Бывает, что сотрудники не всегда получают зарплату в положенный день: кто-то может забыть прийти за деньгами, кто-то заболеть. Невыданную через кассу зарплату необходимо депонировать. О том, как без проблем это сделать, рассказал главный бухгалтер Артем Шмаков.
У нас в компании часть сотрудников получает заработную плату через кассу, часть – на зарплатные банковские карты. С картами проще: перечислил деньги, а сотрудники уже сами решают, когда их снимать. А вот для тех сотрудников, которые получают деньги в кассе, иногда приходится депонировать зарплату. Чтобы не запутаться, можно следовать несложному механизму.
ЭТАП 1. Документы .
Работа с депонированными суммами зависит от того, из каких средств компания планировала выплатить зарплату – из полученных в банке или из выручки. Сначала про ситуацию, когда деньги для выдачи зарплаты компания получала в банке.
Хранить наличные деньги в кассе можно не больше трех рабочих дней. Причем включая день получения денег в банке. Такое требование выдвигает пункт 9 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Он утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. Когда этот срок заканчивается, суммы на выдачу зарплаты надо депонировать.
Для начала бухгалтеру надо закрыть ведомость о заработной плате – расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В графе 23 «Подпись» этой формы напротив фамилий нужных сотрудников ставится отметка «Депонировано». На платежной ведомости нужно прописать, сколько денег фактически выплачено, а сколько депонировано. Эту надпись надо заверить подписью ответственного за выдачу зарплаты бухгалтера. Сумму депонированных и выплаченных денег надо не забыть сверить с общим итогом по платежной ведомости.
Депонирование надо зафиксировать в аналитическом учете. Унифицированной формы реестра нет. Можно использовать реестр по форме № РТ-11. Ее было рекомендовано использовать еще в письме Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59. А можно воспользоваться каким-то собственноручно придуманным реестром. Например, отдельной книгой для учета депонированной зарплаты. Важно, чтобы в реестре была следующая информация: полное имя сотрудника, его табельный номер, депонированная сумма. Можно добавить дату, когда она была депонирована. Хранить реестры депонированных сумм в компании надо пять лет. Причем считается этот срок с 1 января года, который идет за началом ее составления.
Далее суммы, не выданные в нужный день и депонированные, надо свести в один расходный кассовый ордер и сдать в банк.
Теперь про ситуацию, когда деньги для зарплаты компания планировала выдать из выручки. Документы готовятся те же. Но если депонированные суммы не превышают лимита кассового остатка, их в банк сдавать необязательно. Если сумма для выдачи зарплаты больше лимита кассового остатка, то надо их сдать в банк.
ЭТАП 2. Бухучет, налоги и страховые взносы .
В бухгалтерском учете надо сделать следующие проводки:
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам»
– депонирована зарплата, не полученная сотрудником.
При сдаче денег в банк делается проводка:
ДЕБЕТ 51 «Расчетный счет» КРЕДИТ 50 «Касса»
– внесена на расчетный счет депонированная зарплата.
Включать в состав расходов депонированную зарплату при использовании метода начисления надо в том месяце, когда она начислена. Это следует из пунктов 1 и 4 статьи 272 Налогового кодекса РФ. При применении кассового метода компания имеет право списать депонированные суммы только тогда, когда выдаст их сотруднику. Это требование из подпункта 1 пункта 3 статьи 273 НК РФ.
С НДФЛ ситуация следующая. Если компания получает деньги для выдачи зарплаты наличными в банке, то к этому времени НДФЛ уже должен быть перечислен. Если же компания выдает зарплату из выручки, НДФЛ нужно перечислить не позднее дня, который следует за днем фактического получения сотрудником денег. Такие выводы можно сделать из пункта 6 статьи 226 НК РФ.
Со страховыми взносами по депонированной зарплате все, в общем, как и с обычной. Во внебюджетные фонды надо перечислить страховые взносы не позднее 15-го числа месяца, который следует за месяцем начисления зарплаты. Для депонированных сумм исключения в законодательстве не сделано.
ЭТАП 3. Списание депонированных сумм в доходы .
На то, чтобы получить свою депонированную зарплату, у сотрудника есть три года с момента ее начисления. Если эти три года истекли, компания обязана списать суммы депонированной зарплаты себе в прочие доходы. Для этого готовятся акт инвентаризации, бухгалтерская справка и приказ руководителя компании.
Еще советы.
Нужно ли заявление сотрудника и что разрешают суды
Анна КУЗНЕЦОВА, главный бухгалтер ООО «СМК “Стройтех”»:
– У меня ремарка по поводу списания в доходы депонированных сумм по истечении срока исковой давности. Даже если компания не подготовила акт инвентаризации, бухгалтерскую справку и приказ руководителя, она все равно обязана списать суммы в доходы. Это подчеркнул Высший арбитражный суд в постановлении от 15 июля 2008 г. № 3596/08.
Кстати, некоторые компании уверены, что для выдачи депонированных сумм нужно заявление сотрудника. Это не так.
Если в компании по каким-то причинам нет денег для выплаты зарплаты, то в таких ситуациях суммы не депонируются. Это уже считается задолженностью компании по заработной плате перед своим сотрудником. За задолженность по зарплате ужесточилась уголовная ответственность по статье 145.1 УК РФ. Если есть частичный долг по зарплате в течение более чем трех месяцев, на руководителя компании могут наложить штраф до 120 тыс. руб. или назначить лишение свободы на срок до 1 года. Если полная задолженность длилась больше двух месяцев, срок лишения свободы – до трех лет, штраф – от 100 тыс. до 500 тыс. руб.
Марина ЕМЕЛЬЯНЦЕВА, лектор, юрист юридической компании «Налоговик»:
– Хотела бы сделать уточнение по поводу ситуации, когда компания выплачивает зарплату из выручки. По Порядку ведения кассовых операций суммы сверх лимита кассового остатка действительно должны сдаваться в банк. Но есть суды, которые признавали, что деньги для выдачи зарплаты можно хранить и сверх лимита. К примеру, такой вывод есть в постановлении ФАС Уральского округа от 27 июня 2005 г. № Ф09-1883/05-С6. Но это допустимо только в сроки, отведенные для выдачи заработной платы.
