Попытаюсь своим семинарам облегчить работу бухгалтеров с представительскими расходами. Только на первый взгляд это давно обкатанный вопрос. Несмотря на то, что в НК РФ по этим видам расходов ничего уже который год не меняется, представительские расходы – до сих пор животрепещущая тема. Я как лектор и аудитор знаю, насколько много у компаний сомнений в отношении «представительности» тех или иных затрат. Расскажу, как рассеивать такие сомнения: какие расходы точно нельзя назвать представительскими, на что чиновники стали смотреть лояльнее, и какие документы помогут обосновать перед инспекторами расходы.
Что НК РФ говорит о представительских расходах
Понятие «представительские расходы» закреплено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определение, которое там дано, можно условно разделить на две части. Первая говорит о том, что относится к представительским расходам, а что нет. И вторая часть говорит о нормировании подобных расходов. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода учитываются как прочие в размере, который не превышает четырех процентов от расходов на оплату труда за этот же период.
Начнем с перечня затрат, которые признаются представительскими. Пункт 2 статьи 264 НК РФ говорит, что представительские расходы – это расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей другой компании, участвующих в переговорах.
Далее кодекс описывает цель, которая необходима для признания расходов представительскими. Такой целью считается установление, поддержание взаимного сотрудничества. То есть предполагается, что компания может пригласить на мероприятие как будущего предполагаемого партнера, так и старого, для того, чтобы укрепить с ним сотрудничество.
Также к представительским расходам НК РФ относит официальный прием и (или) обслуживание участников, которые прибыли на заседание совета директоров. Помимо этого, к представительским расходам по пункту 2 статьи 264 НК РФ относится транспортное обеспечение участников мероприятия к месту его проведения, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчика, который не состоит в штате компании.
Место проведения мероприятия значения не имеет. Расходы можно признавать представительскими не только для сотрудников другой компании, но и работников самого налогоплательщика.
ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А можно отнести к представительским расходы на проведение переговоров с индивидуальными предпринимателями, потенциальными заказчиками компании?
- В принципе, да. Хотя Налоговый кодекс РФ прямо о такой возможности не говорит. В пункте 2 статьи 264 сказано только о представителях организаций. В то же время, по мнению финансовых чиновников, затраты на проведение переговоров с предпринимателями компания имеет право отнести к представительским. Назову два письма Минфина России: от 27 мая 2009 г. № 03-03-06/1/351 от 27 марта 2009 г. № 03-03-06/2-64. По большому счету, переговоры можно вести с деловой целью и просто с физлицом, не индивидуальным предпринимателем.
Как сформулировать цель представительского мероприятия
Отдельно хочу поговорить о цели мероприятий, которые компания организует для контрагентов и планирует списать расходы на них как представительские. Бухгалтеры практически всегда на семинарах спрашивают, будут ли проблемы с налоговиками по представительским расходам, если с приглашенными контрагентами в последующем так и не было заключено договоров. Результат подобных мероприятий абсолютно не влияет на право компании списать расходы как представительские при соблюдении условий из пункта 2 статьи 264 и статьи 252 НК РФ. Компания должна быть нацелена на положительный результат переговоров. А доказать, что таких планов у налогоплательщика не было – дело инспекции. И честно говоря, такое доказывание очень сложно.
Есть два определения Конституционного суда РФ, которые помогут компаниям убедить инспекторов, что главное не результат, а цель мероприятия. Это определения КС РФ от 16 декабря 2008 г. № 1072-О-О и от 4 июня 2007 г. № 320-О-П. Обоснованность расходов, учитываемых в базе по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом намерений компании получить экономический эффект от деятельности, а не от ее результата. Целесообразность расходов оценивает сам налогоплательщик.
Безусловно, цель должна соответствовать коммерческой деятельности компании. Если компания по производству продуктов питания приглашает на переговоры производителя косметики, то вопросы у инспекции могут возникнуть. Повторюсь: доказывать, что компания не права, должны именно налоговики.
Официальный характер мероприятия
Официальный прием, как сказано в пункте 2 статьи 264 НК РФ – это завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Много вопросов вызывает именно эта, более чем расплывчатая фраза - «иное аналогичное мероприятие». К цепочке завтрак и обед напрашивается ужин. В этой связи хочу остановиться на одном интересном и выгодном для компаний письме Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675. Разъяснение касается проведения поздних ужинов для контрагентов. Ночное время суток по статье 96 Трудового кодекса длится с 22 часов одного дня до 6 часов утра другого.
Чиновники разрешили учитывать расходы на такие поздние приемы как представительские при соблюдении двух условий. Конечно, потребуются документы, подтверждающие понесенные на поздний ужин расходы. О каких именно документах может идти речь, я расскажу дальше в ходе семинара.
Более того, необходимо, чтобы мероприятие носило официальный характер. Что именно можно обозначить таким понятием, в Налоговом кодексе РФ не определено. Я приведу пример, который показывает, каким образом можно отличить официальный характер мероприятия от неофициального. Представим, что на улице случайно встретились два бывших одноклассника и решили вместе посидеть в кафе. В ходе разговора оказалось, что один из них руководит компанией. Он пожаловался однокласснику, что его компания судится с налоговой инспекцией и ищет толковых юристов. Другой одноклассник заявил, что он как раз работает в адвокатской палате. Были намечены предварительные договоренности. Фактически, разговор двух старых знакомых перерос в переговоры.
Что сделать, чтобы подобный обед в кафе можно было списать на представительские расходы? Самое важное как раз заключается в том, как бухгалтер оформит расходы. Главное, чтобы директор хотя бы догадался взять в кафе чек.
Что нельзя считать представительскими расходами на официальный прием
В пункте 2 статьи 264 НК РФ сказано, что к представительским расходам не относятся затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
С профилактикой и лечением, мне кажется, и так понятно. Мало кому вздумается пытаться списать это на представительские расходы. А вот по развлечению и отдыху часто возникают споры. Очень тонкая грань в отграничении делового ужина в ресторане от отдыха.
Разберем ситуацию. Компания, которая организует для контрагентов какое-то мероприятие, арендует банкетный зал, приглашает музыкантов. Каждый из расходов – на питание, аренду, оплату работы официантов и артистов – надо проанализировать по первичным документам и решить, есть ли возможность рассматривать их как представительские. Сразу скажу, что расходы на артистов налоговая инспекция точно снимет из представительских. Под вопросом обычно украшения для зала: шарики, ленты, цветы. Иногда помогают компании-организаторы мероприятий. Можно попросить их не выделять в «первичке» отдельно выступление артистов и декор.
Вероятнее всего, не получится списать как представительские расходы продукты питания для сотрудников контрагентов, которые ждут в офисе компании подписания документов. Тем, кто приехал от имени контрагента с документами часто предлагают чай, кофе, печенье. В письме от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/327 Минфин России высказался о том, что затраты на такое обслуживание контрагентов не относятся к представительским. Правда, как подчеркнули чиновники, НДС при этом не возникает.
Но из такой ситуации есть выход. Ведь к другим видам расходов чиновники затраты на те же чай и конфеты для контрагентов, ожидающих документы, отнести не запрещают. Например, есть всеми любимый подпункт 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ – «другие расходы, связанные с производством и реализацией». Конечно, чиновники Минфина не пропагандируют относить к ним затраты, о которых мы говорим. Но тем не менее, надо иметь такую возможность в виду.
Расходы на обслуживание
Мы обговорили, что такое официальный прием. Теперь разберем, что подразумевается под обслуживанием представителей других компаний и участников заседания совета директоров. Именно этот момент вызывает больше всего дискуссий, потому что само по себе понятие «обслуживание» очень многогранно. Налоговики, Минфин и судьи вкладывают в него зачастую разные смыслы.
Есть судебные решения, из которых можно сделать вывод, что под обслуживанием понимается и оплата проезда, обеспечение жильем человека, который приехал на мероприятие из другого города. То есть расходы на гостиницу и транспорт для сотрудников контрагента ли тех, что прибыли на заседание совета директоров можно отнести к представительским. Для примера можно посмотреть постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 1 марта 2007 г. № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), ФАС Поволжского округа от 16 марта 2006 г. № А72-5629/05-6/435.
Другое мнение высказывает налоговая служба и Министерство финансов. Расходы на проживание в гостинице, стоимость авиационных и железнодорожных билетов, визовая поддержка для сотрудников иностранной компании – не подпадают под представительские расходы. На эту тему высказалось московское УФНС в письмах от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115 и от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271. А Минфин России выпустил письмо от 16 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/235.
Компания сама для себя должна оценить налоговые риски по такому роду расходам. Возможно, если затраты на такие уж и большие, то действительно легче списать их на счет 91 и не мучаться.
Документальное оформление
Мы подошли, наконец, к документальному оформлению представительских расходов. Как такового, перечня документов для подтверждения представительских расходов в Налоговом кодексе РФ нет. Необязательно все документы, которые я назову, необходимо составлять. Я старалась составить список так, чтобы предусмотреть большинство из возможных претензий налоговиков к представительским расходам.
Условно оформление документов можно разделить на три этапа. Первый – это общие документы. Второе - документы, связанные с конкретным мероприятием. Третий - те, что подтверждают фактическое расходование денежных средств. Расскажу о них по порядку.
Первый этап – это закрепление порядка отражения представительских расходов в учетной политике и составление их сметы на отчетный год. В смете достаточно прописать, какую предельную сумму компания может потратить за год на представительские расходы. Эта цифра должна соотноситься с выручкой компании в разумных пределах. Понятно, что если за год компания получила 10 млн рублей, а выделяет на представительские расходы 1 млн, у проверяющих это может вызвать вопросы.
ВОПРОС ИЗ ЗАЛА – А как нужно утверждать смету для представительских расходов?
- Обязательно. Протоколом общего собрания учредителей или акционеров. Это предусмотрено статьей 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ и статьей 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ.
После утверждения сметы готовятся организационно-распорядительные документы, которые должен подписать руководитель компании. Фактически, это приказ о представительских расходах на год (образец см. на стр. XXX). В нем могут быть отражены:
- перечень сотрудников, которые имеют право получать под отчет средства на представительские расходы;
- порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;
- порядок расходования подотчетных средств;
- документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм;
- нормы отдельных видов представительских расходов.
Часто путают подотчетные суммы на командировки и представительские расходы. Если по командировочным расходам сотруднику надо отчитаться в течение трех дней после возвращения, то для представительских расходов срок может быть совершенно другой. Отчитаться по ним надо в течение трех дней по истечении срока, на который выдан подотчетные средства.
На втором этапе оформления представительских мероприятий готовятся следующие документы:
- приказ руководителя о назначении ответственного за проведение переговоров;
- приказ о направлении приглашения на встречу;
- программа встречи с датой, местом, сроком проведения и количеством приглашенных участников со стороны компании и контрагентов. В этом документе можно даже поименно назвать участников.
И, наконец, третий этап предусматривает оформление отчета о проведении мероприятия, отчета по расходам по нему и авансового отчета с оправдательными документами.
###Рекомендация лектора###
Как правильно вести бухучет представительских расходов
В бухгалтерском учете представительские расходы принимаются к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации» (утверждено приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. № 33н). Принимая к учету эти расходы, бухгалтер отражает их по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» с последующим списание их на счет 20 «Основное производство» или отнесением на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж». Это зависит от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике. Если же компания занимается торговлей, то затраты собираются на счете 44 «Расходы на продажу».
###ОБРАЗЕЦ###
Примерная форма приказа по компании о представительских расходах
ООО «Лучшая компания» От 11.01.2011 г.
г. Москва
Приказ № 4
О представительских расходах на 2011 год
Приказываю:
1. Установить на 2011 год следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
| Вид представительских расходов | Расходы на одного человека в день, руб. |
| Проведение официального приема (завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие) | До 2500 |
| Транспортное обслуживание | До 1500 |
| Буфетное обслуживание во время переговоров | |
| Оплата услуг приглашенного переводчика из расчета 1 переводчик на 5 человек (в час) | До 1000 |
2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов заместителя генерального директора Иванюшкину Е.О.
3. Представлять отчет о приеме каждой делегации в течение трех рабочих дней после окончания приема.
Генеральный директор
ООО «Лучшая компания» Петров Петров И.И.
М.П.
Конспект подготовила Марина КОСНОВА
