23.07.2014 О новом порядке ведения кассовых операций

1 июня вступило в силу Указание Банка России N 3210-У, утвердившее новый порядок ведения кассовых операций. Что он нам принес?

У предпринимателей праздник - теперь они вправе не устанавливать лимит остатка наличных, могут не вести кассовую книгу и, соответственно, не выписывать приходники с расходниками. Условие одно - вести учет доходов, расходов либо физических показателей для целей налогообложения. Это, конечно, делают все предприниматели в силу НК.

И их можно только поздравить - здравый смысл восторжествовал. Скажем, выписывание предпринимателем самому себе РКО на часть денег, изымаемых из кассы для личных нужд, выглядело престранно. Я уже молчу об абсурдности требования в полном объеме вести кассовые операции в каком-нибудь ларьке с шаурмой. Смех смехом, а ведь штрафовали ИП на 4000-5000 рублей по части 1 статьи 15.1 КоАП за нарушение этой обязанности, что называется, только в путь! Загляните, например, в Постановление 13 ААС N А26-7286/2013.

Есть хорошие новости и для малых предприятий - с 1 июня им разрешили не устанавливать лимит кассы. То есть они вправе накапливать любые суммы наличности, если, конечно, не боятся хищений. Только не забудьте отменить старый приказ об утверждении лимита. Иначе будет считаться, что он действует, и ИФНС сможет опираться на него, пытаясь оштрафовать вас за "сверхлимит".

Для остальных фирм порядок расчета лимита тот же. Если есть наличная выручка, применяем одну формулу из приложения к Указанию N 3210-У. Когда выручки нет, а есть только "наличные" расходы - другую. Формулы совершенно такие же, как в старом Положении N 373-П. Для обособленных подразделений (ОП) считаем лимит отдельно. Если ОП само сдает деньги в банк, у него отдельный лимит. Если нет, лимит ОП - составная часть общего лимита фирмы. Затем утверждаем лимит (или лимиты) приказом директора и храним его копии во всех подразделениях, имеющих дело с наличными.

Кстати об ОП. Банк России окончательно закрепил обязательность иметь отдельную кассовую книгу в каждом подразделении, выдающем или принимающем наличные деньги. Для этого достаточно создать там хотя бы одно рабочее место. Из старого порядка это напрямую не вытекало, и все держалось на дополнительных разъяснениях ЦБ. С 1 июня все разночтения уходят - есть ОП, есть наличность в нем, должна быть и своя кассовая книга. Разумеется, вместе с выпиской ПКО и РКО. Нарушение этого требования, как и раньше, обойдется компании в 40 000-50 000 рублей штрафа по части 1 статьи 15.1 КоАП. В обоснование своих слов сошлюсь на Постановление 15 ААС N 15АП-4779/2014.

В Указании N 3210-У написано, что ОП, ведущие кассовые операции, теперь представляют копию листа своей кассовой книги в головное подразделение (ГП) в срок, установленный последним с учетом, цитирую, "срока составления юридическим лицом бухгалтерской... отчетности". То есть кажется, что делать это можно хоть вообще раз в год, если организация не формирует квартальную отчетность.

В принципе, для ОП, сдающих деньги напрямую на расчетный счет, а также для малых предприятий, которые теперь могут жить без лимита кассы, так и есть: когда хотите, тогда и передавайте. Но для порядка лучше побыстрее.

Если предприятие не малое и ОП деньги на банковский счет не сдает, передавать копию листа или хотя бы сообщать об остатке в кассе ОП нужно как можно скорее. Иначе организация может превысить кассовый лимит. Ведь для таких ОП лимит по-прежнему устанавливается единый, на организацию целиком, включая все подобные ОП. Например, лимит кассы - 100 000 рублей. Остаток денег на конец дня в ГП - 80 000 рублей, в ОП - 30 000. Если в ГП не узнают о полученной в ОП сумме и не сдадут лишнее в банк, налицо превышение лимита на 10 000 рублей.

Следующее заметное отличие нового порядка от старого: руководитель может больше не подписывать РКО. Достаточно подписи главбуха или уполномоченного бухгалтера и "автографа" кассира. Правда, в одном случае росчерк директора все же понадобится - речь о заявлении работника, просящего деньги под отчет. В таком случае расходник, как и до 1 июня, оформляется на основании этого заявления, завизированного руководителем.

В продолжение темы подписей. Электронная революция добралась и до кассы. В Указании N 3210-У закреплено право организации вести кассовую документацию только на компьютере при условии, что у лиц, ответственных за это, есть электронные подписи. Разумеется, полноценно это право можно реализовать только в отношении кассовой книги и книги учета принятых и выданных денежных средств, которая ведется, если у фирмы несколько кассиров, один из которых - старший. Выписать лишь виртуально, например, РКО вряд ли получится, ведь там, помимо "кассовых" работников компании, должны расписаться те, кто получает деньги. Сомнительно, что все эти люди обзавелись электронными "автографами".

Если же возможности вести кассовую документацию только на компьютере у фирмы нет либо она в принципе не хочет связываться с этим, организация по-прежнему должна распечатывать все документы.

В остальном, коллеги, порядок ведения кассовых операций особо не изменился.

Попутно Указанием N 3073-У, которое также вступило в силу 1 июня, Банк России освежил перечень целей, на которые можно расходовать наличную выручку.

Самое главное изменение - отныне оплатить аренду недвижимости наличными можно, только если предварительно деньги получены в кассу с банковского счета. Ранее такого ограничения не было и проверяющие за оплату аренды из наличной выручки не преследовали.

Аналогично с займами - выдавать, возвращать их или уплачивать проценты по ним с 1 июня разрешается лишь строго за счет денег, снятых с банковского счета. До Указания N 3073-У это можно было сделать, например, из средств, полученных в качестве финансовой помощи от участника организации или возвращенных в кассу подотчетником.

Далее. До 1 июня среди разрешенных целей расходования наличной выручки числились командировочные затраты, теперь же говорится о выдаче денег под отчет в общем смысле. На практике, конечно, и до поправок деньги выдавались под отчет на любые хознужды, а не только командировки. В то же время формулировка Указания N 1843-У позволяла возмещать из наличной выручки командировочные расходы и тогда, когда работник оплатил их за свой счет, например потому, что выданных перед поездкой денег не хватило. С 1 июня эта возможность под вопросом.

И последнее по новому Указанию N 3073-У. Оно разрешило предпринимателю брать деньги из наличной выручки на свои нужды, не связанные с коммерческой деятельностью. Конечно, многие ИП так поступали и раньше, но напрямую этого не допускали ни прежний порядок ведения кассовых операций, ни Указание N 1843-У. С 1 июня, как видим, кассовая нормативка в этой части просто приведена в соответствие с жизнью.

А вот "наличный" лимит расчетов между организациями, ИП, организациями и ИП не изменится - 100 000 рублей по одному договору. Разве что банкиры прямо в Указании N 3073-У уточнили: лимит применяется независимо от того, когда стороны рассчитываются таким образом - в период действия договора или после его окончания, но во исполнение условий документа. В общем-то, так было и до поправок в силу пункта 2 Официальных разъяснений Банка России от 28.09.2009 N 34-ОР.