14.01.13 Как служебная записка поможет защитить бухгалтера компании
Главбух, осознавая груз ответственности, находится в неоднозначной ситуации. С одной стороны, неисполнение указаний руководства может привести к нарушению трудовой дисциплины. С другой стороны, есть угроза привлечения бухгалтера к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Также могут пострадать и иные лица, ответственные за ведение бухгалтерского и налогового учета. Тем более что Пленум Верховного суда РФ рекомендовал привлекать к ответственности за уклонение от уплаты налогов не только руководителей, но и главных бухгалтеров (п. 7 постановления от 28.12.06 № 64).
Несмотря на это, у бухгалтера есть возможность попытаться отвести от себя эту угрозу. Так, согласно пункту 1 статьи 6 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ЗФ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон), руководитель несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. Главбух подчиняется руководителю и несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета. А также за своевременное представление полной и достоверной отчетности (п. 2 ст. 7 Закона).
При разногласиях между руководителем и бухгалтером последний может принимать спорные документы к исполнению. Но только если директор компании дал на это письменное распоряжение. В таком случае всю ответственность за последствия осуществления операций будет нести только руководитель (п. 4 ст. 7 Закона). В новом законе о бухучете, действующем с 2013 года, есть аналогичные положения.
Таким образом, при возникновении разногласий у бухгалтера должно быть письменное распоряжение руководителя. Если же главбух не может представить такой документ, избежать ответственности будет сложно. Несмотря на то что служебная записка в данной ситуации не освободит бухгалтера от ответственности за экономические преступления (ст. 199 УК РФ), этот документ может быть расценен как смягчающее обстоятельство.
Так, в случае разногласий между руководителем и главным бухгалтером по поводу содержания штатного расписания оно может быть утверждено руководителем и без подписи главбуха. Либо по его прямому распоряжению (письмо Минфина России от 19.05.05 № 07-05-04/11). В этом случае директор несет ответственность за данное действие в полном объеме. Бухгалтер обязан письменно информировать его о существующих проблемах.
Свое мнение о разногласиях между главбухом и руководством Минфин высказывает не первый раз. Например, в пункте 14 приказа Минфина России от 29.07.98 № 34н была отмечена аналогичная норма, регулирующая действия должностных лиц при наличии разногласий.
Таким образом, действующие нормы законодательства прямо указывают на необходимость составления главбухом служебной записки при несогласии с указаниями руководителя компании. Только такой документ позволит бухгалтеру нивелировать риски привлечения его к административной (ст. 15.5, 15.6, 15.11 КоАП РФ) и материальной ответственности. По мнению Пленума Верховного суда РФ, при разрешении вопроса о привлечении к административной ответственности необходимо руководствоваться тем, что директор несет ответственность за надлежащую организацию бухгалтерского учета. А главбух – за его ведение и своевременное представление отчетности (п. 24–26 постановления от 24.10.06 № 18).
Кроме того, в зависимости от ситуации и тяжести допущенных нарушений ответственность может быть и уголовной (ст. 199, 199.1, 199.2 УК РФ). К субъектам преступления по статье 199 УК РФ относятся руководитель, главбух, а также иные лица, уполномоченные на подписание отчетной документации. Способами уклонения считаются действия в виде умышленного включения в декларацию или иные документы заведомо ложных сведений. А также бездействие, выражающееся в умышленном непредставлении декларации. Под иными документами понимаются любые документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов.
В каком виде составляется. Документ составляется в произвольной форме. Согласно правилам делопроизводства, служебная записка является формой внутренней переписки между подразделениями или должностными лицами компании. И может носить информационный, отчетный или инициативный характер. В тексте должны быть изложены деловые вопросы, просьба или предложение.
Служебная записка оформляется на бумажном носителе без реквизитов бланка, со структурой текста и стилистическими особенностями служебного письма. В текст записки может включаться обращение, вступительная фраза, заключение (приказ Минюста России от 05.06.07 № 115).
Что обязательно должно быть в документе. Служебная записка должна быть адресована напрямую руководителю и содержать дату направления. Документ подписывается главбухом. Директор же ставит на нем свою резолюцию.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части должны быть отражены факты, послужившие поводом для ее написания. А также ссылки на распоряжения руководителя компании о проведении в учете определенных операций. Во второй части нужно отразить выводы бухгалтера о налоговых последствиях совершения таких операций. И о том, что главбух не согласен с данными методами налогового планирования.
Дополнительные меры безопасности. Для избежания возможных претензий служебная записка должна содержать сведения о получении бухгалтером документов по сомнительной сделке и их реквизиты. Записка должна поступить лично руководителю либо его секретарю. На втором экземпляре необходима отметка о получении документа руководителем.
По нашему мнению, письменное распоряжение директора о проведении сомнительных операций может быть выражено как в отдельном документе, так и на самой служебной записке в виде резолюции. Например, «Главному бухгалтеру принять к исполнению в налоговом учете акты выполненных работ и счета-фактуры по договорам со следующими контрагентами…».
Фрагмент служебной записки о несогласии бухгалтера с действиями руководства
Источник: www.nalogplan.ru
