05.10.09 КОМАНДИРОВКА: ТАК НЕ ХОЧЕТСЯ ВОЗВРАЩАТЬСЯ...

Представим такую ситуацию: работник хочет задержаться в месте командировки по собственной инициативе. Должен ли бухгалтер принимать к оплате билет, если сотрудник вернулся на несколько дней позже, чем закончилась рабочая часть поездки? Как правильно оформить однодневную командировку? На часто возникающие вопросы отвечают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Юлия Аносова и Владимир Пименов.

Согласно приказу командировка закончилась в пятницу, но сотрудник представил билет, датированный воскресеньем (задержался по личным обстоятельствам). Можно ли принять такой билет к оплате?

В случае несовпадения даты окончания командировки и даты отправления транспортного средства в проездном документе решение об оплате проезда, по нашему мнению, может быть принято руководителем бюджетного учреждения.

Однако следует принимать во внимание, что данный вопрос действующими нормативными документами не урегулирован и является спорным, поэтому существует вероятность разногласий с налоговыми органами и органами финансового контроля.

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, в частности, на проезд (ст. 167 и 168 ТК РФ).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Согласно пункту 4 Положения днем приезда из командировки считается дата прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы. Документом, подтверждающим срок пребывания работника в командировке, является командировочное удостоверение (п. 7 Положения).

Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дате приезда в место командирования и дате выезда из него.

Данные пункты Положения порождают спорные ситуации в случае несоответствия даты выбытия согласно командировочному удостоверению и даты отправления транспортного средства, указанной в проездном документе. Так, в ряде писем Минфина России изложена позиция, согласно которой расходы на проезд в таком случае квалифицируются не как командировочные, а как расходы по возвращению с отдыха, и при их компенсации облагаются НДФЛ (см., например, письма Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74, от 26.03.2009 № 03-03-06/1/191 и от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246). Используя эти разъяснения, следует иметь в виду, что они не являются нормативными правовыми актами, а разъяснения по вопросам, связанным с применением Положения, уполномочен давать Минздравсоцразвития России.

Вместе с тем в ряде постановлений судов установлена экономическая обоснованность данных расходов, поскольку действующее законодательство не предусматривает обязательное совпадение рассматриваемых дат в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 и от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2). Суды также учитывали, что затраты на проезд были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в командировке.

Таким образом, полагаем, что можно принять к оплате данный проездной документ (в случае, если срок командировки не продлевался) при соблюдении следующих условий:

— достижение сотрудником цели командировки, указанной в служебном задании;

— наличие соответствующих отметок в командировочном удостоверении, документальное подтверждение расходов на проезд;

— согласование задержки выезда работника из места командировки с руководителем учреждения;

— совпадение даты фактического выбытия работника из места командировки к месту постоянной работы с датой, на которую приобретен проездной билет.

Расходы на проезд к месту постоянной работы в этом случае, по нашему мнению, можно считать целевыми, относящимися к данной командировке. Соответственно суммы возмещения расходов работника на проезд освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц на основании абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ и учитываются в расходах для целей налогообложения прибыли организаций, указанных в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (в случае осуществления учреждением расходов за счет приносящей доход деятельности).

В случае продления срока командировки приказом по учреждению оплата проезда сотруднику производится в общеустановленном порядке.

Работник выехал в командировку 15 июня 2009 года в 9.00 и вечером того же дня в 22.00 возвратился обратно. Какой период заносить в командировочное удостоверение — с 15 по 15 июня 2009 года или с 15 по 16 июня 2009 года?

Если сотрудник находился в командировке один день (с 0.00 до 24.00 текущих суток), в соответствующих графах командировочного удостоверения проставляется одна и та же дата.

Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (п. 3 Положения).

Период нахождения в командировке включает в себя фактическое время пребывания в месте командировки и время нахождения в пути (п. 9 Положения). Согласно п. 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0.00 и позднее — последующие сутки.

Минимальный срок служебной командировки законодательством не ограничен, поэтому такая поездка может длиться и один день.

В соответствии с пунктом 6 Положения цель командировки определяется руководителем и указывается в служебном задании. В графах 5 и 6 унифицированной формы № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» указываются даты начала и окончания командировки, а в графах 7 и 8 — в календарных днях общий срок командировки и срок командировки, не считая времени нахождения в пути. При однодневной командировке в графах 5 и 6 формы № Т-10а проставляется одна и та же дата, а графах 7 и 8 — 1.