23.09.2013 Можно ли компенсировать сотруднику на разъездной работе затраты, если он их ничем не подтвердил
В Трудовом кодексе установлен порядок возмещения расходов, связанных с постоянными служебными поездками работников. Но вправе ли компания возместить сотрудникам такие затраты, если работники не представили подтверждающие документы?
Но иногда документы по разным причинам работники предоставить не могут и пишут заявление с указанием суммы, которую надо возместить. Подскажите, должна ли организация ее возмещать? И если да, то как все лучше оформить? Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы?
Ю.Б. Хохлов, бухгалтер
Сразу скажем, что возмещать расходы сотруднику организация должна. Ведь трудовое законодательство обязывает работодателей возмещать сотрудникам расходы, понесенные в связи с разъездным характером выполняемой работы (ст. 168.1 ТК РФ). Но поскольку работник не представил документы, подтверждающие понесенные им расходы, выплату нельзя рассматривать как компенсационную. Поэтому она будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды. Теперь подробнее.
Какая работа относится к разъездной.
В
ТК РФ нет определения разъездного характера работы.
Перечень работ, носящих разъездной характер, и
сотрудников, работа которых является разъездной,
работодатель должен определить самостоятельно.
Если ваш работник в силу должностных обязанностей ездит
по городу или из одного населенного пункта в другой, то,
очевидно, его функции можно отнести к работе, имеющей
разъездной характер.
Как возмещать расходы разъездным работникам.
По трудовому законодательству компания обязана возмещать
сотруднику все расходы, которые он несет в связи с
разъездным характером работы (ст.
168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения
законодательно не установлены, каждая компания
устанавливает их самостоятельно. Должны быть оформлены
следующие документы:
- локальный нормативный акт, например положение о
служебных поездках (разъездном характере работы);
- трудовой договор с работником, в котором указано
условие о разъездном характере работы (абз.
8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
- должностные инструкции, согласно которым работники
обязаны составлять отчеты о служебных поездках с
приложением документов, подтверждающих разъездные
расходы.
Перечень расходов, понесенных сотрудниками с разъездным характером работы, подлежащих возмещению, не ограничен статьей 168.1 ТК РФ. Компания может возмещать своим "разъездным" работникам и не указанные в этом перечне расходы. Но чтобы такие расходы учесть в налоговой базе по налогу на прибыль, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Возмещать расходы работникам можно разными
способами, например:
- начислять фиксированную прибавку к заработной плате;
- выплачивать компенсацию в сумме фактически понесенных
расходов.
В ситуации, о которой идет речь в письме нашего
читателя, работники не представили документы,
подтверждающие расходы в связи с разъездным характером
работы, следовательно, второй вариант не подходит.
Но можно воспользоваться первым вариантом и начислить
сотрудникам доплату за разъездной характер работы.
НДФЛ. Фиксированную сумму нельзя
рассматривать как компенсационную выплату. Она будет
являться составной частью действующей системы оплаты
труда
Такая выплата должна облагаться НДФЛ, положения
пункта 3 статьи 217 НК РФ на нее не
распространяются.
Страховые взносы. На указанную выплату
следует начислять страховые взносы во внебюджетные фонды
и ФСС на случай травматизма в обычном порядке (ч.
1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ,
ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ).
Налог на прибыль. Сначала о порядке
отражения в расходах компенсационных выплат. Ранее такие
выплаты рекомендовалось учитывать в расходах на оплату
труда (письма Минфина России
от 04.06.2008 № 03-03-06/1/344 и
от 07.05.2008 № 03-03-06/1/302).
Теперь такие выплаты, подтвержденные документами,
учитывают в составе прочих расходов (подп.
49 п. 1 ст. 264 НК РФ) (письма Минфина России
от 14.06.2011 № 03-03-06/1/341,
от 01.04.2010 № 03-03-06/1/211,
от 18.08.2008 № 03-03-05/87 и ФНС России
от 10.09.2008 № ШС-6-3/643@).
Что касается выплаты фиксированной суммы к заработной
плате, то ее можно отнести к расходам на оплату труда (п.
3 ст. 255 НК РФ). Поэтому понесенные затраты при
разъездной работе принимаются в составе расходов при
расчете налога на прибыль.
- на проезд 3000 руб. в месяц, если месяц отработан полностью. Если месяц отработан не полностью, компенсация выплачивается пропорционально фактически отработанным дням;
- на питание 230 руб. за каждый рабочий день, связанный со служебной поездкой;
- при продолжительности работы разъездного характера 13 и более дней в месяц доплата в размере 32% от суммы должностного оклада.
В соответствии с графиком работы в августе - 22 рабочих дня. Согласно данным табеля учета рабочего времени за август 2013 года:
- 4 дня работник трудился в офисе;
- 16 дней его работа была связана со служебными поездками;
- 2 дня он был в отпуске без сохранения заработной платы.
Какую сумму должен получить работник за август 2013 года, если он вместе с авансовым отчетом представил заявление о возмещении ему суммы расходов на проживание в гостинице, в которой он останавливался, находясь в служебной поездке, в размере 2500 руб., но счета гостиницы не представил?
Решение Так как работник не представил документы, подтверждающие фактически понесенные им расходы на оплату гостиницы, компания в соответствии с нормами коллективного и трудового договоров вправе не возмещать ему понесенные расходы.
Теперь рассчитаем сумму выплат, положенных по трудовому договору. Так как 2 дня в августе работник был в отпуске без сохранения заработной платы, за 20 рабочих дней ему необходимо начислить оклад в сумме 40 909,09 руб. (45 000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.).
Доплата за месяц составит:
- на проезд - 2727,27 руб. (3000 руб. : 22 раб. дн. × 20 раб. дн.);
- на питание - 3680 руб. (230 руб. × 16 раб. дн.);
- за превышение продолжительности работы разъездного характера более 13 дней - 14 400 руб. (45 000 руб. × 32%).
Итого заработная плата к начислению за август 2013 года составит 61 716,36 руб. (40 909,09 руб. + 2727,27 руб. + 3680 руб. + 14 400 руб.). Она включается в налоговую базу по НДФЛ и базу для начисления страховых взносов во внебюджетные фонды и ФСС на случай травматизма.
Предположим, что в августе 2013 года работнику не положены стандартные вычеты по НДФЛ, тогда сумма НДФЛ составит 8023 руб. (61 726,36 руб. × 13%).
С учетом всех начисленных выплат работник должен получить на руки 53 693,36 руб. (61 716,36 руб. 8023 руб.).
Источник: "Главбух"
