07.02.07 Тонкости учета затрат на допотпуска

К. Хетагуров, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Зачастую Трудовой кодекс позволяет фирмам предоставлять сотрудникам дополнительные льготы, в то время как Налоговый умалчивает о возможности учесть связанные с ними расходы при исчислении налога на прибыль. Столкнулись нормы налогового и трудового законодательства и в отношении оплаты дополнительного отпуска. В своем недавнем письме представители Минфина попытались прояснить ситуацию.

Отпускные сверх нормы

Возможно, в некоторых организациях такое словосочетание, как «дополнительный отпуск», вызовет удивление. Еще куда ни шло «отпуск без содержания», а вот «дополнительный» лишь наводит на вопрос: что это такое и кому он положен?

На самом деле допотпуск не такое уж редкое явление и может иметь место практически на каждом предприятии. В соответствии с Трудовым кодексом на него могут претендовать следующие категории сотрудников:

– занятые на работах с вредными или опасными условиями труда (на горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, которые связаны с неблагоприятным воздействием вредных физических, химических, биологических и других факторов);

– имеющие особый характер работы;

– работающие на Крайнем Севере;

– трудящиеся ненормированное рабочее время.

В отношении первой категории граждан правительство должно установить условие предоставления им допотпуска, как того требует статья 117 Трудового кодекса. Однако на данный момент такого документа еще до сих пор нет, поэтому работодателям необходимо руководствоваться теми нормами, которые упомянуты в письме Минтруда от 30 июня 1992 года № 1358-ВК. В их числе:

– постановление Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 г. № 298/П-22;

– постановление Совмина и ВЦСПС от 2 июля 1990 г. № 647.

Аналогичным образом регулируется и порядок предоставления дополнительного отпуска сотрудникам, имеющим особый характер работы. Как и в первом случае, в настоящее время правительством не принят соответствующий документ. Своего рода «палочкой-выручалочкой» служат ряд приказов министерств и ведомств: приказ Росгидромета от 30 декабря 2003 г. № 272; приказ Госкомрыболовства от 8 августа 2003 г. № 271; приложение к приказу Минобороны от 16 мая 2003 г. № 170 и т. п.

Третьей категории трудящихся, можно сказать, повезло: допотпуск для «северных» работников установлен Трудовым кодексом и составляет 24 календарных дня в дополнение к основному. Тем же, кто работает в районах, приравненных к Крайнему Северу, положено 16 календарных дней в дополнение к «общему» отпуску.

И последнее. Число «бонусных» дней отпуска, на которые могут рассчитывать сотрудники, работающие сверх нормы, устанавливается коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. «Сверхурочникам» гарантированы три дня дополнительного отпуска, право на которые закреплено в статье 119 Трудового кодекса. Кроме того, на «нестандартный» отдых могут рассчитывать некоторые сотрудники медицинских учреждений (ст. 350 ТК), а также работники, получившие лучевое облучение (Законы от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ и от 15 мая 1991 г. № 1244-1).

Стоит отметить, что руководство компаний может проявить инициативу и поощрять дополнительными оплачиваемыми отпусками сотрудников с большим стажем работы в данной фирме. Для этого необходимо прописать порядок предоставления такого отпуска в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Налоговый учет допотпуска

Время отпуска фирма оплачивает своим сотрудникам исходя из среднего заработка. Налоговый кодекс относит такие затраты на оплату труда, которая уменьшает прибыль (п. 7 ст. 255 НК). Однако пункт 24 статьи 270 Кодекса имеет небольшую оговорку: расходы на дополнительные отпуска, предоставленные по коллективному договору, не учитываются при расчете налога на прибыль. Иными словами, если, например, сотруднику за работу на «вредном» производстве положено дополнительно семь дней отпуска, а фирма предоставила ему десять дней, средний заработок за три лишних дня она должна будет выплатить за свой счет.

Другая ситуация: дополнительный отпуск за выслугу лет не предусмотрен законодательством, однако компания предоставляет его. В таком случае она также не сможет учесть затраты при расчете налога на прибыль. Такая позиция подтверждена и судебной практикой (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 8 ноября 2005 г. № Ф09-4994/05-С7). Но есть и хорошие новости: с суммы неучтенных отпускных не нужно будет платить соцналог и пенсионные взносы (п. 3 ст. 236 НК).

Если следовать логике всего вышесказанного, то получается, что и суммы отпускных сверхурочникам уменьшают налогооблагаемую прибыль только в пределах трех дней, установленных статьей 119 Трудового кодекса. Однако, по счастливому стечению обстоятельств, это не совсем так. В данном случае фирма имеет возможность полностью включить свои затраты в расходы, уменьшающие прибыль. Правда, для этого нужно уделить особое внимание их документальному оформлению (письмо Минфина от 20 декабря 2006 г. № 03-03-04/1/846).

Первым делом необходимо определить перечень должностей, по которым установлен ненормированный рабочий день. В этих целях можно использовать коллективный договор или утвердить список таких должностей в локальном нормативном акте. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Далее, фирма должна определить продолжительность допотпуска. Напомним, что он не может быть меньше трех дней, причем конкретное количество «лишних» дней также необходимо прописать в коллективном договоре или же в правилах внутреннего трудового распорядка. И последним условием является отражение всех необходимых положений по данному вопросу в трудовом договоре с сотрудником, которого принимают на должность, предполагающую ненормированный рабочий день.

Пример 1

В коллективном договоре, который ЗАО «Табель» заключило с сотрудниками, утвержден перечень должностей, предполагающих ненормированный рабочий день. В него включена должность главного бухгалтера. Коллективным договором предусмотрено предоставление 8 дополнительных календарных дней к ежегодному оплачиваемому отпуску сотрудникам, у которых рабочий день не нормирован. В трудовом договоре с главным бухгалтером К.П. Рябининой также указано, что ей установлен ненормированный рабочий день и положен дополнительный отпуск.

С 15 января 2007 года Рябинина уходит в основной ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней и берет положенный ей дополнительный отпуск. То есть общая продолжительность отпуска составит 22 календарных дня.

Расчетным будет период с 1 января по 31 декабря 2006 года. Оклад Рябининой – 30 000 руб. В марте и июле 2006 года сотрудница брала отпуск. За шесть рабочих дней в марте ей было начислено 9 475,68 руб., а за десять рабочих дней в июле – 14 285,71 руб. Остальные месяцы расчетного периода были отработаны полностью. Средний дневной заработок Рябининой составляет:

(30 000 руб. х 10 мес. + 9 475,68 руб. + 14 285,71 руб.) : (29,4 х 10 мес. + 6 дн. х 1,4 + 10 дн. х 1,4) = 1 023,27 руб.

Главному бухгалтеру будут начислены отпускные в сумме 22 511,94 руб. (1 023,27 руб. х 22 дн.). В том числе за дополнительные дни отпуска – 7 162,89 руб. (1 023,27 руб. х 7 дн.).

При расчете налога на прибыль бухгалтер «Табеля» сможет учесть отпускные в полном объеме, включая расходы на оплату семи дней дополнительного отпуска.

Источник: "Главбух"