|
Чтобы без проблем учесть
расходы на празднование Нового года, нужно четко сказать
менеджеру-организатору, какие документы понадобятся бухгалтерии. Даже
если раньше ему не приходилось оформлять подобные бумаги, справиться с
задачей поможет наша инструкция.
Праздник проводится в офисе
Какие именно документы вы должны принести в бухгалтерию вашей
компании, зависит от того, как вы расплачиваетесь с продавцом — «живыми»
деньгами или по безналичному расчету.
Расплачиваемся наличными
Отдав за продукты и алкоголь наличные, обязательно попросите
выдать вам:
— кассовый чек;
— товарный чек.
Если на застолье планируется потратить крупную сумму, то
попросите секретаря (или бухгалтера) оформить на ваше имя доверенность
от компании. Получив эту бумагу, запрашивайте в магазине следующие
документы:
— кассовый чек;
— счет-фактуру;
— накладную с подробным описанием купленных продуктов, напитков и других
товаров.
После того как все необходимое куплено, составьте авансовый
отчет и вместе с перечисленной «первичкой» отнесите его в бухгалтерию.
Рассчитываемся по «безналу»
Не важно, самостоятельно вы забрали оплаченные товары или их
доставили в офис рабочие продавца — в любом случае с поставщика нужно
получить:
— накладную;
— счет-фактуру.
Банкет в ресторане
Когда праздничный вечер проводится в кафе или ресторане, в
бухгалтерию необходимо принести:
— договор на оказание услуг;
— счет на оплату;
— акт об оказании услуг (приготовлении блюд);
— накладную на купленную в ресторане готовую продукцию (спиртные
напитки, соки в пакетах, икру и т. д.);
— счет-фактуру.
Любое заведение, в которое вы обратитесь, может представить
стоимость банкета в двух видах. Первый — перечень блюд с ценами в
расчете сразу на всех посетителей. Например:
Пирог с начинкой из лосося (3 кг) — 1750 руб.
Запеченная телячья нога с соусом (4 кг) — 2000 руб.
Второй вариант — по порциям. То есть:
Жюльен с грибами (100 г) — 145 руб. (30 пор.)
Рулет из говядины (150 г) — 199 руб. (30 пор.)
Узнайте у бухгалтера, какой вариант для него
предпочтительнее. И даже если в ресторане принято представлять заказ
порционно, обычно не составляет труда договориться, чтобы счет выписали
за блюдо в целом.
Если на вечер приглашены партнеры, то нужно подготовить еще
несколько деловых документов. Эти бумаги подтвердят, что расходы на
организацию праздника относятся к представительским.
1. Программа мероприятия. В ней расписывают обычно следующее:
— Ф.И.О. гостей и наименование организации, интересы которой
они представляют;
— Ф.И.О. сотрудников вашей компании, которые идут на встречу;
— место проведения встречи;
— подробный план (в какое время начинается и заканчивается официальная
часть, подают закуски и т. д.);
— тезисы приветственной речи;
— данные о достижениях компании за год;
— награждение лучшего клиента или сотрудника;
— перечень проблем, которые необходимо решить;
— подведение итогов.
2. Смета. В ней достаточно определить, сколько примерно будет истрачено.
Но при этом нужно четко указать, на что пойдут деньги: на еду,
оформление и т. д.
3. Приглашения партнерам, клиентам, сотрудникам. Можно составить реестр
рассылки, из которого будет видно, кто именно приедет на вечер.
4. Отчет о проведенной встрече. В нем надо отразить не только сумму
фактических расходов, но и то, каких целей достигла компания,
организовав мероприятие. Выглядеть это может так: «Сторонами разработан
план совместной деятельности на предстоящий год». Или: «Компании
подтвердили взаимные обязательства на следующий год». |
