28.04.08 Причины, по которым отпускные оказываются меньше оклада

Отпускные нередко бывают меньше оклада за такой же период. Дело в том, что этот вид выплат рассчитывают особым образом. Чтобы между работниками и бухгалтерами не возникали споры, мы четко расписали, из-за чего появляется «конфликтная» разница. Прочитав этот материал, любой сотрудник сможет вычислить величину своих отпускных.

Причина первая — при расчете отпускных берут среднее число дней в месяце — 29,4

Кажется логичным высчитать отпускные, взяв за основу число рабочих дней в месяце. Например, если отдых длится неделю, то отпускные должны быть не меньше четверти оклада. Однако по законодательству для расчета используют среднее число календарных дней в месяце (без учета праздников) — 29,4. Из-за этого правильно рассчитанная сумма отпускных только по случайности может совпасть с теми деньгами, которые можно было бы ожидать, опираясь на первый способ вычислений. Отпускные рассчитывают по следующей формуле (расчетный период отработан полностью):

О = ЗП : 12 мес. : 29,4 дн. * Д,
где О — сумма отпускных; ЗП — сумма начислений работнику за расчетный период (12 месяцев), учитываемых при расчете отпускных; Д — количество календарных дней отпуска.

ПРИМЕР 1

Приведем упрощенный расчет отпускных (без учета болезней, отпусков и т. д.). Оклад Иванова С.И. — 25 000 руб. С 14 мая 2008 года Иванов уходит в отпуск на 14 дней (по 27 мая включительно). За расчетный период — с 1 мая 2007 года по 30 апреля 2008 года — его доход составил 300 000 руб. (25 000 руб. * 12 мес.). Средний заработок за один календарный день равен 850,34 руб. (300 000 руб. : 12 мес. : 29,4). То есть размер отпускных составляет 11 904,76 руб. (850,34 руб. * 14 дн.). Оклад Иванова за 10 отработанных в мае дней (из 20 рабочих) составил 12 500 руб. (25 000 руб. : 20 дн. * 10 дн.). Значит, майский доход Иванова из-за отпуска снизился на 595,24 руб. (25 000 – 11 904,76 – 12 500).

Причина вторая — повышение оклада

Всем работникам организации повысили оклад. В этом случае средний заработок для расчета отпускных индексируют. То есть считается, что сотрудники получали в течение всех 12 месяцев расчетного периода повышенные оклады.

Если же оклад увеличили не у всех сотрудников, а только у некоторых (в их числе работник, который уходит в отпуск), то индексацию среднего заработка не делают. В результате отпускные еще больше отличаются от текущего оклада.

ПРИМЕР 2

Несколько изменим условия примера 1. С 1 марта 2008 года оклад Иванова повысили до 35 000 руб. (повышение было не во всей организации, а именно у Иванова).

Средний заработок за один календарный день будет равен 907,03 руб. ((25 000 руб. * 10 мес. + 35 000 руб. * 2 мес.) : 12 мес. : 29,4). Тогда размер отпускных составит 12 698,42 руб. (907,03 руб. * 14 дн.). А всего в мае Иванов получит 30 198,42 руб. (35 000 руб. : 20 дн. * 10 дн. + + 12 698,42 руб.). Это на 4801,58 руб. (35 000 – 30 198,42) меньше его нового оклада.

Отпускные будут больше, если оклад повысили, к примеру, с 1 июня 2007 года. Средний заработок в этом случае составляет 1162,13 руб. ((25 000 руб. + 35 000 руб. * 11 мес.) : 12 мес. : 29,4). А сумма отпускных равна 16 269,82 руб. (1162,13 руб. * 14 дн.).

Причина третья — расчетный период отработан не полностью

Когда расчетный период отработан не полностью, это учитывают при начислении отпускных. Из расчетного периода исключают, в частности, время болезни, командировки, отпуска. Начисления за эти периоды при расчете отпускных также во внимание не принимают.

Чтобы определить сумму отпускных, сначала считают количество календарных дней, которые сотрудник фактически отработал в расчетном периоде:

К = 29,4 дн. * М + (29,4 дн. : Кдн1 * Котр1 + 29,4 дн. : Кдн2 * Котр2…),
где К — количество календарных дней, на которое делят доходы за расчетный период; М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде; Кдн1… — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах; Котр1… — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Из-за такого расчета отпускные могут быть как ниже, так и выше обычного оклада — все зависит от конкретных обстоятельств, от месяца отпуска и т. д. Однако в любом случае расхождения будут очень незначительными.