03.10.07 Распространенные ошибки работы с подотчетниками

Д. Александрова, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Доверяя тому или иному сотруднику деньги компании, бухгалтер должен четко представлять,  какие документы и с какой целью при этом оформляются. Ведь если упустить из виду пусть даже маленькую деталь, неприятные последствия посыплются как из рога изобилия.

«Подотчетные» правила

Прежде чем доверить работнику деньги компании, необходимо составить с ним соответствующий договор о полной материальной ответственности. Когда все формальности будут соблюдены, даются четкие инструкции, на что и сколько следует потратить, а затем выдаются подотчетные средства. Делается это на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. После того как работник выполнит доверенную ему миссию, он должен в первую очередь отчитаться перед бухгалтерией –  передать ей документы на  получение и оплату приобретенных материальных ценностей. Также необходимо приложить отчет об использовании полученных денежных средств, отразив в нем возврат остатка неиспользованных по назначению «наличных» или перерасход денежных средств. И тут стоит быть предельно внимательным, ведь наибольшее количество ошибок в отношениях с подотчетными лицами, как правило, происходит именно при оформлении документов. Рассмотрим самые распространенные из них.

Избегаем ошибок

Основным документом, который регламентирует взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы. В нем должен быть прописан перечень лиц, которые имеют право получать «наличку». Эксперты журнала «Московский бухгалтер» отмечают, что многие директора грешат тем, что не прописывают четкие размеры и сроки выдачи денежных средств на руки доверенным лицам. Отсутствие названных  требований усложнит работу бухгалтерам организации: налоговики посчитают, что срок выдачи наличных не установлен. Следовательно, в таком случае расчеты с сотрудниками необходимо производить в течение одного рабочего дня (письмо ФНС от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704). Стоит ли говорить, что на практике выполнить это  условие довольно проблематично.

Не стоит забывать и об оформлении авансового отчета (унифицированная форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55). Представить его сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались наличные (Порядок ведения кассовых операций, утв. решением Совета директоров Центробанка от 22 сентября 1993 г. № 40). На это обратили внимание и представители УФНС по г. Москве в своем письме от 18 января 2007 г. №  18-11/3/03895@. В дальнейшем отчет будет использован для списания денег, выданных на административно-хозяйственные нужды. Сей документ заполняется бухгалтером и «подотчетником». К нему необходимо приложить кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам. В принципе составление авансового отчета редко вызывает проблемы, а вот подтверждающая расходы «первичка» порой доставляет немало хлопот. Ведь если «доказательства» составлены неправильно или же вовсе отсутствуют, то фирме придется взыскать сомнительные расходы с сотрудника, поскольку списать не подтвержденные документально расходы компании нельзя. Однако уменьшать зарплату «должника» без его ведома запрещено. Мало того, в своем письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0 Роструд указал, что в подобных ситуациях необходимо получить согласие работника, причем в письменной форме.

Обратите внимание, что при отсутствии отчета сотрудника об израсходованных ранее суммах повторная выдача ему денежных средств считается недопустимой операцией. Обязательное наличие отчета перед получением очередной порции «налички» продиктовано содержанием пункта 11 Порядка ведения кассовых операций. В нем же наложен запрет и на передачу выданных под отчет денежных средств одного лица другому. Вместе с тем российским законодательством не предусмотрено наложение штрафных санкций за нарушение данного порядка.

«Подотчетные» покупки у ИП

Не так давно вышло письмо Минфина, содержащее разъяснения для фирм, которые приобретают товары у индивидуального предпринимателя через подотчетное лицо (от 7 мая 2007 г. № 03-04-06-01/139). В нем сказано, что «отоварившаяся» компания не является в данном случае налоговым агентом по НДФЛ. Ведь согласно пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса сведения о доходах, выплаченных ИП за приобретенную у них продукцию, в ИФНС не представляются. Однако при этом коммерсант обязан представить организации-клиенту документы, которые подтверждают его государственную регистрацию в качестве предпринимателя. Представители финансового ведомства пояснили, что такими документами могут быть чеки, причем как товарные, так и «созданные» контрольно-кассовой машиной. Подтвердить статус бизнесмена способны и другие бумаги. Единственное условие – они должны быть оформлены в установленном порядке и содержать информацию об ОГРН и ИНН предпринимателя.

«Наличные» тонкости

Для работы с «подотчетниками» используются, как правило, наличные. Поэтому не стоит забывать об особенностях взаимоотношений фирмы со своим банком и о кассовой дисциплине.

Компания должна придерживаться определенной последовательности при выдаче денег сотруднику на те или иные цели. Сначала нужно сдать наличную выручку в банк, и только после этого снять с расчетного счета необходимую сумму и оприходовать ее в кассу. Если фирма захочет обойти эту процедуру и тратить поступившие от покупателей средства на свои нужды, то она обязана получить специальное разрешение обслуживающего банка. Отметим, что такой документ выдают только тем фирмам, у которых есть постоянная денежная выручка.

Источник: www.buhnews.ru