Татьяна Межуева
Эксперт журнала
В трудовую книжку вносятся сведения о приеме
на работу, переводах на другую постоянную
работу и об увольнении работника, а также
основания прекращения трудового договора и
сведения о награждениях за успехи в работе.
Записи в трудовой книжке производятся без
сокращений и в порядке соответствующего
раздела. Даты вписываются арабскими цифрами:
число и месяц - два знака, год - четыре
знака
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся
следующие сведения о работнике:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения (число, месяц, год);
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на
основании паспорта или иного документа,
удостоверяющего личность. Записываются
сведения о работнике на первой странице
(титульном листе) трудовой книжки.
образование;
профессия;
специальность.
Эти сведения вносятся в трудовую книжку на
основании документов об образовании, о
квалификации или, в случае поступления на
работу, требующую специальных знаний или
специальной подготовки, - на основании
документов о наличии специальных знаний.
Если работник впервые устраивается на работу
по профессии, не требующей специальных
знаний и навыков, то запись о профессии
(специальности) можно сделать без
соответствующих документов. При отсутствии у
новых работников профессий поле должно быть
оставлено незаполненным, так как запись о
профессии и специальности нужно вносить на
основании документов о наличии квалификации.
На это есть прямое указание в разделе II
Правил ведения и хранения трудовых книжек.
За исключением случаев, когда дисциплинарным
взысканием является увольнение, сведения о
взысканиях в трудовую книжку не вносятся.
Записи в трудовую книжку вносятся на
основании документально подтвержденных
данных. Записи о приеме на работу, переводе,
прекращении трудового договора, поощрениях
вносятся на основании приказов
(распоряжений) администрации организации в
течение недели после издания приказа
(распоряжения). Исключением относительно
внесения записи в недельный срок являются
случаи прекращения трудовых отношений.
Запись о расторжении трудового договора
должна быть внесена в день его расторжения.
Существуют следующие унифицированные формы
по учету кадров:
№Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме
работника на работу",
№Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме
работников на работу",
№Т-2 "Личная карточка работника",
№Т-2ГС (МС) "Личная карточка
государственного (муниципального)
служащего", №Т-3 "Штатное расписание",
№Т-4 "Учетная карточка научного,
научно-педагогического работника", №Т-5
"Приказ (распоряжение) о переводе работника
на другую работу",
№Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе
работников на другую работу",
№Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с
работником (увольнении)",
№Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении
(расторжении) трудового договора с
работниками (увольнении)",
№Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении
работника",
№Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении
работников" и другие. Указанное
Постановление предписывает распространение
предложенных унифицированных форм
документации "на все организации независимо
от форм собственности, осуществляющие
деятельность на территории Российской
Федерации"
На основании перечисленных приказов вносятся
записи в трудовую книжку, которые должны
соответствовать сведениям, указанным в
приказе. На основании приказа, помимо
трудовой книжки, заполняется личная карточка
(№ формы смотрите выше), а в бухгалтерии
открывается лицевой счет работника (формы
№Т-54 или №Т-54а).
Работник, ставя свою подпись на первой
странице трудовой книжки, тем самым заверяет
правильность внесенных записей. Первую
страницу трудовой книжки также подписывает
лицо, ответственное за выдачу трудовых
книжек в организации. После этого ставится
печать организации, которая впервые
заполнила трудовую книжку. Данные, внесенные
на первую страницу трудовой книжки, могут
быть заверены печатью отдела кадров или
печатью обособленного подразделения
(представительства, филиала), в которое
трудоустраивается работник.
В разделе "Сведения о работе" трудовой
книжки указывается (в виде заголовка) полное
наименование организации, а также
сокращенное наименование организации (при
его наличии).
Под этим заголовком производятся следующие
записи:
в графе 1 - ставится порядковый номер
вносимой записи;
графе 2 - указывается дата приема на работу;
в графу 3 вносится запись о принятии или
назначении в структурное подразделение
организации с указанием его конкретного
наименования, наименования должности
(работы), специальности, профессии с
указанием квалификации. Записи о
наименовании должности (работы),
специальности, профессии с указанием
квалификации производятся, как правило, в
соответствии со штатным расписанием
организации.
в графу 4 заносятся дата и номер приказа
(распоряжения) или иного решения
работодателя, согласно которому внесена
запись. Если работнику в период работы
присваивается новый разряд (класс,
категория), то об этом в установленном
порядке производится соответствующая запись
в трудовую книжку.
Отмечается в трудовой книжке и установление
работнику второй и последующей профессии,
специальности или иной квалификации с
указанием разрядов, классов или иных
категорий этих профессий, специальностей или
уровней квалификации.
В случае изменения наименования организации
за время работы работника, в графе 3 раздела
"Сведения о работе" отдельной строкой
делается запись: "Организация такая-то с
такого-то числа переименована в такую-то", а
в графе 4 проставляется основание
переименования - приказ (распоряжение) или
иное решение работодателя, его дата и номер.
В трудовые книжки лиц, отбывших
исправительные работы без лишения свободы,
вносится запись по месту работы о том, что
время работы в этот период не засчитывается
в непрерывный трудовой стаж. Указанная
запись вносится в трудовые книжки по
окончании фактического срока отбытия
наказания, который устанавливается по
справкам органов внутренних дел. Делается
это следующим образом: в вышеупомянутом
разделе трудовой книжки в графе 1 ставится
порядковый номер записи, в графе 2 - дата
внесения записи, в графе 3 делается запись:
"Время работы с такой-то даты (число, месяц,
год) по такую-то дату (число, месяц, год) не
засчитывается в непрерывный трудовой стаж",
а в графе 4 указывается основание для
внесения записи в трудовую книжку - приказ
(распоряжение) или иное решение работодателя
(изданный в соответствии с приговором
(определением) суда), его дата и номер.
В трудовую книжку работника по последнему
месту работы в графу 3 раздела "Сведения о
работе" вносится запись: "Непрерывный
трудовой стаж восстановлен с такого-то
числа, месяца, года", а в графе 4 делается
ссылка на соответствующее наименование
документа, на основании которого внесена
запись, со ссылкой на его дату и номер, - в
случае восстановления в установленном
порядке непрерывного трудового стажа. Это
установлено пунктом 3.4 Инструкции №69.
По желанию работника в трудовую книжку
вносится запись сведений о работе по
совместительству. В этом случае в графе 1
ставится порядковый номер записи, в графе 2
указывается дата приема на работу в качестве
совместителя, в графе 3 делается запись о
принятии или назначении в качестве
совместителя в структурное подразделение
организации с указанием его конкретного
наименования, наименования должности,
специальности, профессии с указанием
квалификации, в графе 4 указывается
наименование документа, на основании
которого внесена запись, со ссылкой на его
дату и номер.
В трудовую книжку вносятся следующие
сведения о награждении за трудовые заслуги:
а) о награждении государственными наградами,
в том числе о присвоении государственных
почетных званий, на основании
соответствующих указов и иных решений;
б) о награждении почетными грамотами,
присвоении званий и награждении нагрудными
знаками, значками, дипломами, почетными
грамотами, производимом организациями;
в) о других видах поощрения, предусмотренных
законодательством Российской Федерации, а
также коллективными договорами, правилами
внутреннего трудового распорядка
организации, уставами и положениями о
дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой
оплаты труда или выплачиваемых на регулярной
основе, в трудовые книжки не вносятся.
При заполнении сведений о награждениях в
графе 3 раздела "Сведения о награждении"
трудовой книжки в виде заголовка указывается
полное наименование организации, а также
сокращенное наименование организации (при
его наличии); ниже в графе 1 ставится
порядковый номер записи (нумерация,
нарастающая в течение всего периода трудовой
деятельности работника); в графе 2
указывается дата награждения; в графе 3
записывается, кем награжден работник, за
какие достижения и какой наградой; в графе 4
указывается наименование документа, на
основании которого внесена запись со ссылкой
на его дату и номер.
Согласно Правилам ведения и хранения
трудовых книжек записи об увольнении
вносятся в трудовую книжку на основании
соответствующего приказа (распоряжения)
работодателя в день увольнения и должны
точно соответствовать тексту приказа
(распоряжения).
Записи в трудовую книжку о причинах
прекращения трудового договора должны
производиться в точном соответствии с
формулировками ТК РФ или иного федерального
закона, со ссылкой на соответствующие
статью, пункт ТК РФ или иного федерального
закона.
Пунктом 5.1. Инструкции №69 установлено, что
запись об увольнении в трудовой книжке
производится в следующем порядке:
в графе 1 ставится порядковый номер записи;
в графе 2 указывается дата увольнения
(прекращения трудового договора);
в графе 3 делается запись о причине
увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 4 указывается наименование
документа, на основании которого внесена
запись, - приказ (распоряжение) или иное
решение работодателя, его дата и номер.
Днем увольнения работника является последний
день его работы (статья 77 Трудового кодекса
Российской Федерации (далее ТК РФ)), если
иное не установлено федеральным законом,
трудовым договором или соглашением между
работодателем и работником. ТК РФ
предусматривает случаи, когда днем
увольнения может быть не только последний
день работы: например, в соответствии со
статьей 127 ТК РФ при предоставлении
неиспользованного отпуска с последующим
увольнением (по письменному заявлению
работника) днем увольнения считается
последний день отпуска. Исключение при этом
составляют случаи увольнения за виновные
действия.
При расторжении трудового договора по
инициативе работодателя в трудовую книжку
вносится запись об увольнении (прекращении
трудового договора) со ссылкой на
соответствующий пункт статьи 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по
обстоятельствам, не зависящим от воли
сторон, в трудовую книжку вносится запись об
основаниях прекращения трудового договора со
ссылкой на соответствующий пункт статьи 83
ТК РФ.
При расторжении трудового договора по другим
основаниям, предусмотренным ТК РФ, в
трудовую книжку вносится запись об
увольнении со ссылкой на соответствующий
пункт статьи 77 ТК РФ. Например, "Уволена по
собственному желанию, пункт 3 статьи 77
Трудового кодекса Российской Федерации".
Причем, если работник увольняется по
причинам, которые предоставляют какие-либо
льготы или преимущества, то, согласно пункту
5.6 Инструкции №69, рядом со ссылкой на
статью указываются эти причины. При
увольнении в связи с переводом работника на
другую постоянную работу к другому
работодателю (в другую организацию) в графе
3 раздела "Сведения о работе" указывается, в
каком порядке осуществляется перевод: по
просьбе работника или с его согласия.
При прекращении трудового договора в связи с
переходом работника на выборную работу
(должность) к другому работодателю (в другую
организацию) в трудовой книжке уволенного
работника делается запись: "Уволен в связи с
переходом на выборную работу (должность) в
(указывается наименование организации),
пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса
Российской Федерации".
При прекращении трудового договора по
основаниям, предусмотренным федеральными
законами, - в трудовую книжку вносится
запись о прекращении трудового договора со
ссылкой на соответствующие пункт, статью
федерального закона.
При прекращении трудового договора с
работником, осужденным в соответствии с
приговором суда к лишению права занимать
определенные должности или заниматься
определенной деятельностью и не отбывшим
наказание, в трудовую книжку вносится запись
о том, на каком основании, на какой срок и
какую должность он лишен права занимать
(какой деятельностью лишен права
заниматься).
При увольнении работника все записи,
внесенные в трудовую книжку за время работы
в данной организации, заверяются подписью
руководителя организации или специально
уполномоченного им лица и печатью
организации (печатью отдела кадров, печатью
обособленного подразделения).
Администрация организации обязана выдать
работнику его трудовую книжку с внесенной в
нее записью об увольнении в день увольнения,
в противном случае ТК РФ предусмотрена
материальная ответственность работодателя
перед работником.
