Меню

Актуально








Рубрикатор

Сервера в наличии


ВЕЧЕРНИЕ КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ЮРИСТОВ (1-5 мес.)


Публикация

18 Ноября 2019Работникам готовят электронное будущее


М. Е. Смолева

эксперт журнала «Руководитель автономного учреждения»

Уже в ближайшее время кадровый документооборот начнет перемещаться в цифровую плоскость: заключать трудовые договоры и вести трудовые книжки организации (в том числе и учреждения) станут в электронном виде. Такое будущее готовят законодатели, разработавшие целый пакет соответствующих законопроектов. В каких случаях переходить на электронный документооборот и обязательно ли это делать?

Внедрить электронную трудовую книжку и создать для работодателей правовые условия для ведения электронного кадрового документооборота (в том числе для заключения, изменения, расторжения и хранения электронных трудовых договоров) – эти задачи поставлены федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды»[1], входящим в состав нацпрограммы «Цифровая экономика Российской Федерации». В качестве одного из сроков реализации задач заявлено «до 31.12.2020».

Эта же дата, указывающая на окончание подготовительного периода, фигурирует в некоторых разработанных законопроектах. Четыре из них в июне – июле текущего года внесены в Государственную думу, но пока не прошли ни одного чтения. Еще один опубликован на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта – 02/04/02-19/00088427). Расскажем об основных готовящихся новшествах.

Электронные трудовые книжки

Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящены три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.

Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора. То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем. В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях.

Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.

Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение. Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться – все планируется оформлять в электронном виде.

Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности? Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) предусматривает несколько способов.

Один из них – обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него. Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения – на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационно системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ.

В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность – предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности. В период его работы это нужно будет сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении – в день расторжения трудового договора.

Возможны и другие варианты получения сведений:

– в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;

– в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

– через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:

1) принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;

3) обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;

4) письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).

Обязательной может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой.

Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020 – об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7. Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).

Подавать сведения надо будет ежемесячно – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование. При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в редакции проекта № 748744-7).

Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.

Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности. Как сказано в третьем законопроекте (№ 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч. 1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений. При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года.

Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.

Электронные трудовые договоры

Законодатели также хотят разрешить заключать трудовые договоры в электронной форме – проект, внесенный в Госдуму под номером 736455-7, предлагает соответствующие изменения ст. 67 ТК РФ. Согласно им трудовой договор будет считаться заключенным в том числе при обмене сторонами, использующими электронные либо другие технические средства, документами или иной информацией, которые содержат согласованные сторонами условия трудового договора, отвечающие требованиям ТК РФ.

Планируется, что поправки вступят в силу уже 01.10.2019 – одновременно с нормами Федерального закона от 18.03.2019 № 34-ФЗ, внесшего в ГК РФ положения о цифровых правах и сделках, совершаемых с помощью электронных средств. Законодатели объясняют это тем, что развитие электронных форм передачи информации в рамках цифровизации экономики затрагивает не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые.

В связи с этим ТК РФ предлагается дополнить новыми ст. 15.1 – 15.3 (в редакции проекта № 736455-7), устанавливающими правила о юридически значимых сообщениях. В частности, заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования и иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора можно будет передавать как в личном присутствии сторон (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте либо с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения. Юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением трудовых отношений, повлекут юридические последствия для получателя сообщения с момента его доставки.

Важно, что электронная форма юридически значимого сообщения будет приравнена к письменной. В статье 15.1 ТК РФ (в редакции проекта № 736455-7) отмечается: везде, где требуется письменная форма, допускается использование электронной. Составить и доставить электронное сообщение можно будет и тогда, когда для ознакомления с ним работник должен присутствовать лично и поставить свою подпись.

Таким образом, цифровой формат работодатели смогут использовать не только при заключении трудового договора, но и при взаимодействии с работником в рамках такого договора. При этом работник сможет отказаться от обмена электронными юридически значимыми сообщениями (если условие об обмене ими содержится в трудовом договоре или локальном нормативном акте) в любой момент после заключения трудового договора. Отказ не повлияет на действительность остальных положений такого договора и не сможет стать основанием для его расторжения по инициативе работодателя.

Электронный кадровый документооборот

Наконец, законодатели планируют провести с 01.01.2020 по 31.12.2020 эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Соответствующий законопроект[2] пока не внесен в Госдуму – он размещен на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта – 02/04/02-19/00088427).

По сути, данный проект предлагает отработать те же механизмы, что и предыдущий законопроект № 736455-7. Но у эксперимента есть существенные отличия.

Во-первых, участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели – их перечень должно утвердить Правительство РФ. Хотя согласие на участие требуется и от работодателей, и от их работников (последние смогут отказаться от участия в эксперименте, письменно уведомив об этом своего работодателя).

Во-вторых, кадровый документооборот станет вестись только в электронном виде – дублировать его на бумаге не предполагается. При этом работодатели должны будут обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков архивного хранения.

Как сказано в ч. 3 ст. 2 законопроекта, работодатели самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде. О том, по каким направлениям можно вести такую работу, дают представление результаты первого эксперимента (проводился в течение полугода на основании Приказа Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194[3]). Например, это может быть:

  • оформление приема на работу, заключение трудового договора, подписание приказа о приеме на работу;

  • расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении;

  • ознакомление работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;

  • извещение работников о составных частях зарплаты;

  • учет планового и фактически отработанного времени;

  • обмен электронными больничными и расчеты по ним;

  • ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;

  • оформление служебных командировок;

  • получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и праздники.

Планируется, что организации будут вести электронные документы в своих информационных системах либо использовать сервис информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России». В первом случае потребуются усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя и работника, причем расходы на приобретение электронной подписи работника понесет работодатель. Во втором случае работодателю тоже понадобится усиленная электронная подпись, а вот работнику будет достаточно простой электронной подписи, подтвержденной в ЕСИА. Все это касается заключения или изменения трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности. В остальных же случаях электронные документы, требующие подписания со стороны работодателя, должны заверяться его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Заключение

Если рассмотренные проекты в течение 2019 года станут законами, работодателям (в том числе учреждениям) придется переводить кадровые документы в цифровой формат. Обязательным требованием может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников – планируется, что оно начнет действовать уже 01.01.2020. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. Правда, в отношении трудовых книжек это послабление будет временным – с 01.01.2021 электронный формат все равно станет основным. Но остальные документы можно будет формировать и хранить в любом виде – законодатели планируют лишь создать правовые условия для «цифровизации» трудовых отношений.


[1] См. Паспорт федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды», утв. президиумом Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 28.05.2019 № 9).

[2] «О проведении эксперимента по ведению электронных документов, связанных с работой, предусмотренных трудовым законодательством, у отдельных работодателей».

[3] «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений».

Источник: Журнал «Руководитель автономного учреждения»



Последние публикации

04 Декабря 2019

Мишустин: Отчетность для бизнеса на "упрощенке" отменят в июне 2020 года

В июле 2020 года в России отменят отчетность для тех предпринимателей, которые используют "упрощенку" по доходам. Об этом заявил глава Федеральной налоговой службы Михаил Мишустин.

Предприятие на спецрежиме в виде ЕСХН: платить ли НДС?

С 2019 года организации, выбравшие систему налогообложения в виде единого сельскохозяйственного налога, стали плательщиками НДС. При этом право на освобождение от НДС с реализации сохранилось в отношении небольших сельхозпредприятий. Но насколько выгодна такая льгота, учитывая, что сельхозпродукция облагается НДС по ставке 10 %? На основе расчетов попробуем разобраться, в каких случаях лучше сохранить статус плательщика НДС, а в каких – отказаться от обязанности по уплате налога.

Владельцы здравниц бьют тревогу: с нового года резко вырастет плата за землю и налог на имущество

Уже с нового года может значительного вырасти финансовая нагрузка на владельцев крымских санаториев. Предприниматели считают, что это отразится на цене путевки и материально-технической базе здравниц.

02 Декабря 2019

Инвестиционный вычет по налогу на прибыль и налог на имущество

Влияет ли использование налогоплательщиком права на инвестиционный налоговый вычет по налогу на прибыль на расчет им налога на имущество в отношении соответствующего основного средства?

О возврате переплаты по страховым взносам ИП на УСНО: судебная практика

Контролирующие органы настаивают, что расходы при исчислении страховых взносов предприниматели не должны учитывать. Однако арбитры в большинстве своем придерживаются по данному вопросу противоположного мнения. Причем в последнее время в судебной практике появилось довольно много решений, в которых предприниматели требуют возврата излишне уплаченных сумм страховых взносов за периоды 2014 – 2015 годов. Налоговики, в свою очередь, активно этому сопротивляются, иногда приводя довольно нелепые доводы. Подробности – далее.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Продажа серверного и сетевого оборудования

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ


Налоговые новости

04 Декабря 2019

Для признания расходов в чеке ККТ необходимы наименование и ИНН покупателя

Стороны трудовых отношений могут договориться о переводе зарплаты на различные счета работника

Пленум ВС РФ: сомнения по делам о налоговых преступлениях трактуются в пользу налогоплательщика

Отозвать заявление об увольнении по собственному желанию можно по электронной почте

Внесение медиками исправлений в больничный лист – не повод для отказа в выплате пособия

02 Декабря 2019

Оплату вынужденного прогула незаконно уволенного работника можно взыскать с генерального директора

Принятый в начале месяца работник должен получить зарплату в первой половине месяца, даже если дни выплаты 10-го и 25-го числа

Утилизационный сбор: скорректированы перечень транспортных средств и размеры сбора

Минфин России разъяснил, как создать резерв для выплат работникам при увольнении в связи с реорганизацией

Налоговики разъяснили порядок начисления пеней по транспортному и земельному налогам с 2021 года

27 Ноября 2019

Медведев прокомментировал возможность освобождения малоимущих от НДФЛ

Минфин России напомнил, какие документы нужно представить для получения социального вычета на обучение

ФСС России обновил список недействительных больничных

Доход, выплаченный физлицу организацией по решению суда, облагается налогом

Росстат утвердил новые формы статистической отчетности для образовательных организаций

читать все Новости