Меню

Актуально








Рубрикатор

Сервера в наличии


ВЕЧЕРНИЕ КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ ЮРИСТОВ (1-5 мес.)


Публикация

13 Февраля 2017Оформление первичных документов подотчетных лиц


Возможна ситуация, когда подотчетное лицо принесло некорректно оформленные первичные документы. Рассмотрим, как можно уменьшить риски в части признания расходов по налогу на прибыль и доходов работников по НДФЛ, которые являются следствием некорректно оформленных первичных документов, и оперативно исправить последствия ошибок в первичных документах.

Первичный документ без необходимых реквизитов

На практике существуют различные способы подтвердить недостающую в первичном документе информацию.

Рассмотрим на примере.

ПРИМЕР
Работник приложил к авансовому отчету товарный чек, в котором не указаны конкретные наименования приобретенных товаров, а стоит лишь обобщенное "Инструменты на сумму 5000 руб.". В кассовом чеке также указана только общая сумма. Продавец отказывается делать замену документов.
В таком случае можно самостоятельно сделать к чеку расшифровку (см. образец ниже) и заверить ее подписью подотчетного лица. В расшифровке рекомендуется указать все обязательные реквизиты первичного документа.

Образец расшифровки к товарному чеку
Расшифровка товарного чека

Кроме того, поможет документальное подтверждение передачи приобретенных товаров на склад (принятия к учету), например приходный ордер склада или накладная, а также акт приемки-передачи.

Нелишним будет и заключение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

Отметим, что если в кассовом чеке указаны названия всех товаров, а также их цены, количество и стоимость, то необязательно требовать у продавца товарный чек, поскольку вся информация, нужная для учета, уже есть в чеке ККТ.

Также отметим, что печать продавца не упоминается в числе обязательных реквизитов первичного документа. Ее отсутствие не является основанием для отказа в принятии к учету первичного документа. В то же время ее наличие на самостоятельно разработанной форме не рассматривается как нарушение (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

Важно!
Целесообразно разработать и утвердить положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников, которым компания выдает деньги под отчет.

Оформление первичных документов: инструктируем подотчетников

С работниками, получающими денежные средства под отчет, полезно провести инструктаж (тренинг). Рекомендуем показать им на конкретных примерах и образцах, что продавец должен перечислить в товарном чеке все товары, а также указать их количество, цену и общую стоимость. Следует объяснить, что подотчетное лицо обязано сразу проконтролировать оформление первичного документа, поскольку это в его же интересах: если первичный документ не будет соответствовать установленным правилам, то бухгалтеру придется признать полученную сумму доходом работника и удержать с него НДФЛ.

Также целесообразно разработать и утвердить в компании положение о расчетах с подотчетными лицами и ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой документ станет хорошим инструментом в системе внутреннего контроля.

Отметим, что, к сожалению, не все продавцы выдают правильно оформленные документы с обязательными реквизитами. Правил придерживаются в основном крупные супермаркеты, интернет-магазины, а также оптовые организации.

Следует рекомендовать подотчетникам обращаться именно к ним. Соответствующий пункт можно включить в положение о расчетах с подотчетными лицами или в должностные инструкции для сотрудников.

Первичные документы подочетника в бухучете

Рассмотрим порядок учета подотчетных операций с некорректно оформленными первичными документами на практическом примере.

ПРИМЕР
Работник, получивший аванс в сумме 3000 руб. на приобретение материалов для организации, не смог отчитаться перед ней надлежащим образом по причине нарушений, допущенных продавцом в товарном чеке.
В таком случае у бухгалтера два варианта решения.

Вариант 1
Не принимать к учету товарный чек, выданную работнику сумму считать его долгом перед организацией. Материалы, если они сданы на склад, учесть как безвозмездное поступление:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 98
- 3000 руб. - поступили материалы на безвозмездной основе.

Для удержания долга из заработной платы сотрудника нужно составить приказ об удержании в течение месяца после срока, установленного для возвращения аванса. Как правило, срок устанавливается в отдельном приказе руководителя.

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - определен ущерб по невозвращенному авансу;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- 3000 руб. - удержан долг с работника по невозвращенному авансу.

Если по каким-то причинам невозможно удержать долг работника из заработной платы, то используется счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям":

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94
- 3000 руб. - долг работника, подлежащий взысканию.

Вариант 2
Принять к учету товары, во избежание налоговых рисков исчислить НДФЛ с подотчетной суммы, выданной работнику. При передаче товаров в производство расходы не признавать в налоговом учете, начислить постоянное налоговое обязательство (далее - ПНО):

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- 3000 руб. - оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 10
- 3000 руб. - материалы переданы в производство;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет "НДФЛ"
- 390 руб. - (3000 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с подотчетной суммы из заработной платы работника;

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68 субсчет "Налог на прибыль"
- 600 руб. - (3000 руб. x 20%) - начислено ПНО.

В заключение отметим, что жесткая, формальная позиция в оценке документов первичного учета при расчетах с подотчетными лицами не всегда справедлива. Ведь работник не виноват, что продавец выдал ему документ, который не во всем соответствует правилам бухгалтерского и налогового учета. Следует учитывать, что работник действовал по поручению руководителя и добросовестно сдал на склад товары, которые приобрел у продавца. В этом случае решение по налоговым рискам должен принять руководитель, а бухгалтер - посоветовать, какие документы помогут доказать факт совершения операции. Для оценки ситуации принципиально важно то, что операция не была притворной и организация может доказать документально факт приобретения подотчетных товаров.

Источник: Журнал "Актуальная бухгалтерия"



Последние публикации

15 Января 2020

Когда начислять НДС подрядчику?

В Письме, посвященном выбору момента определения базы по НДС при выполнении работ, Минфин сделал следующие выводы. Первый: документом, подтверждающим сдачу результатов работ и, соответственно, факт их выполнения, является акт сдачи-приемки работ. В связи с этим подрядчик должен начислить НДС в периоде подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком. Второй: если заказчик либо подрядчик не подписал акт сдачи-приемки работ, но при этом имеется решение суда, из которого следует, что условия договора на проведение работ подрядчиком выполнены, днем выполнения работ для целей исчисления НДС нужно считать дату вступления в законную силу решения суда. Таким образом, у подрядчика имеется два варианта действий: если заказчик подписал акт сдачи-приемки работ, необходимо начислить НДС, если не подписал – не начислять налог до тех пор, когда вступит в силу решение суда, рассматривавшего спор между двумя хозяйствующими субъектами. Между тем следование этому однозначному подходу может повлечь доначисление НДС подрядчику.

Упрощенцам и ИП на патенте упростили жизнь

Не очень значительные, но в целом приятные для "доходно-расходных" упрощенцев и предпринимателей на ПСН изменения внесены в НК. Теперь первым не обязателен факт подачи документов на госрегистрацию прав на недвижимость, чтобы включить стоимость ОС в "упрощенные" расходы. А для вторых окончательно решен - в их пользу - вопрос о численности работников при совмещении патента с иными налоговыми режимами.

Как новые законы 2020 года отразятся на регионах юга России

В наступившем году в южнороссийских регионах начинают действовать несколько законодательных инициатив, касающихся налогообложения и финансовой поддержки предпринимателей и физических лиц. О самых значимых расскажем в данной статье.

13 Января 2020

Как изменились коэффициенты-дефляторы для целей налогообложения

С 2020 года в России применяются новые коэффициенты-дефляторы для целей налогообложения. Такие коэффициенты устанавливаются ежегодно. Они нужны для учета уровня инфляции при расчете суммы налога к уплате. На 2020 год коэффициенты увеличиваются в диапазоне от 4,85% по НДФЛ до 4,9% по ПСН и ЕНВД.

Громкая победа подрядчика в споре о взыскании оплаты работ и ее налоговые последствия

Судебная коллегия по экономическим спорам ВС РФ в Определении от 24.09.2019 № 305‑ЭС19-9109 по делу № А40-63742/2018 подтвердила право подрядчика требовать оплаты работ, если заказчик не подписал акт и не представил мотивированных возражений. Причем не важно, что стороны подписали акт сверки, в котором спорная задолженность не была указана. Рассмотрим подробности хозяйственного спора и оценим налоговые последствия позиции Верховного Суда для других схожих случаев, когда заказчик уклоняется от подписания акта сдачи-приемки работ.



ТОП статьи

Конфигуратор сервера hp proliant hpe dell с ценами

Продажа серверного и сетевого оборудования

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ


Налоговые новости

15 Января 2020

ФНС разъяснила порядок начисления нового налога на недвижимость в Крыму

Упрощен порядок получения налогового вычета по расходам на покупку лекарств

Выплачивая доходы иностранным организациям, ИП теперь становятся налоговыми агентами по налогу на прибыль

Налоговая служба рассказала, как подать уведомление об изменении порядка уплаты авансовых платежей по налогу на прибыль

КБК для учета грантов в форме субсидии в 2019 году: совместная позиция трех ведомств

13 Января 2020

КС РФ: доплата за совмещение не учитывается при сравнении зарплаты с МРОТ

С 2020 года снижен размер выручки плательщиков ЕСХН для применения освобождения от НДС

Рекомендована новая форма уведомлений об обособленном подразделении, через которое уплачивается налог на прибыль

При слиянии двух организаций нужно восстановить НДС с переданного имущества реорганизованного лица

Минфин России подготовил памятку по случаям проведения обязательного аудита бухотчетности за 2019 год

Некоторым упрощенцам могут разрешить не подавать налоговую декларацию

25 Декабря 2019

Физлица должны выбрать льготный объект по имущественным налогам до 31 декабря

При взаимозачетах между организациями и ИП касса не нужна

Изменится порядок выдачи и оформления листка нетрудоспособности

Изменен порядок заполнения декларации по НДС

читать все Новости