11.07.11 Как долго хранить документы
Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Этот документ утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, и его действие распространяется на организации любой формы собственности. Перечень начал действовать с 1 октября 2010 года. До этой даты необходимо было руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 года.
Помимо Перечня, сроки хранения некоторых видов документов установлены и в других нормативных актах. Так, в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ указано, что налогоплательщики (плательщики сборов) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (сборов). К названным документам, в частности, относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также иные документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, удержание и уплату налогов (сборов). В течение такого же срока, то есть четырех лет, налоговые агенты обязаны сохранять документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).
Минимальный срок хранения документов бухгалтерского учета установлен также в статье 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В ней говорится, что организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет.
Информация о сроках хранения наиболее распространенных видов документов представлена в таблице. Обратите внимание: сроки хранения, установленные в Перечне, исчисляются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года (п. 1.4 Перечня). Исключение из этого правила предусмотрено для рабочего плана счетов бухгалтерского учета и других документов учетной политики организации. Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором эти документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз (п. 2 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).
|
Вид документов |
Срок хранения |
Норма законодательства |
| Бухгалтерская отчетность | ||
| Годовая бухгалтерская отчетность* | Не менее 10 лет | Статья 351 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
| Сводная годовая (консолидированная) бухгалтерская отчетность* | Не менее 10 лет** | |
| Квартальная бухгалтерская отчетность* | Не менее 5 лет, а при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет | |
| Месячная бухгалтерская отчетность* | Не менее 1 года, а при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет | |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО) или другим стандартам | Не менее 10 лет** | Статья 358 Перечня |
| Аудиторские заключения по годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности | Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 408 Перечня |
| Аудиторские заключения по промежуточной (квартальной, месячной) бухгалтерской (финансовой) отчетности | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним | Не менее 10 лет** | Статья 353 Перечня |
| Переписка по вопросам бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности | Не менее 5 лет | Статья 359 Перечня |
| Налоговые декларации (расчеты) | ||
| Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов и сборов | Не менее 5 лет | Статья 392 Перечня |
| Налоговые карточки по учету доходов физических лиц и НДФЛ (форма 1-НДФЛ) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Статья 394 Перечня |
| Сведения о доходах физических лиц | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет | Статья 396 Перечня |
| Реестры сведений о доходах физических лиц | Не менее 75 лет | Статья 397 Перечня |
| Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по ЕСН | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет | Статья 393 Перечня |
| Реестры расчета земельного налога | Не менее 5 лет | Статья 389 Перечня |
| Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов | Не менее 5 лет | Статья 398 Перечня |
| Отчетность по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | ||
| Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — не менее 75 лет | Статья 395 Перечня |
| Документы по персонифицированному учету работников в системе обязательного пенсионного страхования (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости и др.) | Не менее 5 лет | Статья 898 Перечня |
| Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке, доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица | Не менее 75 лет | Статья 905 Перечня |
| Статистическая отчетность | ||
| Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации | Не менее 10 лет | Статья 467 Перечня |
| Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации | Не менее 10 лет | Статья 467 Перечня |
| Полугодовые и квартальные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации | Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых — не менее 10 лет | |
| Месячные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации | Не менее 1 года, а при отсутствии годовых, полугодовых и квартальных — не менее 10 лет | |
| Единовременные статистические отчеты, статистические сведения, таблицы и документы к ним по всем основным (профильным) направлениям и видам деятельности организации | Не менее 10 лет | |
| Полугодовые, годовые (сводные годовые) и с большей периодичностью статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации | Не менее 5 лет | Статья 469 Перечня |
| Квартальные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации | Не менее 3 лет | |
| Месячные и единовременные статистические отчеты, таблицы и документы к ним по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности организации | Не менее 1 года | |
| Документы о составлении сводных статистических отчетов (таблицы, расчеты, справки и др.) | Не менее 5 лет | Статья 473 Перечня |
| Внутренняя отчетность | ||
| Документы об итогах деятельности организации | Не менее 10 лет | Статья 468 Перечня |
| Оперативные статистические отчеты, сведения, сводки о выполнении планов организации, ее структурных подразделений | Не менее 1 года | Статья 474 Перечня |
| Годовые отчеты о работе структурных подразделений организации | Не менее 5 лет, а при отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации — не менее 10 лет | Статья 475 Перечня |
| Индивидуальные отчеты работников | Не менее 1 года | Статья 476 Перечня |
| Документы по лицензированию | ||
| Лицензии, их дубликаты и заверенные копии | Не менее 10 лет** | Статья 97 Перечня |
| Документы по лицензированию (заявления, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии актов проверок и др.) | Не менее 5 лет после окончания срока действия лицензии | Статья 96 Перечня |
| Документы по аккредитации и аттестации | ||
| Свидетельства о государственной аккредитации (аттестации) | Не менее 10 лет** | Статья 105 Перечня |
| Документы по аккредитации (аттестации) | Не менее 5 лет после окончания срока действия аккредитации (аттестации) | Статья 104 Перечня |
| Документы по сертификации | ||
| Сертификаты соответствия | Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата | Статья 111 Перечня |
| Документы по сертификации (декларации о соответствии, изображение знака соответствия, протоколы исследований и испытаний, экспертные заключения, доказательные материалы и др.) | Не менее 3 лет после окончания срока действия сертификата | Статья 110 Перечня |
| Договоры добровольного подтверждения соответствия | Не менее 10 лет после окончания срока действия договора | Статья 114 Перечня |
| Документы учетной политики и регистры учета | ||
|
Документы учетной политики: — рабочий план счетов; — формы первичных учетных документов и др. |
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз | Статья 360 Перечня и пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
|
Регистры бухгалтерского учета: — главная книга; — журналы-ордера; — мемориальные ордера; — журналы операций по счетам; — оборотные и накопительные ведомости; — разработочные таблицы; — реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др. |
Не менее 5 лет при условии проведения проверки или ревизии (например, налоговой проверки за соответствующие периоды) | Статья 361 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
| Книги, журналы и карточки учета поступления валюты | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 459 Перечня |
| Книги, журналы и карточки учета ценных бумаг | Не менее 10 лет** | |
| Книги, журналы, карточки учета и регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества (в том числе акций) | Не менее 10 лет** | |
| Книги, журналы и карточки учета договоров, контрактов, соглашений с юридическими лицами | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения) | |
| Книги, журналы и карточки учета основных средств (зданий, сооружений) | Не менее 5 лет после ликвидации основного средства (при условии проведения проверки или ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета иного имущества и обязательств | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
|
Книги, журналы и карточки учета договоров и
актов о приеме-передаче имущества |
Не менее 10 лет** | |
| Книги, журналы и карточки учета по расчетам с юридическими лицами | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета погашенных векселей на уплату налогов | Не менее 5 лет после погашения налога (при условии проведения проверки или ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета хозяйственного имущества (материальных ценностей) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета реализации товаров (работ, услуг), облагаемых и не облагаемых НДС | Не менее 5 лет с даты последней записи (при условии проведения проверки или ревизии) | Статья 459 Перечня |
| Вспомогательные и контрольные книги, журналы и карточки учета (транспортные, грузовые, весовые и др.) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета расчетов с подотчетными лицами | Не менее 5 лет | |
| Книги, журналы и карточки учета исполнительных листов | Не менее 5 лет | |
| Книги, журналы и карточки учета сумм доходов работников и сумм НДФЛ | Не менее 5 лет | |
| Книги, журналы и карточки учета депонированной заработной платы | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета доверенностей | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Книги, журналы и карточки учета покупок и продаж | Не менее 4 лет | |
| Первичные учетные документы | ||
|
Первичные учетные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной
операции и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей, в том числе: — кассовые документы и книги; — банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, извещения банков и переводные требования; — акты о приеме, сдаче, списании имущества и товарно-материальных ценностей; — квитанции, накладные, авансовые отчеты, переписка и др. |
Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 362 Перечня и пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ |
| Документы об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции (накладные, наряды, требования, распоряжения и др.) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 762 Перечня |
| Документы об учете движения материалов (сырья), продукции, оборудования на складах и базах организации (карточки учета, требования, наряды, лимитно-заборные карты, кладовые и амбарные книги и др.) |
Не менее 5 лет после списания товарно-материальных ценностей (при условии проведения проверки или ревизии) |
Статья 765 Перечня |
| Книги учета и списания тары | Не менее 1 года | Статья 769 Перечня |
| Путевые листы | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные или опасные условия труда, — не менее 75 лет | Статья 842 Перечня и пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 |
| Документы о недостачах, растратах и хищениях (справки, акты, обязательства, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 410 Перечня |
| Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене (акты, распоряжения, заявления и др.) | Не менее 5 лет | Статья 387 Перечня |
| Документы, необходимые для исчисления налогов (сборов) | ||
| Счета-фактуры | Не менее 4 лет | Статья 368 Перечня |
| Книги покупок, книги продаж | Не менее полных 5 лет с даты последней записи | Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 |
| Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль | Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 4 статьи 283 НК РФ |
| Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога, уплачиваемого при применении УСН | Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ |
| Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН | Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 и пункт 5 статьи 346.6 НК РФ |
| Документы по расчету налоговой базы за налоговый период по различным налогам (списки объектов налогообложения, перечни льгот, пояснения, расчеты и др.) | Не менее 5 лет | Статья 400 Перечня |
| Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | Не менее 10 лет | Статья 401 Перечня |
| Документы об уплате налогов (сборов) | ||
| Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, сведения о задолженностях по ним (расчеты, сводки, справки, таблицы, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 382 Перечня |
| Документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты (или отказе в отсрочке) по налогам, акцизным и другим сборам (расчеты, заявления, решения, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 384 Перечня |
| Документы об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг (акты сверок, справки и др.) | Не менее 5 лет | Статья 385 Перечня |
| Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями | Не менее 5 лет после погашения налогов | Статья 386 Перечня |
| Документы о проведении проверок (ревизий) и их результатах | ||
| Документы о проведении в организации проверок и ревизий (за исключением проверок, указанных в статье 402 Перечня) | Не менее 10 лет, а по внутренним проверкам — не менее 5 лет | Статьи 173 и 174 Перечня |
| Переписка о выполнении решений, предписаний, актов, заключений проверок (ревизий) | Не менее 5 лет | Статья 178 Перечня |
| Документы о проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности организации, включая налоговые проверки и проверки (ревизии) кассы (протоколы, акты, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 402 Перечня |
| Договоры (контракты, соглашения) и документы к ним | ||
| Договоры банковского счета | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 337 Перечня |
| Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства | Не менее 5 лет после полного исполнения обязательств (списания задолженностей по обязательству или иным основаниям) | Статья 340 Перечня |
| Заявки на получение кредитов | Не менее 1 года после погашения кредита | Статья 343 Перечня |
| Договоры подряда с юридическими лицами | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 440 Перечня |
| Договоры поручения, проката, найма, мены | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статьи 441, 444, 445 и 446 Перечня |
| Договоры об оказании аудиторских услуг | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 407 Перечня |
| Договоры об оказании юридических услуг | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 191 Перечня |
| Договоры об информационном обслуживании | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 533 Перечня |
| Договоры о размещении и выпуске рекламы | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 544 Перечня |
| Договоры возмездного оказания услуг работникам (услуг по обучению, консультационных, информационных и других услуг) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 443 Перечня |
| Договоры страхования имущественной и гражданской ответственности | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 447 Перечня |
| Документы по страховой деятельности (заявления, заключения страховщика, переписка и др.) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 448 Перечня |
| Договоры по лизингу имущества организации | Не менее 10 лет** | Статья 449 Перечня |
| Документы по лизингу имущества организации (списки объектов имущества, акты, расчеты, переписка и др.) | Не менее 10 лет | Статья 450 Перечня |
| Договоры по залогу имущества организации | Не менее 10 лет после окончания срока действия договора | Статья 451 Перечня |
| Документы по залогу имущества организации (расчеты стоимости имущества, акты, переписка и др.) | Не менее 10 лет после окончания срока действия договора | Статья 452 Перечня |
| Договоры хранения (складского хранения) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 764 Перечня |
| Договоры ренты | Не менее 10 лет** | Статья 442 Перечня |
| Договоры с архивными учреждениями и иными организациями о депозитарном хранении документов, о приеме-передаче документов на постоянное хранение | Не менее 10 лет | Статья 254 Перечня |
| Договоры доверительного управления имуществом | Не менее 10 лет** | Статья 123 Перечня |
| Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений и другого имущества и документы к ним | Не менее 10 лет** | Статья 797 Перечня |
| Договоры купли-продажи (дарения) жилых помещений работникам организации | Не менее 10 лет** | Статья 940 Перечня |
| Иные виды договоров (контрактов, соглашений) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора (контракта, соглашения) | Статья 436 Перечня |
| Паспорта сделок | Не менее 10 лет** | Статья 453 Перечня |
| Протоколы разногласий по договорам (контрактам, соглашениям) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 437 Перечня |
| Документы о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 456 Перечня |
| Акты приема-передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в аренду (пользование, распоряжение) от юридических и физических лиц | Не менее 10 лет** | Статья 801 Перечня |
| Паспорта зданий и сооружений | Не менее 5 лет после ликвидации здания или сооружения | Статья 802 Перечня |
| Паспорта оборудования | Не менее 5 лет после списания оборудования | Статья 803 Перечня |
| Паспорта транспортных средств | До списания транспортного средства | Статья 836 Перечня |
| Иные документы к договорам, контрактам, соглашениям (расчеты, заключения, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет после окончания срока действия договора | Статья 455 Перечня |
| Документы по текущей хозяйственной деятельности | ||
| Приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности организации и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 10 лет**, а документы, присланные для сведения, — не менее 1 года | Статья 19 Перечня |
| Приказы и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам и документы к ним (справки, сводки, информация, доклады, сведения и др.) | Не менее 5 лет | |
| Документы о выполнении приказов и распоряжений (справки, доклады, отчеты, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 21 Перечня |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов | Не менее 5 лет после замены новым | Статья 380 Перечня |
| Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 412 Перечня |
| Бизнес-планы и документы к ним (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) | Не менее 10 лет | Статья 271 Перечня |
| Гарантийные письма | Не менее 5 лет после окончания срока гарантии | Статья 377 Перечня |
| Документы о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями (акты, сведения, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет после проведения взаиморасчета | Статья 366 Перечня |
| Документы о валютных операциях (заявления, поручения, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 371 Перечня |
| Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты, обязательства, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 379 Перечня |
| Документы о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда (заявки, справки, расчеты и др.) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 435 Перечня |
| Документы об определении суммы амортизации основных средств (акты, расчеты, ведомости, заключения, протоколы и др.) | Не менее 10 лет** | Статья 429 Перечня |
| Документы по продаже движимого имущества (заявки, акты оценки, переписка и др.) | Не менее 10 лет после продажи | Статья 430 Перечня |
|
Переписка по основным (профильным) направлениям
деятельности организации: — с вышестоящей организацией; — подведомственными (дочерними) организациями; — другими организациями |
Не менее 5 лет | Статьи 33, 34 и 35 Перечня |
| Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг связи и других административно‑хозяйственных расходах, предоставлении мест в гостиницах и др. | Не менее 1 года | Статья 367 Перечня |
| Переписка о приеме на баланс, сдаче, списании материальных ценностей (движимого имущества) | Не менее 5 лет | Статья 434 Перечня |
| Переписка о сроках и размере арендной платы | Не менее 5 лет | Статья 370 Перечня |
| Переписка о выдаче и возврате ссуд | Не менее 5 лет после погашения ссуды | Статья 378 Перечня |
| Переписка о наложенных на организацию взысканиях и штрафах | Не менее 5 лет | Статья 409 Перечня |
| Заказы на бланки документов учета и отчетности (например, на изготовление бланков строгой отчетности) | Не менее 1 года | Статья 463 Перечня |
| Документы по инвентаризации и переоценке имущества | ||
| Документы об инвентаризации товарно-материальных ценностей и движимого имущества (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 427 Перечня |
| Документы об инвентаризации иных активов и обязательств (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости и др.) | Не менее 10 лет при условии проведения проверки (ревизии)** | |
| Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Не менее 10 лет** | Статья 428 Перечня |
| Документы о переоценке основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения и др.) | Не менее 10 лет** | Статья 429 Перечня |
| Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ) | ||
| Документация, связанная с приобретением ККТ, ее регистрацией, вводом в эксплуатацию, технической поддержкой, эксплуатацией и выводом из эксплуатации | Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ | Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями (утверждено постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470) |
| Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации | Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ | |
| Документы по кадрам и оплате труда | ||
| Штатное расписание организации и изменения к нему | Не менее 10 лет** | Статья 71 Перечня |
| Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | Не менее 75 лет | Статья 74 Перечня |
| Правила внутреннего (служебного) распорядка организации | Не менее 1 года после замены новыми | Статья 773 Перечня |
| Положение об оплате труда и премировании работников | Не менее 10 лет | Статья 411 Перечня |
| Нормы выработки и расценок | Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми | Статья 589 Перечня |
| Должностные инструкции работников | Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет | Статья 77 Перечня |
| Коллективные договоры | Не менее 10 лет** | Статья 576 Перечня |
| Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) | Не менее 75 лет | Статья 656 Перечня |
| Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников | Не менее 75 лет | Статья 657 Перечня |
| Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) | Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Статья 456 Перечня |
| Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами | Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица | Статья 457 Перечня |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | Не менее 5 лет | Статья 458 Перечня |
| Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | Статья 19 Перечня |
| Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
| Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) | Не менее 5 лет | |
|
Иные виды приказов и распоряжений по личному
составу и документы к ним (справки, сводки,
информация и др.), в том числе: — о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении; — аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.); — изменении фамилии; — поощрении и награждении; — оплате труда, премировании и различных выплатах; — всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; — отпусках по уходу за ребенком; — отпусках без сохранения заработной платы; — длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; — командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах; |
Не менее 75 лет | |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | Статья 586 Перечня |
| Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю | Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | Статья 583 Перечня |
| Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда | Не менее 75 лет | Статья 636 Перечня |
| Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) | Не менее 5 лет | Статья 600 Перечня |
| Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет | Статья 412 Перечня |
| Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | |
| Переписка о выплате заработной платы | Не менее 5 лет | Статья 414 Перечня |
| Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи | Не менее 5 лет | Статья 415 Перечня |
| Листки нетрудоспособности | Не менее 5 лет | Статья 896 Перечня |
| Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 417 Перечня |
| Личные карточки работников (в том числе временных работников) | Не менее 75 лет | Статья 658 Перечня |
| Лицевые карточки (лицевые счета) работников | Не менее 75 лет | Статья 413 Перечня |
| Исполнительные листы работников (исполнительные документы) | Не менее 5 лет | Статья 416 Перечня |
| Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) | До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет | Статья 664 Перечня |
| Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 75 лет | Статья 695 Перечня |
| Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | Не менее 5 лет | |
| Графики предоставления отпусков | Не менее 1 года | Статья 693 Перечня |
| Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников | Не менее 5 лет | Статья 563 Перечня |
| Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) | Не менее 3 лет | Статья 663 Перечня |
| Документы по служебным командировкам | ||
| Командировочные удостоверения | Не менее 5 лет после возвращения из командировки, а для работников, командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, — не менее 75 лет | Статья 668 Перечня |
| Служебные задания на командировки, отчеты о командировках и другие документы о командировании работников | Не менее 5 лет, а по долгосрочным зарубежным командировкам — не менее 10 лет | Статья 669 Перечня |
| Документы по охране труда | ||
| Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда | Не менее 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | Статья 602 Перечня |
| Журналы, книги учета профилактических работ и инструктажа по технике безопасности | Не менее 10 лет | Статья 626 Перечня |
| Журналы проведения аттестации по технике безопасности | Не менее 5 лет | |
| Журналы проведения инструктажа по пожарной безопасности | Не менее 3 лет | Статья 870 Перечня |
| Акты и предписания по технике безопасности и документы об их выполнении (справки, докладные записки, отчеты и др.) | Не менее 5 лет | Статья 603 Перечня |
| Документы, подтверждающие наличие тяжелых, вредных или опасных условий труда (акты, заключения, справки и др.) | Не менее 75 лет | Статья 617 Перечня |
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда | Не менее 75 лет | Статья 613 Перечня |
| Табели и наряды работников тяжелых, вредных или опасных профессий | Не менее 75 лет | Статья 615 Перечня |
| Документы об обеспечении работников специальной одеждой, обувью и специальным питанием (акты, заключения и др.) | Не менее 3 лет, а при отсутствии других документов о тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет | Статья 637 Перечня |
| Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды, обуви и специального питания | Не менее 1 года | Статья 639 Перечня |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев и учета аварий | Не менее 10 лет** | Статья 630 Перечня |
| Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) | Не менее 75 лет | Статья 632 Перечня |
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | Не менее 75 лет | Статья 622 Перечня |
| Иные документы | ||
| Таможенные декларации (экземпляр участника внешнеэкономической деятельности) | Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) | Статья 757 Перечня |
|
Документы о благотворительной деятельности (акты приема-передачи вещей, обязательства, отчеты и др.) |
Не менее 10 лет | Статья 921 Перечня |
| Документы по финансовым вопросам благотворительной деятельности (счета, справки, переписка и др.) | Не менее 5 лет | Статья 369 Перечня |
|
* Под бухгалтерской отчетностью в Перечне
понимаются бухгалтерские балансы, отчеты о
прибылях и убытках, отчеты о целевом
использовании полученных средств, приложения к
указанным документам и др. (ст. 351 Перечня). ** В случае ликвидации (в том числе в результате банкротства) организации, документы которой не поступают на хранение в государственные или муниципальные архивы, указанные архивы могут принять у нее документы, сроки временного хранения которых еще не истекли. Для этого ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий) организации должна заключить соответствующий договор с государственным или муниципальным архивом, которому будут передаваться документы (п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). |
||
Источник "Российский Налоговый Курьер"
