07.10.09 Заполнение суммы в «расходнике» на компьютере штрафом не грозит

ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ

Заполнение «Сумма прописью» не от руки – нарушение, но штрафа нет
Погрешностью может воспользоваться недобросовестный получатель

По правилам заполнения расходно-кассового ордера (форма № КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88) сумму должен заполнить получатель денег – работник или представитель контрагента – от руки. Графа так и называется «Сумма прописью». Однако некоторые компьютерные программы автоматически проставляют в графу расходно-кассового ордера получаемую сумму. Иногда это делают и сами кассиры, потому что получатели денег в этой графе часто ошибаются или пишут неразборчиво.

Может автоматическое заполнение «расходников» принести компании неприятности? Формально, впечатывая сумму, компания нарушает правила ведения кассовых операций. Пункт 15 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 № 40) прямо устанавливает, что этот раздел документа получатель заполняет только собственноручно. Однако законодательство никаких штрафов за такое нарушение не предусматривает ни для организации, ни для должностных лиц, ответственных за кассовые документы. С этой точки зрения нормой можно, конечно, пренебречь. Правда, при проверке налоговой инспекции или при банковской проверке ревизоры могут отметить это нарушение в акте.

Еще один риск в том, что погрешностью попытаются воспользоваться чем-либо недовольные получатели денег – обиженные работники или недобросовестные контрагенты. Допустим, работник или представитель контрагента заявит, что не получал денег – мол, на расходно-кассовых ордерах отсутствует их расписка, предусмотренная правилами. Подобные споры редкость, хотя одно такое разбирательство даже дошло до окружного суда. Но Федеральный арбитражный суд Поволжского округа поддержал компанию. В постановлении суда сказано: Порядок ведения кассовых операций не содержит указаний на то, что ордера, заполненные с нарушением, являются недействительными и не подлежат учету (постановление от 18.04.08 № А12-11339/07-С12).

Конечно, трудно себе представить ситуацию, что суд может принять решение не в пользу компании. Все-таки подпись получателя денег в «расходнике» есть. Но чтобы подстраховаться наверняка, стоит попросить получателя денег вписать сумму даже в том случае, если она автоматически проставлена бухгалтерской программой.

Артем Щербаков, эксперт «УНП»