10.07.2013 Как начислить отпускные по правилам 2013 года – от расчетного периода до итоговой суммы

Как определить расчетный период

Чтобы рассчитать отпускные, вам, прежде всего, нужно определить расчетный период. Обычно он составляет 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (ст. 139 ТК РФ). То есть, если ваш работник планирует отдыхать в августе 2013 года, средний заработок для расчета отпускных нужно определить за период с 1 августа 2012 года по 31 июля 2013 года.

Впрочем, вы вправе установить свой особый расчетный период. Часть шестая статьи 139 ТК РФ позволяет предусмотреть и иные периоды для расчета отпускных, если это не ухудшает положение работников.

Однако в подобной ситуации всякий раз отпускные придется рассчитывать дважды (за 12 месяцев и за установленный вами расчетный период) и сопоставлять результаты. Дело в том, что отпускные просто не могут быть меньше суммы, рассчитанной исходя из годового заработка.

А как определить расчетный период, если сотрудник еще не отработал в компании 12 месяцев? Тогда возьмите фактическое время работы. Допустим, сотрудник работает на предприятии с 9 января 2013 года. По договоренности с руководством с 1 июля 2013 года он идет в отпуск. В этом случае расчетным периодом будет период с даты начала работы по месяц, предшествующий месяцу начала отпуска. То есть для расчета отпускных вам нужно взять заработок сотрудника за период с 9 января по 30 июня 2013 года включительно. При этом, несмотря на то, что за январь работник получит полный оклад (поскольку 1–8 января выходные дни), считать этот месяц полностью отработанным нельзя.

Вот еще одна нестандартная ситуация. Сотрудник в течение последних 12 месяцев фактически не работал, и ему не начисляли зарплату. Тут надо брать в расчет предшествующий период, равный 12 месяцам.

ПРИМЕР 1

Как определить расчетный период, если заработка в течение 12 месяцев у сотрудника не было вовсе
Сотрудница компании с 14 июня 2010 года находилась сначала в отпуске по беременности и родам, а затем – по уходу за ребенком. В июле 2013 года она, не выходя на работу, написала заявление на отпуск. Стандартный расчетный период – 12 месяцев перед отпуском – выпадает на декрет, когда заработка не было. Поэтому следует взять период с 1 июня 2009 года по 31 мая 2010 года, когда были начисления.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– А чему будет равен расчетный период, если сотрудник устроился на работу и взял отпуск в одном и том же месяце?
– Тогда расчетным периодом будет фактически отработанное в этом месяце время. Предположим, сотрудник пришел в организацию 5 июля 2013 года и попросил отпуск уже с 22 июля. Администрация его согласовала. Тогда расчетный период начнется 5 июля и закончится 21 июля.

Какие суммы учитывать в расчете

Теперь посмотрим, какие выплаты нужно включать в «отпускной» заработок. В расчет берите те, которые предусмотрены системой оплаты труда и перечислены в пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 . Перечень наиболее распространенных из них я привела в таблице (см. табл. ниже. – Примеч. ред.). При этом учитывайте только те выплаты, которые начислили работнику именно в вашей компании. Требовать от него справки о доходах с прежних мест работы не нужно.

Какиен выплаты учитывать при расчете отпускных, а какие нет

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Сотрудникам начислили премию к 23 февраля, а сотрудницам – к 8 Марта. Эти выплаты упомянуты в Положении о премировании. Нужно ли их учитывать при расчете отпускных?
– Нет, не нужно. Ведь эти выплаты никак не связаны с производственной деятельностью. И тут не важно, что они предусмотрены Положением о премировании. К слову, то же самое касается и материальной помощи к отпуску.

Идем дальше. За то время, которое вошло в расчетный период, работнику подняли зарплату? Если да, то, возможно, вам придется проиндексировать выплаты, начисленные до повышения. Общее правило тут такое: учитывать рост окладов нужно только при повышении зарплаты в целом по организации, филиалу либо структурному подразделению. Так сказано в пункте 16 Положения № 922.

Всего есть три случая, когда может произойти повышение окладов:
– в пределах расчетного периода;
– после расчетного периода до первого дня отпуска;
– во время отпуска.

Причем корректировать (кроме собственно заработной платы) нужно только те выплаты, которые зависят от оклада. Иными словами, если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не надо. А вот если она установлена в процентах к окладу, тогда она также подлежит корректировке. Причем процент должен быть фиксированным.

Скажу несколько слов об учете премий. Тут тоже есть свои особенности. Учитывайте только те премии, которые начислены в рамках расчетного периода.

Исключение – годовые премии. Их включайте в расчет независимо от того, в какой момент они начислены – в течение расчетного периода или нет. Главное, чтобы компания выплачивала их за предшествующий календарный год.

То есть, если работник идет в отпуск в 2013 году, вы вправе учесть только годовую премию за 2012 год. При этом если работник пошел в отпуск раньше, чем вы начислили ему годовую премию за предыдущий год, обязательно пересчитайте сумму. И доплатите сотруднику разницу. Такое правило прописано в пункте 15 Положения № 922.

Что касается других премий, то тут действует следующее правило. Суммарный период, за который начислены такие вознаграждения, не должен превышать продолжительность расчетного периода. Так, во внимание можно принять только четыре квартальные премии.

ПРИМЕР 2

Как определить, какие премии взять в расчет и в какой сумме
Работнику ООО «Смена» Соловьеву В. С. предоставляется отпуск продолжительностью 14 календарных дней начиная с 5 августа 2013 года. Расчетный период – с 1 августа 2012 года по 31 июля 2013 года – отработан Соловьевым полностью.
Всего ему начислено четыре квартальные премии:
– в октябре 2012 года в cумме 10 000 руб. – за III квартал 2012 года;
– в январе 2013 года в размере 8000 руб. – за IV квартал 2012 года;
– в апреле 2013 года в cумме 12 000 руб. – за I квартал 2013 года;
– в июле 2013 года в размере 11 000 руб. – за II квартал 2013 года.
В этом случае при расчете отпускных все премии нужно учесть в той сумме, в которой они начислены. И не важно, что премия за III квартал 2012 года начислена за период, который частично не попал в расчетный.

Как посчитать количество календарных дней, приходящихся на отработанное время

Если расчетный период отработан полностью, возьмите для расчета 352,8 дн. (12 мес. × 29,4 дн.). Здесь 29,4 дн. – среднемесячное число календарных дней без учета праздников. Эта цифра в свое время была посчитана так:

(365 дн. – 12 дн.) : 12 мес. = 29,4 дн.

На практике далеко не всегда бывает так, что все 12 месяцев расчетного периода ваш сотрудник находился на своем рабочем месте. Так вот, из расчетного исключаются любые периоды, когда за работником сохранялся средний заработок. А также периоды, когда сотрудник находился в неоплачиваемых отпусках.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Нужно ли исключить из расчетного периода время прогула?
– Нет, не нужно. С одной стороны, конечно, при расчете среднего заработка нужно учитывать только отработанное время. Но с другой – время, когда сотрудник не приходил на работу по собственному желанию, не входит в число исключаемых периодов. К ним можно отнести дни, в которые работника освободили от работы по законодательству или распоряжению руководителя организации (п. 5 Положения № 922). Поэтому исключать время прогула из расчетного периода не следует.

Если расчетный период отработан не полностью, нужно посчитать дни в каждом месяце, затем сложить их. В полностью отработанных месяцах это 29,4. В не полностью отработанных действуйте по формуле:

кол-во календарных дней, приходящихся на отработанное время × 29,4 : кол-во календарных дней в данном месяце.

Как рассчитать итоговую сумму отпускных

Вот вы определили количество календарных дней. Теперь рассчитайте отпускные по следующей формуле:

О = ЗП : К × Д,
где О – сумма отпускных;
ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;
К – количество учитываемых дней;
Д – количество календарных дней отпуска.

Сведения об исключаемых периодах

ПРИМЕР 3

Как рассчитать отпускные сотруднику, если в компании повышали зарплату, а расчетный период отработан не полностью
Работник ООО «Престиж» Рыбин А. С. с 8 июля 2013 года идет в ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период стандартный – с 1 июля 2012 года по 30 июня 2013 года.
Оклад Рыбина на 1 июля 2012 года был равен 20 000 руб., а с 1 января 2013 года вырос до 28 000 руб., то есть в 1,4 раза. При этом заработная плата была увеличена всем сотрудникам компании.
Сведения об исключаемых периодах приведу в таблице (см. выше. – Примеч. ред.).
Итак, в расчетном периоде сотруднику в рамках общего повышения окладов по предприятию с 1 января 2013 года увеличили оклад в 1,4 раза. Поэтому проиндексируем все выплаты, начисленные сотруднику до 1 января. Итоговая сумма за расчетный период (разумеется, за вычетом больничных и отпускных) составит:
(20 000 руб. × 4 мес. + 1818,18 руб. + 13 043,48 руб.) × 1,4 + 28 000 руб. × 5 мес. + 22 909,09 руб. = 295 715,41 руб.
Рыбин отработал полностью девять месяцев. Время болезни и отпусков надо исключить. То есть количество дней, которое следует взять в расчет, будет равно:
9 мес. × 29,4 дн. + 29,4 дн. : 30 дн. × 24 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 3 дн. + 29,4 дн. : 31 дн. × 21 дн. = 310,88 дн.
Окончательную сумму отпускных бухгалтер компании рассчитал так:
295 715,41 руб. : 310,88 дн. × 28 дн. = 26 634,17 руб.

Конспект подготовил Сергей Шилкин