22 Августа 2016Закупки и документы по ним

Закупки регулируются не только законами и подзаконными нормативными актами, но и внутренними документами компании. И для заказчика, и для поставщика важно уметь работать с этими документами и анализировать их для того, чтобы при закупках сотрудничество было взаимовыгодным и обходилось без конфликтов.

Знание о документах, регулирующих закупочную деятельность, необходимо для эффективного ведения бизнеса и заказчикам, и поставщикам. Заказчики должны понимать правила результативного и в то же время легального составления документов, позволяющих учесть специфику своей деятельности и использовать наиболее продуктивные закупочные инструменты. Поставщики со своей стороны имеют шанс расширить свой рынок сбыта в том случае, если знают, что и как читать в этих документах, иными словами, умеют находить и анализировать их. Не говоря уже о том, что почти любая компания в реальной жизни выступает и заказчиком, и поставщиком.

Однако для того, чтобы не запутаться в массиве внешне схожих бумаг, разговор о регулирующих закупки документах необходимо начать с разъяснений по крайней мере базовых моментов регулирования закупок в России.

Законодательство о закупках

Закупки в России, проводимые организациями, делятся на коммерческие и регулируемые. Коммерческие закупки проводятся в соответствии с общими нормами гражданского и антимонопольного права. Правила проведения регулируемых закупок установлены нормами специального законодательства.

В регулируемые закупки входят регулируемые государственные и муниципальные закупки (регулируемые закупки сегмента b2g) и регулируемые закупки социально значимых коммерческих организаций (регулируемые закупки сегмента b2b). Правила регулируемых закупок сегмента b2g установлены Законом о контрактной системе закупок для госнужд (Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее - Закон № 44-ФЗ)) и подзаконными нормативными актами, принятыми для его исполнения. Правила регулируемых закупок сегмента b2b определяются Законом о закупках товаров отдельными видами юрлиц (Федеральный закон от 18.07.2011 № 223-ФЗ (далее - Закон № 223-ФЗ)), принятыми для его исполнения подзаконными нормативными актами, а также корпоративными правилами проведения закупок. Документация каждой конкретной закупки регулируемого заказчика должна соответствовать правилам проведения регулируемых закупок, установленным перечисленными выше документами.

Важнейшими требованиями к регулируемым закупкам, предъявляемыми законодателем, являются:

• транспарентность;
• конкурентность.

Для обеспечения прозрачности все ключевые сведения о регулируемых закупках публикуются на официальном сайте www.zakupki.gov.ru. В частности, на этом сайте публикуются:

• корпоративные правила проведения закупок;
• документация каждой закупки;
• контракты, подписанные по результатам закупок.

Для обеспечения конкуренции каждая регулируемая закупка по умолчанию должна проходить посредством соревнования между потенциальными поставщиками за право заключить контракт с заказчиком (однако Законом № 44-ФЗ и корпоративными правилами проведения закупок предусматриваются отдельные исключения из этого требования). Соревнование между поставщиками проводится по определенными процедурам.

Для регулируемых закупок сегмента b2g установлено 12 видов таких процедур. Основными видами являются аукцион и конкурс. Победителем аукциона становится поставщик, запросивший самую низкую цену за свою поставку. Победителем конкурса становится поставщик, предложивший лучшие условия поставки. Аукционы используются в первую очередь для приобретения стандартизированной продукции, широко представленной на рынке. Конкурс используется для приобретения нестандартных товаров, работ или услуг, а также в том случае, когда для достижения цели закупки цена не является главным фактором. При закупках относительно небольших объемов в сегменте b2g используются упрощенные конкурсы и упрощенные аукционы.

В электронной форме в сегменте b2g в настоящее время проводятся исключительно аукционы. И лишь на пяти площадках, назначенных государством. В ближайшем будущем планируется проводить в электронной форме все конкурентные процедуры закупок сегмента b2g.

Для регулируемых закупок сегмента b2b используются десятки разновидностей процедур соревнований между потенциальными поставщиками, в том числе сложные и комбинированные процедуры. Каждая из этих процедур по желанию заказчика может быть проведена в электронной форме, и в настоящее время заказчик сам имеет право выбрать ту электронную площадку, на которой он будет проводить закупки в электронной форме. Для социально значимых коммерческих организаций Закон № 223-ФЗ и принятые для его исполнения подзаконные нормативные акты устанавливают базовые требования ведения закупочной деятельности, направленные:

• на эффективное расходование заказчиком своих закупочных бюджетов;
• развитие конкуренции между его поставщиками;
• поддержку малого бизнеса.

Конкретные механизмы исполнения этих правил коммерческие организации обязаны описать в своих корпоративных правилах проведения закупок. В них же определяются процедуры соревнования между поставщиками за право заключить контракт с заказчиком.

Документы по закупкам компании

Нормативные правовые акты, устанавливающие правила проведения закупок, определяются статусом заказчика. При этом каждая конкретная закупка регулируется еще и закупочной документацией, которую разрабатывает сам заказчик.

У большинства заказчиков документация должна соответствовать не только законодательству, но и корпоративному закупочному стандарту, который таким образом занимает в этой иерархии срединное положение между законодательством и собственно документацией о закупках. Для субъектов b2b корпоративный закупочный стандарт, который в их случае именуется положением о закупках, является обязательным.

Помимо закупочной документации и закупочного стандарта для любого хотя бы относительно крупного заказчика для полноценной и слаженной работы структурных подразделений необходимы внутренние регламентирующие документы, определяющие порядок проведения закупочной работы. Это может быть регламент согласования заявок на проведение закупки, регламент работы отдела закупок, положение о деятельности закупочной комиссии и т.п. В большинстве случаев разработка таких документов законодательством прямо не предписана, однако и не запрещена, а работу заказчика эти документы значительно облегчают.

В обобщенном виде иерархию документов, регулирующих закупочную деятельность, можно представить в виде таблицы (см. ниже).

Документы, регулирующие закупки

Закупки без рисков

Независимо от уровня документа его содержание подчиняется общим законам юридической техники и логики нормативного регулирования. Разумеется, и тем и другим можно пренебрегать, но такое пренебрежение повышает риск неопределенности норм и их произвольного толкования. Это, в свою очередь, создает условия для злоупотреблений как со стороны заказчика, так и со стороны поставщиков. Оспоримость закупок и разбирательства по поводу их проведения в этом случае неизбежны.

Для минимизации таких рисков на стадии разработки документа важно помнить по крайней мере базовые правила юридической техники.

1. Иерархичность. Нормативный акт нижестоящего уровня не должен противоречить акту вышестоящего уровня. Акт нижестоящего уровня содержит специальные нормы по отношению к акту вышестоящего уровня, развивает и конкретизирует его положения.
2. Структурированность. Документ должен быть разбит на тематические пункты и подпункты. Пункты объединяются в разделы. Каждый структурный элемент документа должен содержать нормы, объединенные одной темой. Структурные элементы документа нумеруются, причем каждый уровень имеет свою нумерацию, позволяющую однозначно идентифицировать каждую норму (например, "подпункт "а" пункта 2.1 второго раздела").
3. Лаконичность. Для формулировки нормы необходимо использовать настолько простые и лаконичные термины и фразы, насколько это возможно без ущерба для ясности.
4. Ясность. Каждая норма должна иметь очевидное значение, и это значение должно быть одно и только одно. Двусмысленность нормы не допускается.
5. Единообразие. Каждый термин, используемый в документе, имеет одно и только одно значение. Каждое понятие в документе обозначается одним и только одним термином.