04.04.07 Памятка о доплистах книги покупок и продаж

Т. Макарова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Любая ошибка в счете-фактуре приводит к необходимости оформлять дополнительный листок к книге покупок и продаж. Если этого правильно не сделать, то неминуемо возникнут проблемы с НДС. Поскольку в порядок начисления и уплаты этого налога, в частности, при проведении внешнеторговых и бартерных сделок, в нынешнем году были внесены существенные изменения, то допущенные компаниями неточности стали, практически, нормой жизни. Именно поэтому сейчас просто необходимо еще раз проштудировать правила внесения исправлений в документы.

Книги покупок и продаж предназначены для регистрации «входящих» и «исходящих» счетов-фактур. Форма и порядок заполнения обоих книг установлены постановлением правительства от 2 декабря 2000 года № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (далее – Правила). Напомним, что почти год назад эти правила были подкорректированы и теперь действуют в редакции постановления правительства от 11 мая 2006 г. № 283.

Забота о покупателе

В книгах покупок регистрируются счета-фактуры по мере того как у фирмы возникает право на налоговый вычет, естественно, на сумму вычета (п. 8 Правил, п. 2 ст. 171 НК, п. 1 ст. 172 НК). Если так получилось, что какие-то счета-фактуры не были своевременно зафиксированы в книге, то их необходимо зарегистрировать в том периоде, когда они были фактически получены. Такое мнение высказали представители налогового ведомства в письме от 6 сентября 2006 г. № ММ-6-03/896. Причем сделать это можно только с помощью дополнительного листа книги покупок.

Итак, прежде всего в начальных реквизитах доплиста следует указать налоговый период, в котором был зарегистрирован счет с ошибками. Затем последовательно:

– в строку «Итого» дополнительного листа записать итоговые данные из книги покупок за период, в котором была отражена информация о счете до внесения в него исправлений;

– в строки дополнительного листа книги покупок вносят записи по счетам, подлежащие аннулированию;

– из суммы по строке «Итого» вычитают показатели подлежащих аннулированию записей по счетам. Полученную цифру записывают в строку «Всего» дополнительного листа;

– данные из строки «Всего» используют для составления уточненной декларации.

После того как корректировка данных книги покупок будет произведена, нужно сдать уточненную декларацию по НДС за период, когда был получен неучтенный счет-фактура.

Стоит отметить, что в некоторых случаях и вовсе нет необходимости фиксировать счета-фактуры в книге покупок. Так, не найдут своего места в книге документы, полученные при безвозмездной передаче имущества (выполнении работ); полученные брокером при операциях по купле-продаже иностранной валюты и ценных бумаг. Кроме того, не регистрируются документы, выданные комитентом комиссионеру по товарам, переданным для реализации и счета-фактуры по денежным средствам, перечисленным продавцу в виде оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (п. 9, 11, 13, 14 Правил).

Причиной корректировки книги покупок может стать и расторжение договора, по которому контрагент уже произвел частичную оплату. В этом случае в книгу покупок записывают счета-фактуры на оплаченную сумму. НДС же, исчисленный с этой оплаты, организация вправе принять к вычету – при условии, если со дня расторжения договора прошло не более года (п. 4 ст. 172 НК).

Если же ошибка выявлена в счете-фактуре, по которому уже был получен вычет, то тут алгоритм действий будет несколько иной. Все в том же письме от 6 сентября 2006 года № ММ-6-03/896 компаниям предлагается попросить поставщика исправить неверный документ. После чего следует аннулировать в книге покупок все данные по неверному счету с помощью дополнительных листов. Затем надо сдать уточненную декларацию по НДС за тот налоговый период, когда налог был принят к вычету по неверному счету. Когда продавец выдаст исправленный счет, зарегистрировать его в книге покупок в том периоде, которым датируется корректировка.

Продавцу на заметку

При реализации товара фирмы обязаны регистрировать счета-фактуры в книге продаж во всех случаях, когда возникает необходимость по исчислению НДС (п. 16 Правил). Причем в настоящее время начислить налог надо по первой из дат: отгрузки; получения полной или частичной оплаты. Кроме того, исходящий счет-фактура регистрируется при получении средств, увеличивающих налоговую базу; при выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления; при передаче товаров для собственных нужд; при исполнении обязанностей налоговых агентов. Также книгу продаж нужно заполнять при осуществлении операций, не подлежащих налогообложению, отмечают эксперты журнала «Московский бухгалтер».

Счета-фактуры, выставленные покупателям, регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том периоде, в котором возникает налоговое обязательство (п. 17 Правил).

Что касается исправлений в книге, то это необходимо делать, когда надо восстановить НДС, например. Статья 170 Налогового кодекса предусматривает следующие случаи, возврата налога, ранее уже принятого к вычету. Это, во-первых, передача имущества в уставный капитал другой организации. Во-вторых, когда ценности переходят правопреемнику при реорганизации предприятия. В-третьих, когда фирма меняет режим налогообложения – с общего на УСН или ЕНВД, и имущество, приобретенное при прежнем режиме, продолжает использоваться.

В такой ситуации в книге продаж нужно регистрировать тот счет, на основании которого НДС ранее был принят к вычету. Если восстановить требуется не весь НДС, а только часть суммы, то «счета-фактуры, на основании которых суммы налога были приняты к вычету, подлежат регистрации в книге продаж на сумму налога, подлежащую восстановлению» (п. 16 Правил).

Заметим, что изменения в книгу продаж вносят в том же отчетном периоде, в котором первоначально был зарегистрирован счет-фактура, а не в момент обнаружения ошибки. В соответствии с Приложением № 5 Правил при исправлении ошибок бухгалтер должен поступить следующим образом:

– взять итоговые данные из книги продаж за налоговый период, в котором зарегистрирован счет-фактура до внесения в него исправлений. Записать их в строку «Итого»;

– в дополнительный лист книги продаж нужно внести информацию по счету-фактуре до внесения в него исправления, подлежащего аннулированию;

– в следующую строку дополнительного листа записать исправленный счет-фактуру;

– в строке «Всего» дополнительного листа за период, когда был записан неисправленный счет, подводят итоги (данные строки «Итого» минус сумма аннулируемого счета плюс сумма счета с исправлениями);

– показатели строки «Всего» потребуются для уточненной декларации по НДС.

Источник: www.buhnews.ru