20 Марта 2018Электронные больничные: 5 проблем на пути к упрощению работы бухгалтера
С 1 июля 2017 года работник вправе получить листок нетрудоспособности в форме электронного документа (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством", ч. 3.2. ст. 59 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации"). Такое нововведение призвано свести к минимуму число ошибок при оформлении больничных и начислении пособий. Уже сейчас в добровольном порядке работодатель может начать принимать к оплате листки нетрудоспособности в электронном формате. Несмотря на большое количество материалов в СМИ и выступлений экспертов на эту тему, необходимость работы с разовыми электронными больничными становится в организации настоящим событием и часто вызывает панику. Рассмотрим возникающие при оформлении электронных больничных проблемы.
1. Отсутствуют пошаговые объяснения, как зарегистрироваться на едином портале госуслуг и создать личный кабинет руководителя и т.д.Для работы с электронными больничными листами руководителю организации необходимо зарегистрироваться на портале как физическое лицо, чтобы получить учетную запись. В России, например, много представительств крупных иностранных компаний, во главе которых стоят директоры-иностранцы, да и российских компаний тоже. С их регистрацией на портале возникают большие сложности. Дело в том, что обязательным условием является внесение паспортных данных. При этом поля для указания серии и номера паспорта рассчитана только на граждан РФ, у которых они состоят исключительно из цифр. У иностранцев же серия и номер паспорта включают как цифры, так и буквы. Поэтому при указании паспортных данных руководителя-иностранца на портале госуслуг выдается ошибка с предложением обратиться в техподдержку. Но и техподдержка часто не может помочь. Тогда директору-иностранцу приходится ехать в Главное управление по вопросам миграции МВД России лично со своим паспортом. В этом случае специалисты управления проводят проверку личности по базе данных вручную.
Чтобы получить доступ к работе всего функционала портала госуслуг, следующим шагом руководитель компании, независимо от своего гражданства, должен подтвердить свою личность. Это можно сделать через один из Центров обслуживания пользователей, адреса которых есть на портале госуслуг. Другой способ – получить код подтверждения личности по почте. Еще можно воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой, если они у директора есть. Затем через подтвержденную учетную запись руководитель создаст учетную запись организации.
Этап подтверждения личности также вызывает много вопросов, поскольку вариантов подтверждения много, но ни один из них не расписан подробно. Что нужно для получения кода подтверждения по почте? Надо ли руководителю являться в Центр обслуживания пользователей лично? Кто-то подтверждает личность через ПФР, явившись лично со СНИЛС, кто-то делает это через "Сбербанк Онлайн" или другие бланки, которые предлагает портал госуслуг. У каждой организации свой непростой опыт регистрации на практике. Единственное универсальное решение, которое можно предложить, это обращение в техподдержку единого портала госуслуг по телефону с объяснением своей конкретной ситуации для получения инструкций, как действовать дальше.
2. Необходимо разбираться подходит ли существующая электронная подпись или нужно оформлять новую.Есть вопросы к электронной подписи. Для работы в системе ЕИИС "Соцстрах" работодателю нужна специальная электронная подпись. Не все работодатели знают, что имеющаяся у них электронная подпись для сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи может подойти и для работы в этой системе. Чтобы выяснить, подойдет ли данная электронная подпись для работы в личном кабинете ФСС России, необходимо обратиться к своему оператору ТКС. Напомню, что купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре Минкомсвязи России.
3. Необходимо ежегодно заключать соглашение между региональным отделением ФСС России и работодателем об информационном взаимодействии.Не все работодатели об этом знают, хотя Соглашение является обязательным документом для работы с электронными больничными, иначе система информационного взаимодействия не состоится. Образец соглашения можно скачать на сайте любого регионального отделения ФСС России, заполнить его самостоятельно, подписать руководителем организации, а затем отнести в фонд. В типовой форме данного Соглашения указано, что оно заключается сроком на один год. По взаимному согласию сторон в текст могут быть внесены изменения и дополнения, которые оформляются в письменной форме дополнительным соглашением и действительны со дня его подписания.
Соглашение может быть расторгнуто по инициативе любой из сторон, о чем необходимо письменно уведомить другую сторону не позднее, чем за три месяца до дня его расторжения.
Как правило, если стороны за 30 календарных дней до прекращения срока действия соглашения не выразили в письменном виде намерение прекратить взаимодействие, то соглашение считается продленным еще на один год.
4. Работник должен подписать согласие на формирование электронного больничного листа, а также быть зарегистрирован на едином портале госуслуг.Не только работодатель участвует в процессе перехода на электронные больничные листы, но и работник. Если он хочет получить электронный больничный лист, то должен в письменном виде изъявить свое согласие на формирование электронного листка нетрудоспособности. На сайте ФСС России размещена типовая форма информированного добровольного согласия на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа и обработку персональных данных. Данное согласие оформляется изначально при приеме к врачу в первый раз. Работник изъявляет желание получить электронный больничный лист и ему предлагают заполнить типовую форму согласия. Кроме того, обязательным условием для получения электронного больничного листа является регистрация застрахованного лица на едином портале госуслуг. Если работник на сайте не зарегистрирован, то система не позволит сформировать электронный больничный лист.
5. Медицинская организация, которая выписывает больничный лист, тоже должна быть участником системы информационного взаимодействия, а врач иметь электронную подпись.Сведения, содержащиеся в электронном листке нетрудоспособности, подписываются квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации. Если у конкретного врача отсутствует электронная подпись, то работнику также не удастся получить электронный больничный лист.
Продвинутым работодателям, которые активно используют электронный документооборот, рекомендую оповестить своих сотрудников об этой возможности. На практике, врачи, как правило, не сообщают о возможности открыть электронный больничный лист, так как во многих поликлиниках не готовы к нововведениям (работники пенсионного возраста, плохо обращающиеся с техникой, которым легче выписать бумажный листок нетрудоспособности). Поэтому, например, можно подготовить памятку по правилам предоставления электронных больничных?
***
Радует, что в ближайшее время ФСС России по согласованию с Минтрудом России, Минздравом России и Минкомсвязью России должна утвердить регламент информационного взаимодействия (п. 22 Правил утв. Постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 г. № 1567), положениями которого будут определены требования к подключению пользователей к системе ЕИИС "Соцстрах" и единому порталу госуслуг.
Несмотря на все эти и другие проблемы, переход на электронные больничные имеет несомненные преимущества как для работодателя, так и для работника. К примеру, система электронных листков нетрудоспособности позволит работнику и работодателю получать информацию о сформированных больничных в личном кабинете на сайте ФСС России, доступ к которому обеспечивается при наличии логина и пароля к единому порталу госуслуг.
Источник: ГАРАНТ.РУ