18.12.2013 КАК ВЕСТИ КАССОВЫЕ КНИГИ ПРИ НАЛИЧИИ ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Кулагина О.

Еще не так давно компании должны были вести только одну кассовую книгу на всю организацию. Но с 1 января 2012 г. каждому обособленному подразделению (ОП), которое работает с наличными деньгами, положена своя кассовая книга <1>. С помощью специалиста Департамента наличного денежного обращения Банка России мы решили разобраться с некоторыми вопросами, возникающими у бухгалтеров при ведении кассовой книги ОП.

Как передать в организацию листы "обособленной" кассовой книги

ОП должно вести кассовую книгу, даже если оно <2>:

- не имеет банковского счета;

- не выделено на отдельный баланс;

- не имеет статуса филиала и представительства;

- не поставлено на учет в налоговом органе.

А ориентироваться нужно на один-единственный признак: там, где есть движение наличных денег, должна быть кассовая книга. Ее можно вести:

<или> в бумажном варианте;

<или> с помощью программы, делая распечатку в конце рабочего дня <3>.

После того как заполнен лист кассовой книги за день, второй его экземпляр ОП должно каким-то образом передать в головное подразделение организации (ГП) не позднее следующего рабочего дня <1>. Как это сделать, нам рассказали в Департаменте наличного денежного обращения Банка России <4>.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

По разъяснениям Департамента наличного денежного обращения Банка России

"Положением Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" предусмотрено ведение кассовых книг юридическим лицом и обособленными подразделениями данного юридического лица на бумажном носителе от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение, с распечаткой листа кассовой книги на бумажном носителе.

В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе от руки обособленным подразделением передается отрывной экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств - распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением юридическому лицу экземпляра листа кассовой книги может осуществляться любым доступным способом, определенным юридическим лицом (например, с курьером, по почте, факсу, электронной почте).

 

При передаче обособленным подразделением юридическому лицу листа кассовой книги в электронном виде необходимо также обеспечить передачу экземпляра листа кассовой книги на бумажном носителе в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом".

То есть непосредственно после составления листа кассовой книги в ГП надо передать не сам лист на бумаге, а сведения из него. Представить бумажный экземпляр листа можно и позже. Но делать это нужно не реже чем раз в год <5>.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Банк России

"Вторые экземпляры листа кассовой книги по каждому обособленному подразделению подбираются в хронологической последовательности и брошюруются по мере необходимости юридическим лицом, но не реже одного раза в год".

"Наличных" операций не было: что передать в ГП

Некоторые бухгалтеры считают, что при отсутствии в течение рабочего дня кассовых операций все равно надо оформить за этот день лист кассовой книги. Для этого в лист за этот день по строке "Остаток на конец дня" в графу 4 "Приход, руб. коп." переносятся данные об остатке, имевшемся на начало дня, а в остальных строках ставятся прочерки. В этом случае ОП передает в организацию "пустые" листы. Но специалисты ЦБ разъяснили, что в такой ситуации заполнять лист кассовой книги не нужно. Получается, что и передавать в головное отделение просто нечего.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Банк России

"Поскольку ведение кассовой книги осуществляется на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, оформленных на принятые и выданные наличные деньги, лист кассовой книги не заполняется, если в течение рабочего дня кассовые операции с наличными деньгами не проводились".

Отражаем "наличные" операции ОП

Бухгалтер головной организации на основании полученных листов кассовой книги сделает проводки в бухучете (если, конечно, ОП не выделено на отдельный баланс). Но вот надо ли отражать приход денег или расходование денег из кассы ОП в кассовой книге ГП?

К сожалению, уже есть судебные решения, в которых суды приходили к выводу, что выручка должна приходоваться в кассовой книге не только ОП, но и "головы". В результате признавалось правомерным привлечение организаций к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за неоприходование в кассу денежной наличности <6>.

Однако в этой ситуации реально деньги в кассу ГП от ОП не поступали. А записи в кассовой книге появляются не просто так, а на основании приходных и расходных ордеров. Нет реального движения денег - нет ордера. А нет ордера, значит, в кассовой книге по ГП никаких записей появиться не должно. Кроме того:

- касса - это место, которое определено руководителем для совершения кассовых операций, и кассовая книга ведется для учета движения наличных денег в конкретной кассе, а не в целом по организации <7>;

- заполнение кассовой книги на основании кассового листа другой кассовой книги Положением N 373-П не предусмотрено.

Это нам подтвердили и в ЦБ.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Банк России

"Данные по операциям, совершенным в обособленном подразделении, в кассовую книгу юридического лица не включаются".

ВЫВОД

Тем организациям, которые решили, что для них целесообразно вести только кассовую книгу по организации, а кассовые книги в ОП не открывать, важно понимать следующее. Если к ним придут налоговики с проверкой и не увидят кассовую книгу по ОП, то штрафа за неоприходование выручки не избежать. Аргумент налоговиков прост: нет кассовой книги ОП - нет оприходования. И суды их, скорее всего, поддержат <8>.

* * *

Какова же цель передачи в ГП сведений об остатке наличных, хранящихся в ОП?

Конечно, это контроль за соблюдением лимита хранения наличных в целом по организации, тем более если отдельный лимит для ОП не установлен (ввиду отсутствия у него расчетного счета) <9>.

--------------------------------

<1> п. 5.6 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П)

<2> Письма ЦБ от 04.05.2012 N 29-1-1-6/3255; Минфина от 08.10.2012 N 03-02-07/1-242; ФНС от 05.06.2013 N АС-4-2/10250

<3> п. 2.5 Положения N 373-П

<4> Письмо ЦБ от 03.10.2013 N 36-3/1884

<5> п. 2.5 Положения N 373-П

<6> Постановления 2 ААС от 06.06.2012 N А29-1601/2012; 17 ААС от 01.10.2012 N 17АП-9543/2012-АК

<7> пп. 1.2, 5.1 Положения N 373-П

<8> Постановления 13 ААС от 18.04.2013 N А56-66829/2012; 4 ААС от 12.03.2013 N А78-8644/2012

<9> пп. 1.2, 1.3 Положения N 373-П

Источник: "Главная книга" N 22