02.07.12 Переход на электронные счета-фактуры: пять простых шагов

Электронный обмен счетами-фактурами заработал в полную силу. С 23 мая 2012 года начал официально действовать приказ ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138, которым утверждены форматы для счетов-фактур, журнала их учета, книги покупок и книги продаж. То есть теперь виртуальный счет-фактура является полноценным документом наравне с его бумажным вариантом. Это значит, что на основании такого интернет-счета можно смело ставить НДС к вычету. А дублировать документ на бумаге не придется.

Если вам приходится часто обмениваться с контрагентами счетами-фактурами, не исключено, что вы вместе с руководством решите на практике воспользоваться возможностью передавать такие документы по Интернету. Ведь так вы сэкономите время.

Мы вам подскажем, как стать участником электронного обмена счетами-фактурами.

Шаг №1. Договоритесь со своими контрагентами об обмене счетами-фактурами в электронном виде

Обмениваться счетами-фактурами в электронном виде компании могут по взаимному согласию. Ну и естественно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ и в пункте 1.4 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.

Однако нигде не говорится, в какой именно форме контрагент должен выразить то самое согласие. Разъяснения на этот счет чиновники из Минфина России дали в письме от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26. По их мнению, стороны могут просто обменяться документами, из которых следует, что оба согласны перейти на электронный документооборот.

Или, к примеру, вы можете включить условие об обмене электронными счетами-фактурами в основной договор с контрагентом. Правда, если с ним у вашей компании подписано несколько контрактов, тогда удобнее все-таки оформить отдельное соглашение. Образец такого документа мы разместили ниже.

Вообще правила позволяют обмениваться документами сразу через нескольких операторов. Но пока полноценной связи между спецоператорами не установлено. Так что на данный момент вы сможете взаимодействовать по телекоммуникационным каналам связи только с теми компаниями, которые обслуживаются тем же оператором, что и ваша.

Шаг №2. Получите сертификат ключа электронно-цифровой подписи, если такового у вас еще нет

Без чего не обходится ни один счет-фактура — это подпись. А в электронном варианте такого документа она заменяется электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Если ваша компания отчитывается в налоговую инспекцию в электронном виде, то сертификат ключа подписи у вас уже есть. Новый приобретать не нужно. Эту же цифровую подпись вы можете использовать и для виртуальных счетов-фактур.

Если же с электронным документооборотом вы сталкиваетесь впервые, то вам необходимо приобрести сертификат ключа для ЭЦП. Это можно сделать в любом удостоверяющем центре — полный перечень таковых вы найдете на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru).

Сертификат выдается руководителю или другому уполномоченному сотруднику, например главному бухгалтеру. Но во втором случае право подписи должно быть предусмотрено в соответствующем приказе или в доверенности. Копию таких документов вместе с паспортом (или другим удостоверением личности) от вас попросят в спеццентре.

Для внутреннего учета оформленных цифровых подписей советуем утвердить список сотрудников, за которыми они закреплены.

Шаг №3. Подайте оператору связи заявление об участии в электронном документообороте

Итак, с контрагентами вы договорились. Сертификат ключа для электронно-цифровой подписи у вас на руках. Теперь вам необходимо выбрать оператора. Будьте внимательны: компания, которую вы выберете, должна входить в сеть доверенных операторов электронного документооборота (приказ ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@). Их список вывешен на сайте www.nalog.ru. Каждой из них налоговая служба присвоила уникальный идентификатор, который является обязательным реквизитом направляемого в электронном виде документа.

Чтобы подключиться к системе обмена счетами-фактурами по ТКС, напишите заявление спецоператору связи. В нем обычно требуется указать наименование организации, ИНН, адрес, телефон, реквизиты сертификата ключа подписи. А также сведения о владельце электронной подписи и инспекцию, в которой ваша компания числится. У оператора вы наверняка сможете получить бланк заявления.

Затем останется заключить с оператором связи лицензионный договор. Это достаточно сделать только головной организации. А в договоре уже прописать все подразделения, которые тоже будут зарегистрированы в системе электронного обмена.

В итоге спецоператор выдаст вам идентификатор участника. И предоставит реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения.

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Дополнять учетную политику новыми положениями посреди года можете без опаски. Ведь так можно делать, если меняется законодательство. Да и к тому же на показателях бухгалтерского и налогового учета новый способ обмена документами никак не скажется.

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

Источник: "Главбух"