17.07.2013 Что показала отчетная компания
Бухгалтер компании заполняет пенсионную отчетность и вносит в нее данные о работающем в компании инвалиде. Получилось так, что в I квартале 2013 года инвалид прошел переосвидетельствование и получил новую справку об инвалидности. В пенсионную отчетность бухгалтер внес данные сразу о двух справках. Однако контролеры такую отчетность не приняли и потребовали удалить данные об одной из справок. Они заверили, что в противном случае проверочная программа фонда выдаст ошибку. Бухгалтер с контролерами не согласен и готов вступить в спор. По итогам отчетной компании за I квартал 2013 года проведем анализ, о чем спорят бухгалтеры с контролерами из ПФР.
Денис Покшан, эксперт журнала «Бухгалтерия: просто, понятно, практично»Чем руководствоваться
1 Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» – далее Закон № 212-ФЗ.2 Постановление Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» – далее Постановление № 192п.
3 Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п – далее Инструкция № 192п.
4 Приказ Минтруда России от 28.12.2012 № 639н <Об утверждении формы РСВ-1 ПФР> – далее Приказ № 639н.
За каждый отчетный период компания обязана представлять в территориальный орган ПФР (ч. 15 ст. 15 Закона № 212-ФЗ):
• общую отчетность по страховым взносам (то есть расчет по форме РСВ-1 ПФР, утв. Приказом № 639н);
• сведения индивидуального (персонифицированного) учета на каждого работника.
Бывает, что контролеры выявляют ошибки уже на этапе приема отчетных документов. Если же отчетность представляется в электронном виде, то проверочная программа отыскивает ошибки после прочтения файлов и выдает отрицательный протокол.
Чтобы минимизировать риски возврата отчетности на доработку, рассмотрим, когда же вероятность ошибок высока.
КАК ОТРАЗИТЬ ДАННЫЕ ОБ ИНВАЛИДАХ В РСВ-1 ПФР
СИТУАЦИЯ В компании работает инвалид III группы. 25 февраля 2013 года он прошел переосвидетельствование и получил новую справку об инвалидности. В итоге у бухгалтера оказалось две справки, действующие в I квартале 2013 года.РЕШЕНИЕ Законодательство РФ прямо не разъясняет, как действовать, если в наличии оказалось сразу две справки об инвалидности. Логично предположить, что в форме РСВ-1 ПФР нужно отражать данные той справки, которая действительна на момент заполнения отчетности.
Так, например, если справка выдана 25 февраля 2013 года (продлена в течение первого отчетного периода 2013 года), то данные о справке в подразделе 3.1 раздела 3 формы РСВ-1 ПФР отразятся так:
Образец 1
Заполняя отчетность таким способом, бухгалтер не нарушит требований, предусмотренных п. 14.1 <Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР>, утв. Приказом № 639н. Для каждого работника будет использоваться только одна графа, предназначенная для справок.
Нужно признать, что если на одного работника указать в РСВ-1 ПФР данные сразу по нескольким справкам, то формальной ошибки не будет. Однако проверочная программа, установленная в отделах ПФР, может расценить это как несоответствие. Если отчетность не пройдет форматно-логический контроль, то ее, скорее всего, вернут на доработку. Споров по этому вопросу в период отчетной кампании за I квартал 2013 года было предостаточно.
КАКОЙ КОД ПОКАЗАТЬ ЗА ПЕРИОД ОТПУСКА ЗА СВОЙ СЧЕТ
СИТУАЦИЯ С 4 по 15 марта 2013 года работник был в отпуске без сохранения заработка. Бухгалтеру необходимо отразить этот период в форме СЗВ-6-4.РЕШЕНИЕ Отпуск без сохранения содержания предоставляется на основании ст. 128 ТК РФ.
В форме СЗВ-6-4, утв. Постановлением № 192п, отражаются сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже. Эта форма должна заполняться на каждого работника. Отпуск без сохранения содержания, предоставленный на основании ст. 128 ТК РФ, должен обозначаться в форме СЗВ-6-4 кодом «АДМИНИСТР». Именно такой код предусмотрен для периода отпуска в Приложении № 1 к Инструкции № 192п. Заполнение будет таким:
Образец 2
При этом имейте в виду, что вместо кода «АДМИНИСТР» можно проставить код «НЕОПЛ». Формально код «НЕОПЛ» предназначен для других форм индивидуального (персонифицированного) учета, однако его использование в форме СЗВ-6-4 ошибкой не будет. По крайней мере, отчетность за I квартал 2013 года с таким кодом проходила без проблем.
КОГДА ПРЕДСТАВЛЯТЬ НЕСКОЛЬКО ФОРМ СЗВ-6-4
СИТУАЦИЯ Компания приняла на работу иностранного гражданина, временно пребывающего на территории РФ. В отчетном периоде иностранец получил разрешение на временное проживание в РФ, тем самым категория застрахованного лица изменилась.РЕШЕНИЕ В составе персонифицированной отчетности нужно представить две формы СЗВ-6-4. Поясним, почему.
При подготовке формы СЗВ-6-4 должны использоваться следующие коды категорий застрахованных лиц (Приложение № 1 к Инструкции № 192п):
• «ВПНР» – в отношении временно пребывающих на территории РФ иностранных граждан;
• «ВЖНР» – в отношении временно проживающих на территории РФ иностранных граждан.
Сразу два кода в одной форме показать не получится, поскольку в форме всего одна графа «Код категории застрахованного лица».
Следовательно, бухгалтеру нужно подготовить две разные формы СЗВ-6-4. В одной из них будет проставлен код ВПНР, а в другой – ВЖНР.
Более того, формы СЗВ-6-4, подаваемые на различные категории застрахованных лиц, нужно сгруппировать в отдельные пачки.
Это требование Инструкции № 192п. Оно еще раз подтверждает, что при смене категории работника потребуется заполнить две формы.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВЗНОСЫ В СЗВ-6-4 НЕ ВКЛЮЧАЮТСЯ
СИТУАЦИЯ В компании есть сотрудник, который занят на вредной работе. За него бухгалтер перечисляет страховые взносы по дополнительному тарифу. Есть сомнения в том, в какой графе формы СЗВ-6-4 отразить перечисленные суммы.РЕШЕНИЕ Страховые взносы по дополнительному тарифу уплачиваются с 1 января 2013 года (ст. 58.3 Закона № 212-ФЗ). Они должны отражаться в разделе 2 РСВ-1 ПФР, утв. Приказом № 639н.
Форма СЗВ-6-4 предусматривает, что в ней нужно показать сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на страховую и накопительную части пенсии за последние три месяца отчетного периода. При этом какой-либо таблицы для отражения страховых взносов по дополнительному тарифу в этой форме нет. Поэтому эти взносы в этой форме не фигурируют.
Некоторые бухгалтеры при формировании отчетности за I квартал 2013 года пытались включить суммы дополнительных взносов в суммы страховой части. Однако итоговые значения не «бились» с РСВ-1 ПФР, и отчетность приходилось переделывать.
ИМЕЙТЕ ПРИ СЕБЕ ПЕЧАТЬ
СИТУАЦИЯ Бухгалтер представил в территориальный орган ПФР формы СЗВ-6-4.Однако проверяющие обратили внимание на то, что формы распечатаны на двух, а не на одном листах формата А4. В связи с этим, контролеры потребовали от бухгалтера проставить печати и подписи на первом листе.
РЕШЕНИЕ Форма СЗВ-6-4 предусматривает, что на ней должны быть проставлены:
• дата;
• печать;
• подпись;
• наименование должности руководителя;
• расшифровка подписи.
Все эти реквизиты должны проставляться в конце заполненной формы. Однако прошедшая отчетная кампания показала, что некоторые программы, действительно, формируют файл для печати на двух листах. В такой ситуации опасения контролеров можно понять – принимать документы без подписи и печати довольно рискованно.
Чиновники документы не возвращали, а просили бухгалтеров проставить дополнительные подписи и печати. Если печати и доверенности с собой не было, то отчетность не принимали.
К моменту сдачи отчетности за II квартал 2013 года разработчики, скорее всего, решат этот вопрос, и форма будет печататься на одном листе. Однако как показывает практика, наличие при себе печати и доверенности с правом подписи все равно не повредит.
