20 Февраля 2015Неприступный подотчет – как оформить документы без единой зацепки для инспекторов

Александр Погребс, эксперт СКБ Контур

Тонкостей в вопросах с подотчетом очень много. Поэтому и для инспекторов есть масса зацепок, к которым можно придраться. Чтобы не ждать с опаской налоговую проверку, а спокойно заниматься текущей работой, нужно дотошно разобраться во всех правилах и следовать им. Мы подскажем, на что обратить особое внимание и как заранее предупредить возможные вопросы ревизоров к компании.

Как по всем правилам выдать подотчет

Начнем с того, кому компания вправе выдать подотчет. Получить деньги может только сотрудник компании или физлицо, с которым заключен гражданско-правовой договор (п. 5 Указаний ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Допустим, вы выдаете наличные сотруднику на какие-то покупки для компании. Первое, что нужно проверить, нет ли у него долга по ранее полученным подотчетным. Ведь если сотрудник – должник, деньги ему выдавать нельзя. К сожалению, бухгалтеры обычно забывают об этом правиле. Кстати, прописано оно в пункте 6.3 Указаний № 3210-У.

Если у сотрудника нет долга перед компанией, он может смело писать заявление с просьбой выдать ему деньги под отчет. Форма заявления произвольная. Главное сотрудник должен указать цели, на которые получает подотчетные, их сумму и срок, в течение которого он за них отчитается.

Максимальный предел суммы, которую компания может выдать сотруднику под отчет, закон не устанавливает. Бухгалтеры часто спрашивают, действует ли в данном случае 100-тысячный лимит? Тут две разные ситуации. Когда работник платит за оказанные лично ему услуги, лимит наличных расчетов соблюдать не нужно. Но если он рассчитывается по договорам компании, предельную сумму превышать нельзя.

Срок, на который компания может выдать деньги под отчет, тоже ничем не ограничен. Но если вы выдадите сотруднику деньги на долгое время, то налоговики наверняка попытаются переквалифицировать подотчет в заем или зарплату.

Тут есть еще один важный момент. Сотрудник может попросту забыть указать в заявлении срок, на который он берет деньги. В этом случае инспекторы решат, что подотчетные выданы на один день. А раз так, то сотрудник должен отчитаться в течение трех дней с той даты, когда он получил деньги компании на руки (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Итак, после того как заявление на подотчет подписал руководитель (или другой уполномоченный сотрудник), можно оформлять РКО и выдавать деньги.

Кстати, в середине прошлого года представители Минфина России официально разрешили перечислять подотчетные деньги на зарплатные и личные карты сотрудников. Ведомство выпустило письмо от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288, в котором объяснило, при каких условиях компания может перечислить работнику подотчетные в безналичном порядке.

Рекомендация лектора

Перечислять подотчетные на зарплатные карты можно, только если это предусмотрено договором с банком

Если ваша компания открыла в банке зарплатный проект, то на карты сотрудников удобно перечислять и подотчетные. Но обратите внимание на договор между вашей компанией и банком. В нем должно быть четко прописано, какие виды расчетов с сотрудниками вы можете проводить по зарплатным карточкам. Если там сказано только про заплату, то переводить на карту подотчетные вы не сможете.

Поэтому внимательно прочитайте договор с банком, убедитесь, что в нем есть условие о переводе подотчетных сумм на карты. А если нет – заключите дополнительное соглашение.

На что обратить внимание, принимая отчет от сотрудника

В течение трех рабочих дней по истечении срока, который сотрудник указал в заявлении, он должен отчитаться за покупки. Форму авансового отчета компания может разработать самостоятельно. Но обычно большинство компаний выбирают унифицированную форму № АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К каждому авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, которые подтверждают его расходы.

Самое первое, что проверит инспектор, это наличие на документе всех обязательных реквизитов. Например, вы получили от сотрудника квитанцию, в которой нет ИНН поставщика. Так вот, инспекторы могут снять расходы, которые компания подтверждает такой бумагой.

Посмотрите в табличке (см. ниже. – Примеч. ред.) реквизиты документов, на которые инспекторы обращают пристальное внимание при проверке.

Даже если авансовый отчет подтверждает первичка с ошибками, судьи обычно принимают решения в пользу компании. При условии, что она понесла обоснованные расходы, получила товары или услуги и приняла их на учет. Но лучше бумаги с ошибками заменить, ведь это поможет не тратить нервы в долгих спорах с проверяющими.

К каким недочетам в первичных документах придираются инспекторы

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы выдали сотруднику деньги под отчет. А в качестве подтверждающего документа он принес только кассовый чек. Достаточно ли только чека с расшифровкой покупок для подтверждения расходов?
– В письме от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515 представители налоговой службы сообщили, что подтвердить расходы подотчетника можно только кассовым чеком. Но для того чтобы учесть этот расход в целях налогообложения, одного этого документа недостаточно. Свою позицию инспекторы аргументируют так. Чек не содержит всех обязательных реквизитов первичного документа: в нем отсутствуют должности лиц, совершивших сделку, и их подписи. Он только подтверждает то, что сотрудник рассчитался с продавцом за покупку. Однако какие еще конкретно документы должны быть у компании помимо чека для признания расхода, налоговики в письме не сообщают. А говорят лишь то, что такой документ должен доказывать связь между расходами и хозяйственной деятельностью компании. Теоретически сам авансовый отчет является таким документом. Ведь подписывая его, руководитель компании признает оправданность и целесообразность расходов. Чтобы избежать проблем с инспекторами, лучше заручиться дополнительными документами по покупке.

Продолжим алгоритм действий. Вы уже проверили авансовый отчет и не нашли в нем ошибок. Тогда можно передать его на утверждение руководителю. Бывает, что сотруднику приходится потратить больше денег, чем ему было выдано. Или, наоборот, меньше. Компания сама устанавливает, в какие сроки нужно рассчитаться с работником по авансовому отчету окончательно (п. 6.3 Указаний № 3210-У). Время, в течение которого сотрудник должен вернуть неизрасходованные деньги или получить от компании перерасход, должны быть прописаны в положении о работе с подотчетниками. Кстати, сотрудник может вернуть неизрасходованный остаток подотчетных как наличкой, так и перечислением со своей карточки на счет компании.

Но на практике сотрудники часто сначала тратят свои личные деньги на покупки для компании, а после бухгалтерия компенсирует им расходы. Оформлять авансовый отчет в таком случае будет ошибкой. Здесь речь уже не идет о подотчете. Поэтому попросите сотрудника написать заявление о возмещении служебных расходов.