Как мы выяснили, специалисты фондов стали запрашивать у страхователей, опоздавших с годовой отчетностью, письменные пояснения, почему это произошло. С одной стороны, компания вправе такие пояснения не представлять – штрафа за отказ нет. Но с другой – ей самой выгодно дать пояснения фонду, ведь это реальный шанс существенно снизить штраф за несвоевременную сдачу. В ПФР нам подтвердили, что руководитель управления имеет право выносить решение о сумме штрафа с учетом обстоятельств, исключающих или смягчающих вину компании (п. 4 ч. 6 ст. 39 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).
Пояснения можно представить в виде письма (см. образец). Начать его надо с того, за какой период отчетность сдана не вовремя и сколько дней составила просрочка.
Затем привести подробные причины, которые помешали вовремя сдать расчет: сбой в работе программы, поломка компьютера, перегрузки в работе портала ФСС РФ или представление расчета в день, когда был особенно загружен сервер ПФР, и др. В интересах компании подтвердить все причины документально. Например, письмом спецоператора о сбоях при приеме расчета, актом о поломке компьютера. Перечень обстоятельств, исключающих и смягчающих вину компании в нарушении, открыт. И фонд самостоятельно решает, какие обстоятельства учитывать при вынесении решения о штрафе, а какие нет (п. 4 ч. 1 ст. 43, п. 4 ч. 1 ст. 44 закона № 212-ФЗ). Так что чем больше уважительных причин будет в письме, тем больше шансов, что штраф снизят или отменят.
Также стоит просить фонд учесть, что взносы за год компания заплатила вовремя и полностью, а срок нарушила впервые и незначительно. К письму можно приложить копии платежек и индивидуальных карточек.
Отметим, что представить подобные пояснения компания вправе и по собственной инициативе, не дожидаясь запроса от фонда (п. 5 ч. 1 ст. 28 закона № 212-ФЗ). И даже если в фонде такие пояснения не примут во внимание, в суде они станут дополнительным аргументом в пользу компании. Учитывая смягчающие обстоятельства, судьи иногда снижают штрафы за просроченную отчетность в разы, например с 14 до 1 тыс. рублей (постановление Второго арбитражного апелляционного суда от 20.12.10 № А29-7119/2010).
Общество с ограниченной ответственностью
«Компания»
ОГРН 1045012461022 ИНН 7701025478 КПП
770101001
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
Руководителю управления № 4
Государственного учреждения –
Главного управления ПФР № 8 по Москве
и Московской области
Исх. № 91 от 18.04.11
ПОЯСНЕНИЯ
о
причинах несвоевременного представления
расчета РСВ-1 за 2010 год
Сообщаем, что ООО «Компания» представила расчет РСВ-1 за 2010 год с опозданием на один день (16 февраля 2011 года) в связи со сбоем в работе спецоператора связи ООО «Коннект», который произошел в последний день сдачи отчетности 15 февраля 2011 года. ООО «Компания» своевременно и в полном объеме перечисляет страховые взносы на обязательное пенсионное и обязательное медицинское страхование, нарушила срок представления расчета РСВ-1 впервые и незначительно.
При вынесении решения о привлечении к ответственности на основании статей 43 и 44 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ просим учесть названные обстоятельства как смягчающие и исключающие вину компании в совершении правонарушения.
Приложения:
1. Копия письма ООО «Коннект» о сбое в работе программы от 11.04.11 № АС-104/11 на 1 листе в 1 экз.
2. Копии платежных поручений за январь–декабрь 2010 года на 12 листах в 1 экз.
Генеральный директор Астахов (И. И. Астахов)
Главный бухгалтер Куркова (В. И. Куркова)
М.П.
Наталья Матвеева,
эксперт
«УНП»
