04.02.08 Кто виноват: шеф или главбух?

Утрата документов — ситуация не из приятных. Ведь в этом случае фирме придется восстанавливать потерянные бумаги, собирать необходимые справки, объясняться с налоговой. Кого штрафовать за случившееся: руководителя компании или главного бухгалтера? О том, что для каждого из должностных лиц служит оправданием, читайте в статье.

Утрата документов в компании может произойти по различным причинам. Например, в результате чрезвычайных обстоятельств, не зависящих от воли должностных лиц: хищения, пожара, стихийного бедствия. Между тем, утрата документов возможна и в результате небрежного обращения с ними. Например, при транспортировке во время переезда, нарушении условий хранения и пр.

Причины утраты документов важны, поскольку именно они принимаются во внимание при решении вопроса о привлечении к ответственности виновного лица.

Ищем виновных...

Утрата документов повлечет ответственность только в том случае, если она произошла по вине должностных лиц организации. Зачастую вина на должностных лиц возлагается в связи с нарушением порядка и сроков хранения документов.

Напомним, что порядок и сроки хранения документов установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ). В Законе № 129-ФЗ говорится о том, что фирмы обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона № 129-ФЗ).

внимание

Главный бухгалтер может быть привлечен к ответственности за нарушение порядка и сроков хранения документов только тогда, когда обязанность по соблюдению порядка и сроков хранения возложена на него трудовым договором или организационно-распорядительными документами.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов установлена статьей 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях и применяется к должностным лицам организации. Под должностным лицом подразумевается как руководитель, так и главный бухгалтер. Мерой ответственности в этом случае является штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.

Однако, какое именно должностное лицо может быть наказано за нарушение порядка и срока хранения документов: руководитель или главный бухгалтер? Таким должностным лицом является руководитель организации, за исключением случаев, когда он не виновен в совершении нарушения. Но этот факт еще нужно доказать...

Каждый сам за себя?

По смыслу пункта 1 статьи 2.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях ответственность может наступить только в отношении виновного лица. При этом виновным будет считаться то лицо, на которое возложена обязанность соблюдения правил и норм, за нарушение которых установлена ответственность.

Распределение обязанностей руководителя и главного бухгалтера в соответствии с нормами Закона № 129-ФЗ показано на схеме ниже (см. схему ниже).

Схема. Ответственность должностных лиц в соответствии с Законом № 129-ФЗ

Поскольку в силу Закона № 129-ФЗ именно руководитель несет ответственность за организацию и хранение документов, то в случае их утраты меры ответственности должны применяться именно к нему.

Этот подход согласуется и с мнением Верховного Суда Российской Федерации. Так, в пункте 24 постановления Пленума от 24 октября 2006 г. № 18 говорится о том, что, решая вопрос о привлечении должностных лиц к ответственности по статье 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, следует руководствоваться приведенными выше положениями Закона № 129-ФЗ о распределении обязанностей руководителя и бухгалтера.

В ситуации, когда должностными лицами организации действительно нарушены требования Закона № 129-ФЗ, избежать привлечения к ответственности довольно трудно, но возможно.

Все будет зависеть от обстоятельств конкретного дела и от того, кем именно, сотрудником или непосредственно руководителем или главным бухгалтером, утеряны документы.

Оправдание — в защите

Как указано выше, важное место в привлечении к ответственности играет вина. Следовательно, для исключения ответственности надо опровергнуть вину директора (главного бухгалтера).

это важно

Обязанность доказать факт наличия вины в правонарушении возложена на организацию, которая осуществляет привлечение к ответственности, в данном случае — на налоговый орган.

Так, в силу требований статьи 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете» обязанность хранения первичных учетных документов возложена на организацию. Руководитель же фирмы несет ответственность не за сохранность документов, а лишь за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета. Поэтому, по общему правилу, ответственность для него возникает лишь при наличии вины.

Например, директор как руководящее лицо объективно не может принимать непосредственное участие в документообороте. Непосредственную работу с документами ведут отдельные сотрудники. Поэтому в ситуации, когда они утрачены работником, директор может быть освобожден от ответственности. Для этого ему нужно предоставить доказательства исполнения им обязанностей по организации сохранности документов. Тем самым директор может подтвердить, что его вины в утере документов нет.

Обоснованность такого подхода подтверждается постановлением Верховного Суда № 77-ад06-2 от 9 июня 2005 г., аналогичную позицию выразило УФНС по г. Москве в письме от 15 марта 2006 г. № 09-24/20243. При этом в качестве доказательства своей невиновности директором могут быть представлены:

• должностная инструкция или распоряжение, которыми отдельному работнику было поручено отвечать за сохранность документов;
• доказательства обеспечения работника необходимыми средствами сохранности, объяснения работника с изложением причин утери документов и пр.

В ситуации, когда вина руководителя будет опровергнута представленными документами, ответственность по статье 15.11 кодекса применяться не будет. Заметим, что виновный работник не является субъектом ответственности по данной статье. К нему могут быть применены меры дисциплинарного взыскания.

Ответственность в таком случае может наступить в отношении организации, например, по статье 120 Налогового кодекса. Штраф в этом случае составит от 5000 рублей, если нарушения совершены в течение одного налогового периода, 15 000 рублей — в течение более одного налогового периода. Если же нарушения повлекли занижение налоговой базы, то фирме грозит штраф в размере 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 рублей.

Проверяем протокол

Кроме того, избежать ответственности можно в ситуации, когда налоговым органом нарушена процедура оформления процессуальных документов. Для этого важно проверить правильность оформления протокола об административном нарушении, наличие в материалах о правонарушении извещения о составлении такого протокола, доказательств вины. Существенные недостатки при оформлении протокола могут повлечь освобождение от ответственности при рассмотрении дела судом.

По мнению Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации существенным недостатком протокола является отсутствие данных, которые в обязательном порядке должны содержаться в протоколе. Эти данные прямо перечислены в части 2 статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Недостатком протокола является также отсутствие иных сведений в зависимости от их значимости для данного конкретного дела. Например, отсутствие сведений о том, владеет ли лицо, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, языком, на котором ведется производство по делу, а также данных о предоставлении переводчика при составлении протокола и т. п. Важно также проверить то обстоятельство, подписан ли протокол уполномоченным лицом.

Если вина очевидна...

В ситуации, когда вина нарушителя очевидна, при рассмотрении судом обстоятельств правонарушения виновный вправе просить о снижении штрафа. Для этого необходимо привести обстоятельства, смягчающие административную ответственность.

Такими обстоятельствами могут быть раскаяние в совершении правонарушения, устранение вредных последствий нарушения, тяжелое материальное положение, совершение административного правонарушения в состоянии сильного душевного волнения (аффекта) и пр. (ст. 4.2 КоАП РФ).

Если же утрата документов произошла по причинам, не зависящим от должностных лиц организации, например, по причине пожара, хищения или стихийного бедствия, то меры ответственности применяться не должны. В таком случае вина должностного лица отсутствует (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 25 апреля 2005 г. по делу № А19-15661/04-40-Ф02-1659/ 05-С1).

Документами, подтверждающими чрезвычайные обстоятельства, могут послужить, справка из органов государственного пожарного надзора о случившемся пожаре, справка из метеослужбы о стихийном бедствии (наводнении, землетрясении и пр.).

Если документы украли, в оправдание хищения документов из милиции может быть представлено постановление о возбуждении уголовного дела по факту хищения, обвинительное заключение. В такой ситуации важно доказать, что в организации соблюдались все необходимые меры для избежания утраты документов.

Вескими оправдательными документами послужат Положение о документообороте, архивном деле, где расписан порядок хранения документов. Кроме того, в случае кражи документов необходимо подтвердить, что помещения офиса оборудованы сигнализацией, окна — решетками, в помещениях проводился ремонт, сохранялся необходимый температурный режим и пр.

С. Гаврилова, ведущий консультант отдела консалтинга аудиторско-консалтинговой группы «ФинЭкспертиза»

мнение специалиста

А. Скворцов, юрист компании «Гарант»:
«Следует отметить, что виновное должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по статье 15.11 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях только в течение двух месяцев. На наш взгляд, привлечение к ответственности в течение указанного срока возможно со дня, когда правонарушение было обнаружено или объективно должно было быть выявлено налоговым органом: при налоговой проверке или во время анализа предоставленной отчетности организации. Если искажение, отсутствие учетных документов привели к нарушению правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения, то сама организация может быть привлечена к налоговой ответственности по статье 120 или статье 122 Налогового кодекса».

Источник: Бухгалтерия.Ру - бухучет, налоги, аудит.