1 Июня 2015Как заполнить книги по НДС, чтобы потом сдать декларацию без проблем

Кирилл Кувалкин, эксперт сервиса «Контур.Бухгалтерия» компании «СКБ Контур»

Теперь приходится с удвоенным вниманием проверять, правильно ли заполнены книги покупок и книги продаж. Ведь сведения из этих документов попадают в новую декларацию по НДС. И если раньше ошибки в регистрах не были критичны, то теперь из-за неточностей могут возникнуть проблемы со сдачей отчета.

Какой код операции выбрать

Много вопросов у бухгалтеров вызывает графа 2 книги. В ней каждой операции нужно присвоить свой код. Из-за новой декларации ФНС России расширила перечень кодов вдвое. Раньше их было 13. А теперь стало 26.

Можно ли не использовать коды? И просто оставить графу 2 пустой? Спецоператор такой отчет не пропустит, так как декларация не пройдет проверку. Дам совет на тот случай, если вы не можете определить код, а времени на отправку отчета осталось мало. Поставьте в графе код 01 для отгрузки и покупки товара. Это поможет отправить отчет в инспекцию. А как найдете верный код, отправьте проверяющим пояснения.

Отказать в приеме декларации из-за нестыковок и ошибок в графе 2 инспекторы не вправе. Но если в отчете покупателя и поставщика коды совпадать не будут, контролеры запросят пояснения. Так как налоговики будут сопоставлять данные о вычетах и по этому показателю. Поэтому ошибок в графе 2 книги лучше не допускать.

Некоторые операции в книгах по НДС бухгалтер оформляет чаще других. Например, отгрузку, аванс и возврат. Таблица поможет определить, какой код присвоить операции в этих ситуациях (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). А полный список кодов можно найти в документах ФНС России: в приказе от 14 февраля 2012 г. № ММВ-7-3/83 и письме от 22 января 2015 г. № ГД-4-3/794.

Какой код присвоить операции

Обычно при отгрузке бухгалтер использует код 01. Но не все продажи попадают под этот код. Реализация неплательщикам НДС обозначается другими цифрами. Когда компания продает товар физлицу, в графе 2 нужно поставить не 01, а 26. Такой же код присваивается и продаже контрагенту на УСН, с которым подписано соглашение об отказе от счетов-фактур.

Теперь разберемся с авансами. Код 02 ставит поставщик, который платит НДС с аванса. И покупатель, если хочет взять налог с перечисленной предоплаты к вычету. Когда поставщик отгрузит товар и учтет НДС с аванса в книге покупок, он поставит напротив этой операции код 22. Покупатель же, когда восстановит НДС с предоплаты, укажет в книге продаж код 21.

Обычно возврат товара бухгалтер обозначает кодом 03. Но здесь снова есть исключение для неплательщиков налога. Товар возвращают компания или предприниматель на упрощенке? Операции нужно присвоить код 16. Гражданин, оплативший товар наличными? Код 17.

Корректировочные счета-фактуры в сторону уменьшения компания показывает кодом 18. А если сумма сделки увеличилась, то кодом 01.

Организация может принять налог к вычету не на основании счетов-фактур, а по бланкам строгой отчетности. Допустим, по командировочным расходам компания ставит налог к вычету на основании проездных билетов и квитанций. Такой ситуации соответствует код 23.

Свои коды есть и у импортеров. Когда компания ввозит товары из стран Евразийского союза (Казахстана, Армении и Беларуси), то операции присваивается код 19. Продукция поставляется из других стран? Код 20.

Коды 24 и 25 используют экспортеры, когда принимают к вычету НДС по товарам, вывезенным за рубеж.

Иногда компания должна восстановить налог, ранее принятый к вычету. Напротив таких операций ставится код 21. Например, НДС придется восстановить при передаче имущества в счет вклада в уставный капитал. А также в том случае, когда компания использовала товары или материалы в деятельности, освобожденной от налога.

Некоторые коды предназначены только для учета в рамках договора комиссии и агентирования. Покупка и продажа по таким договорам отражается по коду 04, а аванс по коду 05.

Компания передает товары, выполняет работы для собственных нужд? Таким операциям соответствует код 07 или 08.

Комментарий редакции

Книги покупок и продаж можно не распечатывать

Большинство компаний ведут книги по НДС в электронном виде. Но по старинке бухгалтеры продолжают их распечатывать. Делать это вовсе не обязательно. В правилах заполнения книг сказано, что вести документ можно как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Значит, компания может и не распечатывать электронные книги.

Как заполнить данные об оплате

Порой сложно разобраться, как заполнить графы 7 книги покупок и 11 книги продаж, где нужно показать данные об оплате. В них фиксируются дата и номер платежки, если вычет по налогу зависит от оплаты. В каких случаях эти графы должны быть заполнены? Правила ведения книг не дают прямого ответа. А лишь уклончиво советуют искать его в налоговом законодательстве.

Дату и номер платежного поручения в графах об оплате компания чаще всего заполняет при получении или перечислении аванса. Когда поставщик получит предоплату и начислит с нее НДС, он покажет реквизиты платежки в графе 11. Потом он снова укажет их, но уже в графе 7 книги покупок, чтобы принять к вычету авансовый НДС после отгрузки.

Графу 7 заполнит и покупатель, если решит принять к вычету налог с предоплаты, перечисленной поставщику. Когда компания восстановит авансовый НДС после отгрузки, в графе 11 книги продаж она укажет данные платежки на предоплату.

В графе 7 книги покупок организация приводит данные чека, квитанции или другого бланка сторогой отчетности, когда принимает к вычету НДС по командировочным или представительским расходам. Ведь пока компания эти затраты не оплатила, взять по ним налог к вычету нельзя. Такое условие прямо следует из пункта 7 статьи 171 НК РФ.

Иногда компания исполняет обязанности налогового агента: она удерживает с продавца НДС и перечисляет его в бюджет (п. 3 ст. 171 НК РФ). Например, удержать налог нужно при покупке товара у иностранной организации, если она не стоит на учете в России. Когда компания исчислит налог, в графе 11 книги продаж она впишет данные платежки на оплату иностранному поставщику. После перечисленный НДС она сможет принять к вычету и укажет в графе 7 книги покупок реквизиты платежки на перечисление денег в бюджет.

Организация-имортер при ввозе товаров из-за границы платит с них НДС. Потом компания вправе принять к вычету перечисленные в бюджет суммы, отразив в графе 7 книги покупок информацию об их оплате.

Помимо денег за товар продавец может получить от покупателя и другие суммы, связанные с оплатой. В некоторых случаях с них нужно заплатить НДС (ст. 162 НК РФ) и указать реквизиты платежки в графе 11 книги продаж. Например, к таким суммам относятся неустойка или штрафы, которые увеличивают стоимость товара.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Покупатель перечислил нашей компании штраф за то, что оплатил поставку товара с опозданием. Должны ли мы заплатить с этой суммы НДС и включить ее в книгу продаж?
– НДС на эту сумму не начисляйте. Минфин России считает, что штраф за просрочку исполнения обязательств не формирует цену товара. Значит, к нему не нужно применять нормы статьи 162 НК РФ и включать его в базу по налогу (письмо Минфина России от 4 марта 2013 г. № 03-07-15/6333).
А разобраться в том, когда НДС с неустойки все же придется рассчитать, поможет письмо Минфина России от 1 апреля 2014 г. № 03-08-05/14440. В нем чиновники рассматривают конкретную ситуацию. Компания-экспедитор заключила договор с заказчиком. В нем стороны указали, что за простой транспорта сверх оговоренных часов заказчик платит штраф. Финансовое ведомство сообщило, что в этом случае штраф за простой фактически увеличивает цену услуг, поэтому компания должна заплатить с него НДС.
Кстати, когда компания начисляет НДС с неустойки или штрафа, счет-фактуру она выставляет только в одном экземпляре. Ведь покупатель с этой суммы не может принять НДС к вычету. Это следует из пункта 18 Правил ведения книги продаж.

По какому порядку заполнять остальные графы

В графе 3 компания показывает реквизиты счета-фактуры, на основании которого она вносит запись в книгу покупок или книгу продаж. Но в некоторых случаях здесь можно указать дату и номер другого документа, и ошибкой это не будет.

Например, в графе 3 продавец покажет реквизиты товарной накладной при отгрузке товара компании на упрощенке, с которой подписан отказ от счетов-фактур. Другой вариант – организация продает товар физлицам за наличные. Тогда в графе 3 она зафиксирует данные чека или Z-отчета. А графу 8 книги продаж, где нужно указать ИНН покупателя, оставит пустой. Но чтобы декларация с незаполненным ИНН легко прошла проверку, важно указать верный код операции в графе 2.

Компания принимает к вычету НДС с командировочных расходов? В графе 3 книги покупок она покажет дату и номер проездного билета или другого бланка строгой отчетности.

В обеих книгах отдельно выделены графы, которые связаны с деятельностью посредников. В книге продаж это графы 9 и 10, а в книге покупок – графы 11 и 12. Их нужно заполнить только при покупке или продаже товаров по договору с комиссионером или агентом, который действует от своего имени.

В графах 14 книги покупок и 12 книги продаж компания указывает «Наименование и код валюты». Организация заполняет эти графы при покупке или продаже товара за валюту. Когда компания заключает договор в у. е., но расчеты ведет в рублях, заполнять эти графы не нужно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– У нашей компании есть обособленное подразделение. Мы должны вести одну книгу продаж по организации в целом? Или нужно составлять две книги?
– Чиновники объяснили, что компания, у которой есть филиалы или обособленные подразделения, ведет одну общую книгу (письмо УФНС России по г. Москве от 26 февраля 2007 г. № 19–11/17577). Ведь плательщиком по налогу является не филиал или подразделение, а головная организация. Поэтому книги формирует она. Для удобства филиал может вести отдельную книгу. А по окончании квартала передавать сведения в головной офис, чтобы организация составила единый документ.