15.05.2013 Коллеги подсказали, как удобнее рассчитаться с сотрудником за неиспользованный отпуск

Этап № 1. Определите количество дней отпуска, за которые сотруднику положена компенсация

Вот сама формула для расчета количества дней неиспользованного отпуска:

КД = ПО : 12 мес. × ПОМ — КИД,
где КД — количество календарных дней неиспользованного отпуска;
ПО — продолжительность полного ежегодного отпуска;
ПОМ — число полных отработанных месяцев;
КИД — количество использованных дней отпуска.

С продолжительностью ежегодного отпуска все понятно. Это как минимум 28 календарных дней. Или больше, если в компании вы установили другую цифру.

Дальше идет показатель — полный календарный месяц. На самом деле необязательно он должен быть полным. За таковой принимают период, равный половине месяца или больше. А все, что меньше, учитывать в расчете не нужно. Об этом сказано в пункте 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169.

Ну а периоды работы, которые следует учитывать, и те, что брать в расчет не надо вовсе, прописаны в статье 121 ТК РФ.

Этап № 2. Рассчитайте сумму компенсации за неиспользованный отпуск

Основное правило: дни отдыха, за которые работнику полагается компенсация, оплачиваются исходя из среднего заработка. То есть алгоритм расчета такой же, как и при исчислении отпускных.

А как рассчитать средний заработок, посмотрите в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922. Так вот, все зависит от того, полностью ли сотрудник отработал год. А если он числится в компании меньше года, соответственно, берите этот период.

Предположим, сотрудник отработал все 12 месяцев. Тогда просто рассчитайте сумму компенсации по формуле:

СО = СН : 12 мес. : 29,4 дн. × КНД,
где СО — сумма отпускных;
СН — сумма начислений работнику за расчетный период;
КНД — количество неиспользованных дней отпуска.

А когда в течение года работник, к примеру, болел, был в отпуске или находился в командировке, то это время следует исключить из расчетного периода. Да и начисления за эти периоды тоже учитывать не нужно.

Сделайте вот что. Определите количество календарных дней, приходящихся на отработанное время. Затем рассчитайте отпускные по следующей формуле:

СО = СН : КД ×КНД,
где СО — сумма отпускных;
СН — сумма начислений работнику за расчетный период;
КД — количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
КНД — количество неиспользованных дней отпуска.

Когда выдать компенсацию и нужно ли платить НДФЛ и взносы 

Александр Анищенко, аудитор ООО «Аудиторская фирма АТОЛЛ-АФ»

— С суммы компенсации за неиспользованный отпуск компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ. Точно так же, как и с обычной зарплаты. Такой порядок предусмотрен пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Не забудьте и о страховых взносах. Их тоже нужно начислить. Причем это касается и взносов на травматизм. Основанием тут будут подпункт «д» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и абзац 6 подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Владлена Суханова, главный бухгалтер ООО «Атлантис»

 — Компенсацию за неиспользованный отпуск нужно выплатить в день увольнения сотрудника. Если в этот день работник не трудился, то выплатите компенсацию не позднее чем на следующий день после его обращения за расчетом. Такие правила установлены статьей 140 ТК РФ.