17 Апреля 2015Истребование документов. Что могут запрашивать налоговики

Инспекторы наделены правом истребовать документы как в ходе, так и вне рамок налоговых проверок. При этом они не вправе проводить истребование документов, не имеющих отношения к обязательствам по исчислению и уплате налогов и сборов. Исполнение компанией требований в части истребования документов, не предусмотренных налоговым и бухгалтерским законодательством, является ее правом, а не обязанностью.

Инспекторы вправе истребовать у компаний документы (информацию) как при проведении, так и вне рамок проведения налоговых проверок. Давайте разберемся, когда и что могут запрашивать проверяющие.

Истребование документов (информации) в рамках проверки

Право инспекторов на истребование у компаний документов (информации) в ходе проведения выездных и камеральных проверок закреплено Налоговым кодексом (подп. 1 п. 1 ст. 31, п. 12 ст. 89, ст. 93 НК РФ). Запрос осуществляется путем выставления требования по установленной форме (утв. приказом ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@ (приложение 5)), в котором указывают необходимые документы.

Перечень документов, запрашиваемых в ходе выездной проверки, законодатель не ограничивает. Он только делает ссылку на то, что могут быть запрошены "документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов" (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ), "необходимые для проверки документы" (п. 1 ст. 93 НК РФ).

Перечень же документов, истребуемых в ходе камеральных проверок, является закрытым (ст. 88 НК РФ). Так, при проверке декларации по НДС инспекторы вправе истребовать только документы, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов (п. 8 ст. 88, ст. 172 НК РФ; пост. ФАС МО от 12.04.2013 № Ф05-14264/11).
При проверке уточненной декларации (расчета) по любому налогу, в которой уменьшена сумма налога к уплате, инспекторы вправе потребовать пояснения, которые обосновывают такие изменения (абз. 2 п. 3 ст. 88 НК РФ).

Аналогичное право предоставлено налоговикам при проверке декларации (расчета) с заявленной суммой убытка (абз. 3 п. 3 ст. 88 НК РФ). Компании следует обосновать его размер.
Отметим, что вместе с пояснениями фирма вправе дополнительно представить выписки из регистров налогового или бухгалтерского учета, иные документы, которые подтверждают достоверность данных, внесенных в декларацию (расчет) (п. 4 ст. 88 НК РФ).

При этом налоговики могут требовать только те регистры бухгалтерского и налогового учета, которые ведутся в установленном порядке, принимая во внимание положения учетной политики проверяемой компании (письма Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/10, от 11.05.2010 № 03-02-07/1-228).

Если в соответствии с установленными правилами ведения бухучета и учетной политики организация не утверждает и не ведет регистры, например, в форме карточек, то отсутствуют основания для ее привлечения к ответственности за непредставление таких документов (письмо Минфина России от 25.01.2012 № 07-02-06/10).

Если истребованы документы, не предусмотренные законодательством

Рассмотрим, что делать компании в случае, если проверяющие запросили документы (информацию), не предусмотренные налоговым и бухгалтерским законодательством. Например, это может быть техническая документация на объекты основных средств, маркетинговая политика компании и другое.

По мнению Минфина России (письма Минфина России от 14.10.2013 № 03-06-06-01/42704, от 05.08.2008 № 03-02-07/1-336), Налоговый кодекс не предусматривает основания для оставления требования о представлении документов без исполнения. Такой же позиции придерживаются и некоторые суды (пост. ФАС МО от 13.02.2014 № Ф05-43/14, от 09.09.2013 № Ф05-10417/13 (определением ВАС РФ от 06.02.2014 № ВАС-18263/13 оставлено в силе), от 22.02.2012 № Ф05-29/12, ФАС ВВО от 19.01.2009 № А29-2848/2008, ФАС ЗСО от 30.09.2008 № Ф04-6005/2008 (12805-А45-29)).

В то же время нужно учитывать, что инспекторы не вправе истребовать документы, не имеющие отношения к обязательствам по исчислению и уплате налогов и сборов (п. 1 ст. 93 НК РФ). Поэтому исполнение компанией требований в части документов, не предусмотренных налоговым и бухгалтерским законодательством, является ее правом, а не обязанностью (пост. ФАС ЦО от 30.07.2013 № Ф10-2109/13, ФАС ЗСО от 26.03.2013 № Ф04-760/13). Также не допускается истребование документов, не относящихся к предмету проверки, документов, которые отсутствуют у компании или которые она не имеет возможности представить (пост. ФАС УО от 26.03.2012 № Ф09-2014/12, от 22.02.2012 № Ф09-527/12, ФАС МО от 13.02.2012 № Ф05-14916/11, ФАС ПО от 13.12.2011 № Ф06-10734/11, ФАС СКО от 15.02.2011 № А32-2974/2010).

Таким образом, фирма может по описанным выше основаниям отказать инспекции в представлении документов (информации), не предусмотренных налоговым и бухгалтерским законодательством. И судьи, скорее всего, посчитают такие действия правомерными (пост. ФАС МО от 01.03.2013 № Ф05-736/13, от 29.02.2012 № Ф05-660/12, от 13.02.2012 № Ф05-14916/11, ФАС ЗСО от 04.09.2012 № Ф04-3705/12, от 29.11.2010 № А67-3928/2010, ФАС ПО от 13.09.2011 № Ф06-7304/11, ФАС ДО от 03.02.2010 № Ф03-126/2010, ФАС ЦО от 27.10.2009 № А48-973/2009, ФАС ВСО от 19.11.2008 № А33-9732/2007-Ф02-5626/2008).

Однако следует помнить, что отказ - это открытое заявление лица о том, что оно не собирается исполнять требование и представлять документы (информацию). Такие действия признаются налоговым правонарушением, за которое установлена ответственность (п. 4 ст. 93, ст. 126 НК РФ). Правомерность непредставления придется доказывать. И если будет установлено, что компания не воспользовалась своим правом обратиться в инспекцию за уточнением или разъяснением требования и фактически безосновательно не исполнила последнее, то ей не удастся избежать ответственности (письмо Минфина России от 20.06.2008 № 03-02-07/1-225; пост. ФАС ЗСО от 02.12.2011 № Ф04-6002/11 (определением ВАС РФ от 14.03.2011 № ВАС-2188/11 отказано в передаче дела в Президиум ВАС), от 15.04.2010 № А27-10595/2009). Вместе с тем в случае немотивированного или произвольного отказа налоговиков разъяснить или конкретизировать необходимые сведения и перечень истребуемых документов компания вправе не представлять такие документы (сведения) (пост. ФАС МО от 02.09.2011 № Ф05-8448/11).

Также следует помнить, что при принятии компанией решения об отказе в исполнении выставленного требования инспекторы могут произвести выемку необходимых документов (п. 4 ст. 93, ст. 94 НК РФ).

Истребование документов (информации) вне рамок проверки

Налоговое законодательство предусматривает право инспекторов истребовать документы (информацию) вне рамок проверки. Так, если проверка проводится у контрагента компании, последнюю могут попросить представить документы (информацию), касающиеся деятельности этого контрагента ("встречные проверки") (подп. 1 п. 1 ст. 31, п. 12 ст. 89, ст. 93.1 НК РФ). Для этого инспекция, проводящая проверку или иные мероприятия налогового контроля, направляет поручение об истребовании документов (информации), касающихся деятельности проверяемого контрагента, в инспекцию, где зарегистрирована компания. В поручении указывают, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации). При истребовании информации относительно конкретной сделки указывают также сведения, позволяющие идентифицировать эту сделку.

Самые распространенные споры по "встречным проверкам" ведутся по сведениям и документам, которые вправе запрашивать налоговики, а также по "относимости" к контрагенту истребуемых документов.

Конечно, перечень документов в разных случаях будет варьироваться и в итоге все будет сводиться к правомерности отказа проверяемого в рамках "встречной проверки" лица. Нельзя четко определить, в какой ситуации необходимо представлять запрашиваемые документы (информацию), а в какой можно отказаться. Скорее всего, это будет решать суд.

Истребование документов (информации) по конкретной сделке

Если вне рамок проведения налоговых проверок у инспекторов возникает обоснованная необходимость получения информации относительно конкретной сделки, они вправе истребовать эту информацию у участников сделки или у иных лиц, которые располагают информацией об этой сделке (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Порядок истребования документов (информации) в данном случае аналогичен порядку истребования документов (информации) о контрагенте (ст. 93.1 НК РФ; приказ ФНС России от 25.12.2006 № САЭ-3-06/892@ (приложение 3)).

Поручение об истребовании документов (информации) и требование о представлении документов (информации) относительно конкретной сделки может не содержать четкого перечня запрашиваемых документов, но при этом в нем должно быть достаточно данных, позволяющих идентифицировать сделку, в отношении которой запрашиваются документы (информация). Требование также должно содержать указание на конкретную сделку (определения ВАС РФ от 09.03.2011 № ВАС-1965/11, от 09.03.2011 № ВАС-2015/11).

Если перечень истребуемых документов относительно конкретной сделки (п. 2 ст. 93.1 НК РФ) не детализирован, компания может представить основные первичные документы, подтверждающие сделку, а также иные документы, связанные с исчислением налогов.

Согласно позиции Минфина России (письмо Минфина России от 02.05.2007 № 03-02-07/1-209) информация о конкретной сделке может включать, в частности, данные о сторонах этой сделки, ее предмете, об условиях совершения.

В заключение отметим, что предусмотреть и изложить все нюансы истребования документов невозможно. Каждая ситуация требует индивидуального подхода и принятия взвешенного решения. Получая требование, руководитель компании должен как следует проанализировать все запрашиваемые документы, удостовериться в правомерности запроса, при необходимости уточнить перечень документов. По итогам проведенного анализа руководитель должен принять решение: предоставлять документы или нет и насколько правомерен будет отказ в предоставлении, не забывая об ответственности, предусмотренной Налоговым кодексом.