Меню

Актуально








Рубрикатор

Справочник

Зарплата, Табель, Кадры!!! Скачай и Работай! 1838 рублей, включая 2НДФЛ, персучет


Публикация

9 Апреля 2018Требования к оформлению документов


Эта статья рассчитана в основном на новичков в кадровом деле, однако и «старожилы» могут почерпнуть из нее что‑то полезное. Какие локальные нормативные акты по учету персонала должны быть утверждены в учреждении? Как грамотно их оформлять? Есть ли установленные правила нумерации изданных приказов? На названные и другие вопросы – ответы далее.

Основы делопроизводства

Документы кадрового учета условно можно разделить на несколько групп.

По порядку применения выделяются две категории:

  • обязательные для применения во всех организациях (как правило, преду­смотренные трудовым законодательством) документы;

  • рекомендованные.

По типу документов:

  • локальные нормативные акты;

  • документы, используемые для оформления трудовых отношений.

Примерное представление о том, какие документы должны оформлять работники кадровой службы, можно получить, прочитав соответствующие разделы Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011‑93[1]. Приведем выдержки из данного документа.

Код

Наименование формы

Документация по распорядительной деятельности организации

0252051

Должностная инструкция

0252111

Положение о структурном подразделении

0252131

Правила внутреннего трудового распорядка

0252211

Структура и штатная численность

0252251

Штатное расписание

Документация по приему на работу

0281151

Приказ о приеме на работу

Документация по переводу на другую работу

0282071

Заявление о переводе на другую работу

0282151

Приказ о переводе на другую работу

Документация по увольнению с работы

0283071

Заявление об увольнении

0283151

Приказ об увольнении

Документация по оформлению отпусков

0284021

График отпусков

0284071

Заявление о предоставлении отпуска

0284151

Приказ о предоставлении отпуска

Документация по оформлению поощрений

0285141

Представление о поощрении

0285151

Приказ о поощрении

Документация по оформлению дисциплинарных взысканий

0286041

Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286091

Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины

0286151

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Документация по учету труда и его оплаты

0301003

Учетная карточка научного работника Т-4

0301007

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы Т-12

0301008

Табель учета использования рабочего времени Т-13

0301009

Расчетно-платежная ведомость Т-49

0301010

Расчетная ведомость Т-51

0301011

Платежная ведомость Т-53

0301012

Лицевой счет Т-54

0301013

Лицевой счет Т-54а

0301028

Журнал учета федеральным государственным органом работников, выезжающих в служебные командировки ТК-1 (гос)

0301029

Журнал учета федеральным государственным органом работников, приезжающих в служебные командировки

0504421

Табель учета использования рабочего времени

Формы первичных учетных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями, утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Примечание

С 1 января 2013 года формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Организация может разрабатывать формы документов самостоятельно.

Итак, организация может утверждать и вводить во внутренний документооборот свои документы. Требования к их заполнению (в том числе состав реквизитов, правила их оформления, схемы расположения на листе и пр.) определены:

– в настоящее время – ГОСТ Р 6.30‑2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[2];

– с 1 июля 2018 года – ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[3] (далее – ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Как показывает практика, даже не все опытные кадровики знают о существовании этих стандартов. Тем не менее правила, изложенные в них, распространяются на такие организационно-распорядительные документы:

  • уставы, положения;

  • правила, инструкции, регламенты;

  • постановления, распоряжения;

  • приказы, решения, протоколы;

  • договоры, акты;

  • письма, справки; и др.

Далее в статье, опираясь на положения ГОСТ Р 7.0.97‑2016, расскажем, как грамотно составить тот или иной документ кадрового учета (если организация не использует унифицированные формы).

Общие требования к созданию документов

1. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов левое поле на лицевой стороне листа и правое поле на оборотной стороне листа должны быть равны по ширине.

3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

– Times New Roman № 13, 14;

– Arial № 12, 13;

– Verdana № 12, 13;

– Calibri № 14; и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

4. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

5. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1‑1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 интервала.

Интервал между буквами в словах обычный, интервал между словами – один пробел.

6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов должна быть не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

7. Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Ключевой вывод

Требования, описанные в данном разделе статьи, применяются ко всем создаваемым организацией документам (в том числе в электронной форме), а не только документам кадрового учета. Следование указанным правилам считается хорошим тоном.

Реквизиты документа

ГОСТ Р 7.0.97‑2016 определен порядок оформления и расположения на листе следующих реквизитов документов:

Реквизит

Реквизит

01

Герб РФ, герб субъекта РФ (муниципального образования)

16

Гриф утверждения документа

02

Эмблема

17

Заголовок к тексту

03

Товарный знак (знак обслуживания)

18

Текст документа

04

Код формы документа

19

Отметка о приложении

05

Наименование организации – автора документа

20

Гриф согласования документа

06

Наименование структурного подразделения – автора документа

21

Виза

07

Наименование должности лица – автора документа

22

Подпись

08

Справочные данные об организации

23

Отметка об электронной подписи

09

Наименование вида документа

24

Печать

10

Дата документа

25

Отметка об исполнителе

11

Регистрационный номер документа

26

Отметка о заверении копии

12

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

27

Отметка о поступлении документа

13

Место составления (издания) документа

28

Резолюция

14

Гриф ограничения доступа к документу

29

Отметка о контроле

15

Адресат

30

Отметка о направлении документа в дело

Остановимся на некоторых из них подробнее. Например, эмблема организации (реквизит 02) должна помещаться по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Наименование организации – автора документа (реквизит 05) на бланке должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах. Под на­именованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено уставом (положением). Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Естественно, не все 30 реквизитов обязательно будут присутствовать в создаваемом учреждением документе. В частности:

Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) (реквизит 06)

Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) (указывается под наименованием организации)

Наименование должности лица – автора документа (в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность) (реквизит 07)

Используется в бланках должностных лиц (располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта РФ, муниципального образования)

Справочные данные об организации (реквизит 08) указываются в бланках писем. Данный реквизит включает в себя почтовый адрес, адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес. В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются также код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Наименование вида документа (реквизит 09) («ПОСТАНОВЛЕНИЕ», «РАСПОРЯЖЕНИЕ», «ПРИКАЗ» и т. д.) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, и располагается под реквизитами автора документа.

Дата документа (реквизит 10) соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Допускается использование одного из двух способов проставления даты:

  • арабскими цифрами, разделенными точкой, – «05.06.2016»;

  • словесно-цифровым способом, например «5 июня 2016 г.».

Регистрационный номер документа (реквизит 11) – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

Часто у новичков возникает вопрос: как нумеровать кадровые приказы и распоряжения, издаваемые организацией? Как видим, строгих законодательных требований по этому поводу нет. Соответственно организация может выбрать любой из предложенных вариантов:

  • сквозная нумерация с добавлением литеры «К» (кадры);

  • нумерация с добавлением буквенного обозначения «О» (отпуск), «У» (увольнение), «К» (командировка) и т. д. к разным видам приказов.

Для справки

Чтобы сохранялся больший порядок при ведении кадровой документации, желательно вести журнал учета выпущенных приказов.

Место составления (издания) документа (реквизит 13) указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением («Москва», «Нижний Новгород» и т. д.). Этот реквизит ставится во всех документах, за исключением:

  • случаев, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения;

  • служебных писем;

  • докладных, служебных записок;

  • других внутренних информационно-справочных документов.

Реквизит 15 «Адресат» используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть:

  • организация;

  • структурное подразделение организации;

  • должностное или физическое лицо.

Этот реквизит проставляется:

– в верхней правой части документа – на бланке с угловым расположением реквизитов;

– справа под реквизитами бланка – при продольном расположении реквизитов бланка.

Строки реквизита «Адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заместителю) организации указываются в дательном падеже наименование должности, включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Вариант 1:

Руководителю Государственного

бюджетного учреждения здравоохранения

Нижегородской области

«Городская клиническая больница № 25»

Иванову М. О.

Вариант 2:

Руководителю Государственного

бюджетного учреждения здравоохранения

Нижегородской области

«Городская клиническая больница № 25»

Иванову М. О.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Гриф утверждения (реквизит 16) проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты.

       УТВЕРЖДЕНО

приказом МБОУ СОШ № 8

от 5 апреля 2015 г. № 82

Заголовок к тексту (реквизит 17) – это краткое содержание документа. Заголовок формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?», например:

приказ о создании аттестационной комиссии;

приказ об утверждении штатного расписания;

приказ об увольнении.

Заголовок оформляется под реквизитами бланка, как правило, слева. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки. Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает четырех-пяти строк.

Текст документа (реквизит 18) может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Применяются следующие способы изложения текста.

Наименование документов

Способ изложения текста

Приказы

От первого лица единственного числа («приказываю»)

Документы коллегиальных и совещательных органов

От третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»)

Протоколы

От третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»)

Положения, инструкции, акты, справки

От третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»)

Совместные документы

От первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)

Деловые (служебные) письма

От первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»); от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке

Гриф согласования документа (реквизит 20) проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Он включает:

  • слово «СОГЛАСОВАНО»;

  • наименование должности лица, которым согласован документ (включая на­именование организации);

  • его собственноручную подпись;

  • инициалы, фамилию;

  • дату согласования.

Способов проставления названного реквизита несколько. Отметка «СОГЛАСОВАНО» может ставиться:

– на первом листе документа (если документ имеет титульный лист – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

– на последнем листе документа под текстом;

– на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Отметка об исполнителе (реквизит 25) включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Названный реквизит оформляется:

– на лицевой стороне последнего листа документа начиная от границы левого поля;

– при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева;

– (допустимо) как нижний колонтитул (шрифтом меньшего размера).

Например: «Иванова Раиса Михайловна, Контрольное управление, специалист отдела кадров, +7 (495) 924‑45‑67, Ivanovar@gov.ru».

От редакции

Об оформлении не упомянутых нами реквизитов документов читайте в ГОСТ Р 7.0.97‑2016. Образцы бланков документов – в приложении «В» к названному госстандарту.

* * *

Не во всех государственных (муниципальных) учреждениях есть должность делопроизводителя, поэтому обязанность по разработке форм первичной учетной и кадровой документации нередко ложится на работников бухгалтерской и кадровой службы. В данной статье мы рассказали об основных правилах оформления организационно-распорядительной документации.


[1] Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

[2] Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст.

[3] Утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.

Источник: Журнал "Отдел кадров государственного учреждения"



Последние публикации

20 Сентября 2018

Что нужно знать кадровику, если в учреждении работают доноры?

Гарантии и компенсации работникам в случае сдачи ими крови и ее компонентов установлены ст. 186 ТК РФ. Сегодня рассмотрим затруднения, с которыми сталкиваются кадровики (бухгалтеры), если в учреждении работают доноры. Нужно ли утверждать локальный нормативный акт, регламентирующий порядок реализации гарантий работникам при сдаче крови и ее компонентов? Обязан ли работодатель издавать приказ об освобождении сотрудника от работы в связи со сдачей крови? В каком порядке предоставляются «донорские» дни, если рабочая смена переходит с одних суток на другие? На эти и иные вопросы вы найдете ответы в статье.

Использование личного транспорта в служебных целях

В этой статье более подробно рассмотрим эксплуатацию личного автомобиля. Необходимость его использования может возникнуть уже в процессе работы, а может оговариваться при приеме на работу. В любом случае использование личного автомобиля в служебных целях должно быть оформлено надлежащим образом. Кроме того, работник вправе рассчитывать на компенсацию за использование, износ (амортизацию) автомобиля. Расскажем, какие документы нужно оформить и в каком случае работнику полагается компенсация.

«Стандартные» требования к учету событий после отчетной даты

Бухгалтерская отчетность составляется за определенный промежуток времени – отчетный период. При этом между датой окончания отчетного периода и датой подписания (представления) подготовленной отчетности существует достаточно значительный промежуток времени, в котором могут происходить события, существенно влияющие на деятельность учреждений и на принятие управленческих решений. Такие события принято называть событиями после отчетной даты. С 2019 года эти события следует отражать в бухгалтерском учете и отчетности в соответствии со Стандартом и Методическими рекомендациями. Предлагаем ознакомиться с этими документами в статье.

19 Сентября 2018

О профилактике нарушений налогового законодательства

Главное налоговое ведомство страны опубликовало критерии для выявления компаний и индивидуальных предпринимателей, бизнес которых оформлен лишь на бумаге (то есть фактически не существует), а их отчетные документы (декларации) подписывают подставные лица. Такой схемой пользуются «обнальщики». Контролерам поручено организовать мероприятия налогового контроля, направленные на превентивное исключение подобных фактов в отношении налогоплательщиков.

Курортный сбор авансом. Такое возможно?

Курортный сбор на территории РФ введен совсем недавно. Поэтому разъяснений чиновников по вопросам его уплаты почти нет. Сегодня мы хотим прокомментировать Письмо Минкавказа РФ от 24.07.2018 № РО-3‑02793 «О возможности уплаты курортного сбора на этапе бронирования объекта размещения».



ТОП статьи

Скачать бесплатно бухгалтерские программы Бухсофт Предприятие ИП Упрощенная система Зарплата и Кадры

Налог на прибыль – 2017: новый год и новые правила

О новой форме 4-ФСС 2017

Новшества в части контроля за применением онлайн-ККТ

Какие изменения готовит Минфин в отношении НДС?


Налоговые новости

21 Сентября 2018

Налоговики не обязаны сообщать о наличии переплаты налога

Выплата действительной доли стоимости доли общества наследнику облагается НДФЛ

Возможно, резиденты ТОР и свободного порта Владивосток смогут применять нулевую ставку НДС

Штрафы, пени и неустойки не учитываются в расчете пропорции, необходимой для раздельного учета НДС

Орешкин оценил рост тарифов ЖКХ в 2019 году

ВС РФ решил, что взносы по доптарифу нужно платить и за работников-пенсионеров

20 Сентября 2018

Принят еще один федеральный стандарт бухгалтерского учета для госсектора

Сумму НДС, выделенную в чеке, нельзя принять к вычету при оплате почтовых услуг

Расчет по взносам и выплаты по ГПД: налоговики рассказали о тонкостях заполнения

Рострудом разработана форма, в соответствии с которой должны представляться сведения о численности работников организации (мужчин 1959 г.р. и женщин 1964 г.р.), не являющихся пенсионерами

ФНС напомнила о правилах получения вычета по налогу на имущество

Маткапитал за три года вырастет на 36 тыс. рублей

19 Сентября 2018

При сокращении совместителя средний заработок за ним не сохраняется, если он продолжает трудиться по основному месту работы

Выведенные за рубеж денежные средства облагаются в России налогом на доходы иностранных организаций

ФСС России не всегда вправе установить класс риска и тариф взносов на травматизм, если документы представлены с опозданием

читать все Новости