Актуально










Публикация

25.07.11 Как работает электронная цифровая подпись

Для компаний, которые сами не вели бухгалтерию, а передавали право своим представителям, необходимость перехода на ЭЦП стала проблемой. Возникли неясности с организацией электронного документооборота. Как увести учет на «удаленку» грамотно и безопасно? Кому нужна доверенность?

Работа с электронной цифровой подписью для большинства организаций до сих пор в новинку. Ведомства одно за другим публикуют ошибки бухгалтеров, которые имеются в декларациях, отправленных по телекоммуникационным каналам связи. Все силы брошены на оттачивание этой технологии, сокращения погрешностей и упрощение работы компаний. При этом мы все еще в самом начале долгого пути перехода на электронный документооборот, поэтому многие хотят для старта одолеть самые азы. В детали в данный момент мало кто вдается, хотя в налоговых инспекциях отмечают, что есть немалое количество проблем, которые необходимо решать уже сейчас, выстроить, к примеру, технологию формирования электронных доверенностей для сдачи отчетности. Сегодня они уже применяются, но мало кто представляет себе, как действительно должен выглядеть процесс их подготовки, пересылки, применения.

Доверенность на пользование ЭЦП необходима в двух случаях. В первую очередь она пригодится в самой компании, на которую оформлена цифровая подпись, если ее владельцем является руководитель, а отчетность подписывает бухгалтер. В большинстве организаций специалисты учета меняются чаще директоров, поэтому ЭЦП оформляют на руководителя, чтобы не заказывать новую подпись и не платить дополнительные деньги при смене сотрудника.

В случае передачи права пользования ЭЦП в рамках одной компании доверенность может быть оформлена в любой удобной для организации форме. Так как она является внутренним документом, представлять ее в налоговую, ПФР или ФСС нет необходимости. Впрочем, в случае конфликтных ситуаций с бухгалтером доверенность также может стать доказательством в суде.

Кто кому должен

Совсем другая доверенность оформляется в том случае, если организация не имеет собственной бухгалтерии, а учетом занимается представитель, с которым компания заключила договор. Каким образом тогда передавать право выполнять работу и отправлять документацию от лица фирмы в налоговую или другие ведомства, которые принимают файлы по телекоммуникационным каналам связи?

При попытке разобраться, как выстроить этот процесс согласно существующему законодательству, возникает явный недостаток информации. Удостоверяющие центры, которые, собственно, формируют ЭЦП, утверждают, что ни о каких доверенностях они не знают и подписью может пользоваться лишь тот, на кого она оформлена. Компании, предоставляющие услуги бухгалтерского учета на аутсорсинге, тоже «путаются в показаниях». Одни говорят, что доверенность нужно оформить на саму ЭЦП, которая выписана на сотрудника организации. Другие настаивают на том, что доверенность подтверждает право на представление интересов компании в налоговой или других ведомствах, и ЭЦП в этом случае оформляется на представителя.

Действительно, некоторые фирмы, предоставляющие услуги учета, пользуются в работе цифровой подписью компаний, чью бухгалтерию они ведут. В этом случае доверенность выписывается на пользование самой ЭЦП, и она передается представителю. Этот метод позволяет выстроить работу гораздо быстрее, без смены цифровой подписи и дополнительных расходов на ее формирование. Причем налоговая может даже не знать о том, что отчетность готовится сторонней организацией, так как вся пересылка ведется от лица компании. Но для заказчика услуг такой способ опасен, поскольку цифровой подписью фирмы может быть заверен любой другой документ; при этом подтвердить, что руководитель организации здесь ни при чем, будет достаточно сложно.

Передайте право

Безопасный и законный способ оформления документации – передача с помощью доверенности права на ведение бухгалтерии организации. В этом случае компания, которая занимается учетом, выступает уполномоченным представителем клиента и получает закрепленную документально возможность формировать отчетность и высылать ее в налоговую, ФНС или ФСС.

В этом случае ключ ЭЦП изготавливается на представителя. Точнее, в уже существующую у компании подпись вписывается новый клиент. При этом все документы заверяются одним и тем же ключом. При открытии декларации инспектор видит в информации, прилагающейся к ЭЦП, сведения обо всех компаниях, представителем которых является организация.

Удостоверяющий центр, в котором заказывается ключ, выбирают в зависимости от того, в какую налоговую необходимо сдавать отчетность, так как каждая инспекция принимает файлы только от тех операторов, чье программное обеспечение установлено на компьютерах сотрудников. Чаще всего на одной территории работает всего пара удостоверяющих центров, поэтому представителю не нужно делать несколько ключей для каждой инспекции в отдельности.

Для того чтобы передать право вести отчетность и отправлять ее в соответствующие инстанции, доверенность должна быть создана в электронном виде. Форму для ее заполнения можно найти в Интернете, кроме того, она имеется в любой организации, которая занимается бухгалтерскими услугами.

Большинство представителей говорят о том, что единой системы приема и использования электронных доверенностей ФНС еще не выработала, поэтому приходится при работе с каждой инспекцией оговаривать, как им лучше передать этот документ. В идеале в инспекцию должен отправляться «контернер» – зашифрованный подписью файл с доверенностью. После расшифровки он вводится в компьютерную программу, что позволяет зарегистрировать отчетность, которую пришлет представитель.

Долгое время велись споры о том, нужно ли заверять нотариально доверенность на ЭЦП. Сегодня Минфин и налоговая сошлись в едином мнении – заверенными должны быть только доверенности зарубежных организаций. Для остальных компаний эта процедура необязательна.

Раньше отчетности

Самая запутанная ситуация – в самих налоговых инспекциях. Дело в том, что доверенность должна прийти в инспекцию раньше, чем отчетность. Если эти документы будут присланы не в той последовательности, то бухгалтеру придется высылать все бумаги повторно, так как их невозможно будет зарегистрировать.

В программах инспекции есть специальное место для ввода доверенности; в случае ее отсутствия компьютер просто откажется принять отчетность от представителя организации. Ввести ее в более поздний срок невозможно, потому что от момента получения файла до его регистрации должно пройти не менее суток.

Инспекторы говорят, что со временем процесс пересылки должен наладиться. Доверенности будут приходить в электронном виде вместе с самой отчетностью в одном зашифрованном файле. Таким образом, можно будет исключить случаи отказа в регистрации документов по причине отсутствия доверенности.

Пока же организации, предоставляющие услуги учета, советуют отдавать на «удаленку» только формирование отчетности для отправки в электронном виде. Тогда отослать ее в налоговую сможет сама компания, заверив собственной ЭЦП.

Ирина Голова

   Источник  www.buhgalteria.ru


Последние публикации

30 Марта 2020

Чеки "полный расчет" при кассовом методе налогового учета

Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета "полный расчет". Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.

Рекомендации по оплате труда на 2020 год

Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.

Кто и как должен отчитаться о доходах

Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.

24 Марта 2020

Минфин разъяснил нюансы получения вычетов при покупке недвижимости

При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).

Работа без "зарплатного карантина": выплаты в условиях коронавируса

В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

24 Марта 2020

ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года

Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается

ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая

Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ

Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ

18 Марта 2020

Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок

На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!

Скорректированы перечни продуктов, облагаемых НДС по ставке 10%

Минтруд России разъяснил, как в СЗВ-ТД заполнить сведения о присвоении новой профессии

Минтруд России рассказал, когда начнется назначение новой ежемесячной выплаты на детей в возрасте от 3 до 7 лет

16 Марта 2020

Выплаты земским врачам и учителям освободят от НДФЛ

Суд: неоплата командировочных расходов не является основанием для приостановления работы

Уточнен порядок исправления ошибок в бухотчетности

Госдума рассказала, как вернуть деньги за сорвавшуюся из-за коронавируса турпоездку

Для педагогов и медиков вновь предлагают установить повышенный размер минимальной зарплаты

читать все Новости