22.05.2013 Решения для трех нестандартных ситуаций по заполнению справки 2-НДФЛ

Работодатели — налоговые агенты оформляют справки по форме 2-НДФЛ для представления в налоговые органы (п. 5 cт. 226 и п. 2 cт. 230 НК РФ) или для выдачи физическому лицу по его заявлению (п. 3 cт. 230 НК РФ).

Налоговый агент не вправе отказать физическому лицу, получившему от него доходы, в выдаче справки. Однако ни ответственность за отказ в выдаче справки, ни конкретные сроки, в которые она должна быть выдана, в Налоговом кодексе не установлены (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Виновные могут быть привлечены только к административной ответственности в соответствии со статьями 5.27 и 5.39 КоАП РФ.

В данном материале рассмотрим, как в различных ситуациях заполнить справку по форме 2-НДФЛ для выдачи работнику.

Когда работнику может понадобиться справка 2-НДФЛ

Справка о полученных доходах по форме 2-НДФЛ будет нужна в случаях, когда сотрудник:

— сменил место работы не с первого месяца текущего года (абз. 2 п. 3 cт. 218 НК РФ);

— заполняет декларацию о доходах по форме 3-НДФЛ (п. 1.4 и абз. 3 п. 18.2 Порядка заполнения формы налоговой декларации по налогу на доходы физических лиц (форма 3-НДФЛ), утвержденного приказом ФНС России от 10.11.2011 № ММВ-7-3/760@);

— собирается взять кредит в банке или в других случаях.

Ситуация первая — у сотрудницы нет доходов

Сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком и получала в этот период ежемесячное пособие по уходу за ребенком. С 8 апреля 2013 года она вышла на работу. В этот же день работница написала заявление в бухгалтерию с просьбой выдать справку о доходах по форме 2-НДФЛ, объяснив, что справка требуется для представления в банк. Нужно ли в этом случае выдавать справку по форме 2-НДФЛ? И если да, то как она должна быть заполнена?

Как уже было сказано выше, по заявлению работника работодатель обязан выдать ему справку по форме 2-НДФЛ. Но в данной ситуации нужно учесть следующее. В справке по форме 2-НДФЛ отражают только доходы, облагаемые НДФЛ. Поскольку в течение года работница не получала никаких других сумм, кроме сумм «детских» пособий, в справке по форме 2-НДФЛ будут заполнены только строки, содержащие информацию о налоговом агенте и физическом лице (соответственно разделы I и II справки), и строка, в которой должна стоять подпись и печать налогового агента. Остальные строки останутся незаполненными.

Заметим, что сотруднице может также понадобиться справка, составленная в произвольной форме, о том, что заработная плата ей не начислялась и не выплачивалась в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком.

Ситуация вторая — заявление на «детский» вычет подано после выхода из отпуска по уходу за ребенком

По окончании отпуска по уходу за ребенком в апреле 2013 года сотрудница вышла на работу. У нее двое трехлетних детей-близнецов. Работница представила в бухгалтерию заявление о предоставлении ей «детского» вычета. Но с какого времени этот вычет предоставлять — с начала 2013 года или с апреля, когда было подано заявление?

Согласно положениям пункта 3 статьи 210 и статьи 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода при определении налоговой базы в отношении доходов, подлежащих налогообложению по ставке 13%.

При этом право на получение вычетов на детей за каждый месяц налогового периода не зависит:

- от того, был у сотрудника (с которым оформлен трудовой договор) в каких-то месяцах доход или нет (п. 1 cт. 218 НК РФ, письма Минфина России от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36, от 13.01.2012 № 03-04-05/8-10 и ФНС России от 15.03.2006 № 04-1-04/154);

- когда было подано соответствующее заявление (и все необходимые документы) — с первого месяца налогового периода или позднее (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

В рассматриваемой ситуации, несмотря на отсутствие у сотрудницы дохода в январе, феврале, марте и частично апреле 2013 года, а также на то, что заявление и необходимые документы она представила в апреле, ей должен быть предоставлен стандартный налоговый вычет на двоих детей начиная с января 2013 года. Сумма вычета при расчете заработной платы за апрель 2013 года составит 11 200 руб. (1400 руб. × 4 мес. × 2).

С месяца, в котором доход сотрудницы, исчисленный с начала года, превысит 280 000 руб., вычет не предоставляется (абз. 17 подп. 4 п. 1 cт. 218 НК РФ).

Ситуация третья — справка 2-НДФЛ понадобилась сотруднице, которая работает в обособленном подразделении

Сотрудница работает в обособленном подразделении, которое не имеет самостоятельного баланса и расчетного счета. Для оформления кредита в банке ей потребовалась справка по форме 2-НДФЛ. Как и где ее оформить?

Когда обособленное подразделение не выделено на отдельный баланс и не имеет расчетного счета, безусловно, обязанности налогового агента по исчислению, уплате НДФЛ и представлению справок по форме 2-НДФЛ возлагаются на головную организацию (письма Минфина России от 05.06.2009 № 03-04-06-01/127 и от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224).

Сотруднице надо обратиться с заявлением в головной офис компании, поскольку именно там ведется учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога отдельно по головной организации и обособленному подразделению.

Срок выдачи запрашиваемого документа установлен статьей 62 ТК РФ и составляет три рабочих дня со дня подачи заявления.