03.12.12 Командировка сотрудника: ищем бухгалтерскую ошибку и освежаем в памяти правила расчета

Работника направили в загранкомандировку. К месту выполнения служебного задания сотрудник вылетел авиарейсом. А вернулся обратно на поезде. Бухгалтер возместил ему командировочные расходы. Но допустил при этом две ошибки.

Задачка!

Сотрудника ООО «Алмаз» направили в Минск для переговоров с контрагентами. Работник вылетел самолетом 3 декабря 2012 года в 23 ч 25 мин. А обратно добрался на поезде. Выехал он из Минска 6 декабря вечером, пересек границу после полуночи уже 7 декабря. И в этот же день вернулся домой. В бухгалтерию сотрудник принес командировочное удостоверение с отметками соответственно 4 и 6 декабря 2012 года.

В положении о командировках ООО «Алмаз» установлен размер суточных, равный 700 руб. для поездок по России. А для загранкомандировок — 3000 руб.

Как действовал бухгалтер

Суточные бухгалтер рассчитал так. Он определил количество дней командировки. Отсчет бухгалтер начал с 4 декабря, когда сотрудник фактически оказался на территории другого государства. В итоге у него вышло 4 дня. А общая сумма суточных составила 12 000 руб. (3000 руб. × 4 дн.).

Где бухгалтер ошибся?

Вычисляя размер суточных, бухгалтер ошибся дважды. Постарайтесь найти недочеты, которые помешали ему прийти к верной сумме выплат.

Разбор ошибок Ошибка первая: первым днем командировки нужно было считать дату вылета самолета

Начало служебной поездки — это день, когда отправляется транспортное средство от места постоянной работы командированного. Так сказано в пункте 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Получается, что в число дней командировки бухгалтер должен был включить еще один день — 3 декабря. А общая длительность служебной поездки тогда составит пять дней, а не четыре.

Ошибка вторая: день пересечения границы надо определить по отметке в командировочном

Для загранкомандировки удостоверение оформлять не надо. Но это не касается некоторых стран СНГ, среди которых и Белоруссия. Днем пересечения границы этой страны с Россией считается дата, указанная в командировочном удостоверении. А в паспорте отметок о въезде-выезде не ставят (п. 19 Положения).

В нашем примере 7 декабря сотрудник фактически въехал на территорию РФ. Однако в удостоверении указана дата — 6 декабря. И за этот день, как и за следующий, сотруднику надо выдать по 700 руб. Суточные в том же размере надо выплатить и за первый день командировки. Тогда общая их сумма составит 8100 руб. (3000 руб. × 2 дн. + 700 руб. × 3 дн.).

В итоге бухгалтер переплатил сотруднику 3900 руб. (12 000 – 8100). Кроме того, это привело к неверному расчету НДФЛ.

Еще три частые ошибки, допускаемые при расчетах с командированными сотрудниками

1. При однодневных загранкомандировках не выплачивают суточные вообще. Да, за командировку на один день в пределах России суточные выплачивать не нужно. Другое дело, если речь идет о поездке за рубеж. В этом случае работнику надо выдать суточные в размере 50 процентов от суммы, установленной для загранкомандировок (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

2. Выдав рублевый аванс для загранпоездки, расходы пересчитывают по курсу на ту же дату. Курс обмена рублей на иностранную валюту надо определять на фактическую дату такой операции. А ее подтверждает справка из банка (письмо Минфина России от 31 марта 2011 г. № 03-03-06/1/193).

3. Забывают, что суточные в день пересечения границы надо определять по стране въезда. Если сотрудник едет из России в другое государство, суточные за этот день надо выплатить как для загранкомандировки. А вот в день возвращения работнику нужно выдать сумму, установленную для поездок по России (п. 18 Положения).