по истечении которого уничтожают документацию. А зря. Ведь время хранения некоторых протоколов, актов и журналов куда как больше пяти лет и может составлять, например, 10 или даже 75 лет. Конкретные сроки хранения каждого документа приведены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В статье пойдет речь о том, как восстанавливать «первичку», если она вдруг оказалась утраченной. Общая схема действий приведена ниже.

 Как восстановить утраченные документы

 Какие документы нужно восстановить при их пропаже

Восстанавливать нужно лишь те утраченные документы, срок хранения которых не истек. В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что хранить первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность следует в течение установленных сроков, но не менее пяти лет. Конкретные же сроки, как мы выяснили, определены в Перечне , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 . Получается, вы должны ориентироваться именно на этот Перечень . Например, годовые балансы и отчеты о прибылях и убытках хранятся постоянно. То же самое относится к Книге учета, в которой ведется налоговый учет всех операций. Обычно ее заполняют в течение года, заверяют в инспекции. А на следующий год о ней забывают. И зря, поскольку хранить ее нужно постоянно.

Может возникнуть резонный вопрос: зачем хранить Книгу учета и балансы постоянно, если срок налоговой проверки составляет только три года и позже привлечь к ответственности за нарушения нельзя ( п. 1 ст. 113 НК РФ )?

Конечно, налоговикам документы, возможно, уже и не потребуются. Но они могут быть нужны вам самим. Ведь, наверное, любой бухгалтер сталкивался с ситуациями, когда на балансе числятся суммы, например, в составе дебиторской или кредиторской задолженности, а откуда эти цифры появились, никто не знает. Такое же бывает и с основными средствами — остатки числятся, а что за объекты — неясно. А потому и списать их невозможно. А вот если бы были документы за предыдущие годы, то можно было бы отследить, когда суммы появились, в связи с какими действиями. Поэтому хранить наиболее важные документы нужно прежде всего в интересах самой фирмы.

Если же пропал документ, срок хранения которого не истек, то его надо восстановить.

Что предпринять, если документы утрачены

Чаще всего масштабные потери документов происходят из-за чрезвычайных обстоятельств (пожаров, краж и т. д.). Оказавшись в подобной ситуации, получите от уполномоченных органов документы, свидетельствующие о происшествии (справки или акты о пожаре, аварии коммунальных сетей и т. д.).

Памятка
Если документы утеряны из-за чрезвычайного обстоятельства, обязательно получите справку уполномоченного органа о происшествии.

В случае если утраченные документы будут истребованы инспекцией или фондом, вам нужно будет объяснить причину потери и подтвердить ее соответствующими справками. Тогда уважительная причина может быть принята во внимание, и это позволит вам получить отсрочку или избежать штрафа.

После того как справки о происшествии получены, нужно выяснить, какие именно документы утрачены.

Для справки
Чтобы определить, какие документы необходимо восстановить, создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию и составит список утраченной документации.

Для этого приказом руководителя создайте комиссию. Она проведет инвентаризацию имеющихся документов, а по ее завершении составит акт, в котором укажет состав комиссии, потерянные документы и причину их утраты. После этого организация сможет приступать к их восстановлению.

Отметим, если известно, какие документы отсутствуют, организовывать комиссию не нужно. Допустим, утеряна определенная папка с «первичкой». Тогда сразу же, как вы это обнаружили, займитесь восстановлением утраченной документации.

Не понадобится инвентаризация и в случае, если утеряны документы на бумаге, но сохранились регистры в электронном виде. Для «упрощенцев» главным регистром является Книга учета, и многие заполняют ее именно на компьютере. А значит, велика вероятность, что при утрате бумажной документации она окажется в порядке. В ней будут отражены все хозяйственные операции, и вы не только сможете определить, каких документов не хватает, но и когда и на какую сумму они были составлены.

Как бумаги восстановить

Итак, вы четко знаете, что именно отсутствует. Осталось дело за «малым» — постараться получить копии или дубликаты от контрагентов.

Банковская документация. Чтобы получить копии утраченных выписок и платежек, обратитесь в банк, где открыт у вас счет. Образец соответствующего запроса приведен ниже.

Образец запроса в банк о предоставлении копий платежных поручений и выписок

Кстати, именно с восстановления банковской «первички» нужно начать, если утрачена вся база документов: и в бумажном, и в электронном виде. С их помощью вы сможете установить, с кем, когда и в какой сумме проводились безналичные расчеты. Тем самым вы определите все операции, расчеты по которым проводились по безналу.

Кассовые чеки. Утраченные чеки ККТ потребуются, если вы приобретали имущество за наличный расчет. В этом случае кассовый чек является документом, который подтверждает произведенный расход, и если он не сохранился, его следует восстановить. Для этого обратитесь к продавцу. Дело в том, что некоторые виды кассовых машин могут печатать дубликат чека. Возможно, продавец сможет вам продублировать чек. Если же его кассовый аппарат не поддерживает такую функцию, попросите его изготовить копию чека на копировальном аппарате.

«Первичка» от контрагентов. Договоры, накладные и прочие подобные документы помогут восстановить ваши контрагенты. Вы можете запросить у них копии недостающих первичных документов. Образец запроса приведен на рис. 2. Если же вы не смогли установить, какой «первички» не хватает, тогда проведите с контрагентами сверку, по результатам которой будет составлен акт. Из него станет ясно, какие накладные и акты следует восстановить.

Образец запроса контрагенту для получения копий первичных документов

 

Налоговая, бухгалтерская отчетность и отчетность в фонды. Утраченные декларации, балансы и расчеты также не помешает восстановить. Ведь без такой документации как минимум могут возникнуть трудности с составлением отчетности за следующие периоды. Кроме того, имея все отчеты, вы будете знать, на какие суммы нужно ориентироваться при восстановлении иных документов. Составлять декларации и расчеты заново проблематично, а иногда просто невозможно. Лучше поступить иным образом. Напишите запрос на имя руководителя инспекции или фонда с просьбой предоставить копии всей утерянной отчетности. Правда, законодательство не обязывает инспекторов это делать. Но если они сочтут причины утраты документов убедительными, то, скорее всего, вам не откажут.

Нюансы, требующие особого внимания

1. Обратите внимание на сроки хранения, указанные в приказе Минкультуры России. Для многих документов они превышают срок в пять лет.

2. Документы, утраченные до того, как истек срок их хранения, целесообразно восстановить.

3. Если никакой информации о «первичке» не сохранилось, восстановление лучше начать с обращения в банк. С помощью копий выписок вы сможете определить хотя бы те операции, которые были проведены по безналу.

Источник: "Главбух"


Последние публикации

30 Марта 2020

Чеки "полный расчет" при кассовом методе налогового учета

Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета "полный расчет". Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.

Рекомендации по оплате труда на 2020 год

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.

Кто и как должен отчитаться о доходах

Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.

24 Марта 2020

Минфин разъяснил нюансы получения вычетов при покупке недвижимости

При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).

Работа без "зарплатного карантина": выплаты в условиях коронавируса

В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Скорректированы перечни продуктов, облагаемых НДС по ставке 10%

Минтруд России разъяснил, как в СЗВ-ТД заполнить сведения о присвоении новой профессии

Минтруд России рассказал, когда начнется назначение новой ежемесячной выплаты на детей в возрасте от 3 до 7 лет

16 Марта 2020

Выплаты земским врачам и учителям освободят от НДФЛ

Суд: неоплата командировочных расходов не является основанием для приостановления работы

Уточнен порядок исправления ошибок в бухотчетности

Госдума рассказала, как вернуть деньги за сорвавшуюся из-за коронавируса турпоездку

Для педагогов и медиков вновь предлагают установить повышенный размер минимальной зарплаты

читать все Новости