12 Марта 2018Путевые листы в деятельности автономных учреждений

Данные документы – одни из немногих, которые не только применяются в повседневной деятельности учреждений и организаций, но и не устаревают, так как уполномоченные органы обновляют путевые листы в действующем правовом поле. Подтверждение тому – Приказ Минтранса РФ от 18.01.2017 № 17, внесший изменения в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Что же это за поправки и что еще полезно знать бухгалтеру АУ о путевых листах?

Начинаем с нововведений Минтранса

В сам путевой лист внесено всего два изменения. Первое связано с тем, что Федеральным законом от 06.04.2015 № 82‑ФЗ отменено обязательное использование печати юридическими лицами и предпринимателями. Они больше не должны проставлять печать или штамп в заголовочной части путевого листа.

Второе новшество сопряжено с приведением Приказа Минтранса РФ № 152 в соответствие нормам Закона о безопасности дорожного движения^[1]. Он обязывает организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном Минтрансом. И чиновники решили, что в путевом листе нужно отражать дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Эти данные должен вносить контролер технического состояния автотранспортных средств (городского наземного транспорта), проводивший соответствующий осмотр.

Остается добавить, что указанные изменения вступили в силу с конца февраля 2017 года. Так что уже сейчас следует оформлять путевой лист по новым правилам юридическим лицам и предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт.

Какие нормативные акты обязывают оформлять путевой лист?

Нетрудно догадаться, что речь идет о «транспортном» законодательстве. Как указано выше, обязанность по оформлению путевого листа определена Уставом автомобильного транспорта. Путевой лист входит в разрешительную документацию, необходимую для допуска транспортного средства юридического лица к участию в дорожном движении (п. 2.2 приложения 2 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов^[2]). Сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов).

Автомобили являются средствами повышенной опасности, и контроль их состояния и эксплуатации – одна из главных задач их владельцев. Водитель должен обеспечивать безопасность пассажиров, а также в установленных случаях иметь при себе путевой лист и по требованию сотрудников полиции представлять его для проверки. Об этом сказано в п. 2.1.1 Правил дорожного движения^[3], причем названный подзаконный акт утвержден во исполнение Закона о безопасности дорожного движения.

Из него следует, что если учреждение эксплуатирует легковые и грузовые автомобили для перевозки пассажиров и грузов по дорогам общего пользования, то его сотрудники являются участниками дорожного движения. В связи с этим работодатель обязан обеспечивать безопасность перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом, включая соблюдение порядка заполнения путевых листов. Эксплуатация автомобилей независимо от нужд собственно владельца или для осуществления перевозочной деятельности – деятельность, связанная с повышенной опасностью для окружающих^[4].

Если транспортное средство используется гражданином в личных целях, то необходимость в оформлении путевого листа не возникает, так как это предусмотрено Уставом автомобильного транспорта, Законом о безопасности дорожного движения для юридических лиц и предпринимателей, эксплуатирующих автотранспорт.

Есть мнение, что если на транспортных средствах установлена электронная система контроля, то все указываемые в путевом листе данные записываются в память компьютера. Тогда нет необходимости выписывать путевой лист, в котором будет дублироваться информация из электронной системы контроля. С этим можно было бы согласиться, если бы не одно но. Используемый при таком подходе принцип рациональности уступает в приоритете требованиям названных выше федеральных законов. Пока в них не будут внесены соответствующие изменения, говорить о необязательности оформления путевого листа при наличии в авто системы контроля рано.

Может ли АУ обойтись без путевых листов?

Исчерпывающий ответ на этот вопрос дали судьи в Определении ВС РФ от 09.03.2017 № 309‑КГ17-1326, Постановлении АС УО от 22.11.2016 № Ф09-10245/16. На скамье подсудимых оказались представители муниципального автономного учреждения (театра кукол). По их мнению, обязанности по оформлению путевого листа налагаются Законом о безопасности дорожного движения на перевозчиков, эксплуатирующих транспортные средства и осуществляющих перевозки пассажиров (грузов).

Автономное учреждение не является лицом, осуществляющим деятельность по перевозке пассажиров и багажа, соответственно, требования Приказа Минтранса РФ № 152 неприменимы в отношении данного учреждения. Ведь оно использует транспортные средства при перевозках для собственных нужд. С такой позицией не согласилось управление Федеральной службы по надзору в сфере транспорта.

По результатам проверки ревизоры вынесли предписание, которым обязали АУ:

– обеспечить заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов, указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

– обеспечить контроль технического состояния транспортных средств профессиональными специалистами, назначить на проведение предрейсовых осмотров автомобилей специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям;

– провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию;

– обеспечить планирование мероприятий, обеспечивающих безо­пасность перевозок, разработать план мероприятий по подготовке работников к безопасной работе;

– доводить до сведения водителей необходимую информацию путем проведения инструктажей, организовать проведение
вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу независимо от уровня квалификации и стажа работы;

– организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей или опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов;

– назначить приказом по учреждению должностное лицо, ответственное за безопасность дорожного движения, провести аттестацию этого должностного лица.

Как видим, предписание нешуточное и налагает на АУ много обязанностей. Между тем все пункты оспариваемого предписания указаны на основании и во исполнение Закона о безопасности дорожного движения, соблюдать который обязаны юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие транспортные средства. Все предъявленные требования направлены на организацию работы водителей и безопасную эксплуатацию транспорта. Это достигается обеспечением соответствия технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и недопуска транспортных средств к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения. Поскольку АУ эксплуатирует транспортные средства и перевозит на них работников и грузы для собственных нужд, оно обязано соблюдать все указанные требования, включая оформление путевых листов.

Какую форму путевого листа выбрать бухгалтеру АУ?

В настоящее время у бухгалтера государственного (муниципального) учреждения есть право выбора одного из двух вариантов оформления путевого листа:

– воспользоваться унифицированной формой;

– разработать бланк самостоятельно.

Раньше в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н был приведен перечень применяемых учреждениями путевых листов^[5]. Коды по ОКУД отсылали бухгалтеров к Постановлению Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте. Данный документ статведомства в связи с обновлением Закона о бухгалтерском учете^[6] уже не является обязательным к применению для коммерческих организаций.

Автономные учреждения как некоммерческие организации продолжают применять унифицированную «первичку», которая для государственного сектора экономики разрабатывается на основании норм Бюджетного кодекса (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Перечень используемых «бюджетниками» бланков в настоящий момент представлен в Приказе Минфина РФ № 52н. В нем нет упоминания о путевых листах, что вовсе не означает, что названные учреждения вправе отказаться от применения этого важного для владельцев транспортных средств документа.

Дело в том, что Приказом Минфина РФ № 52н утвержден перечень наиболее распространенных документов. Для хозяйственных операций, для которых бюджетная «первичка» не разработана, бухгалтер вправе использовать бухгалтерскую справку, представленную в обозначенном приказе. Но мы не рекомендуем путевой лист заменять этой справкой, ведь обязанность его составления установлена специальным «транспортным» законодательством, которое имеет приоритет в вопросах эксплуатации автомобилей юридическими лицами независимо от их организационно-правовой формы.

Получается, что сейчас бухгалтеру АУ лучше не использовать унифицированные формы, а самостоятельно разработать и утвердить в составе учетной политики бланк. При этом вовсе не нужно изобретать велосипед. Есть минимальный набор реквизитов, которые являются базой при составлении собственной формы документа. Здесь также возникает дилемма:

– выбрать обязательные реквизиты только из названных в Приказе Минтранса РФ № 152;

– дополнить эти минимальные данные обязательными реквизитами, предусмотренными для первичного учетного документа Инструкцией № 157н^[7].

При выборе нужно понимать, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. «Транспортный» документ нужен не только для водителя, который обязан соблюдать положения правовых актов в сфере дорожного движения, но и для бухгалтера. Последнему данные путевого листа позволяют установить, кем, когда и с какой целью использовался конкретный автомобиль, а также подтвердить количество километров, пройденных им при перевозке, необходимое для определения расходов на ГСМ и иных расходов на ремонт и содержание транспорта^[8].

Между тем путевой лист все же не является первичным документом. Ведь последний должен удостоверять конкретную хозяйственную операцию и содержать как натуральные, так и стоимостные характеристики. Однако путевой лист не показывает, в какую сумму оценивается эксплуатация транспортного средства. Есть лишь данные по расходу ГСМ в натуральном выражении, информация о времени работы водителя. Оценивать соответствующие затраты бухгалтеру приходится в иных оформляемых документах (акт о списании топлива, ведомости по расчету заработной платы). Кроме того, данные в путевом листе связаны сразу с несколькими операциями, в то время как первичный документ должен быть составлен на каждую хозяйственную операцию отдельно.

В итоге путевой лист нужен АУ не как первичный документ, а как бумага по контролю работы автотранспорта и водителя. А значит, при его составлении бухгалтеру необходимо придерживаться минимальных обязательных реквизитов, обозначенных в Приказе Минтранса РФ № 152. Требования Инструкции № 157н к «первичке» следует применять не к путевым листам, а к иным документам, на основании которых бухгалтер отражает бухгалтерские записи в учете АУ.

Для каких целей еще может понадобиться путевой лист?

Оказывается, путевой лист может служить одним из оправдательных документов, подтверждающих характер произведенных сотрудником затрат, связанных с исполнением служебных обязанностей. Для чего это нужно? Для целей налогообложения.

Так, при расчете налога на прибыль (в части приносящей облагаемые доходы деятельности) расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством. Расходы на командировки относятся к прочим налоговым расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности железнодорожными или авиабилетами, счетом из гостиницы, а также приказ о направлении в командировку, подписанный руководителем организации.

В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки).

Об этом сказано в Письме Минфина РФ от 18.05.2015 № 03‑03‑06/2/28292. В нем путевой лист назван оправдательным документом, позволяющим обосновать в целях «прибыльного» налогообложения расходы на командировку на транспортном средстве. Причем подтверждающим налоговые расходы документом будет авансовый отчет.

Обратимся к расчету еще одного налога – НДФЛ. Налогоплательщиком является сотрудник, получающий облагаемый доход (экономическую выгоду). Облагается НДФЛ не только заработная плата. Использование сотрудником учреждения служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. Данный доход подлежит обложению НДФЛ в порядке, предусмотренном ст. 211 НК РФ, устанавливающей особенности определения налоговой базы при получении доходов в натуральной форме.

К ним относятся оплата (полностью или частично) за сотрудника:

– организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (работника учреждения);

– полученных налогоплательщиком товаров, выполненных в интересах налогоплательщика работ, оказанных в интересах налогоплательщика (сотрудника учреждения) услуг на безвозмездной основе или частично.

Если личный автомобиль сотрудника используется в связи со служебной необходимостью (в командировке), это делается в интересах не работника, а работодателя и говорить о получении дохода в натуральной форме неуместно. Однако нужно еще подтвердить служебный характер использования личного авто сотрудником, и путевой лист как раз является тем документом, который вполне может здесь помочь.

К сказанному добавим, что Приказом Минфина РФ от 10.03.2015 № 33н утвержден перечень документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов). Документами, подтверждающими расходы на проезд гражданского служащего к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в случае проезда на служебном транспорте, являются путевой лист, маршрутный лист, иные документы, определяющие маршрут следования служебного транспорта. Хотя сказанное касается подтверждения срока фактического пребывания в командировке при проезде на личном транспорте гражданского служащего, мы считаем, что путевой лист не помешает при отправлении в служебную командировку на служебном автомобиле.

Каковы последствия ошибок в оформлении путевого листа?

Практика показывает, что не все организации и учреждения – собственники (владельцы) автомобилей уделяют внимание заполнению путевого листа. Формально за сами ошибки в заполнении путевого листа штрафные санкции не предусмотрены.

Однако заполненные недолжным образом путевые листы считаются предпосылками или своего рода сигналами для ревизоров, указывающими на иные нарушения. Так, отсутствие документов, подтверждающих проведение предрейсового контроля технического состояния автомобиля, дает право сделать вывод, что этот контроль просто не проводится. Аналогичный вывод можно сделать при отсутствии в путевом листе отметок о проведении медицинских осмотров водителей транспортных средств.

Негативные последствия могут возникнуть не из‑за халатности при оформлении путевых листов, а из‑за нарушений при использовании транспортных средств как источников повышенной опасности. Это может привести к неблагоприятным последствиям для учреждения, эксплуатирующего автомобиль, в том числе для водителя, а также создать угрозу жизни и здоровью людей, что является нарушением Закона о безопасности дорожного движения, за что предусмотрены административная и уголовная ответственность.

* * *

В заключение скажем, что без путевого листа не обойтись автономным учреждениям, имеющим в своем распоряжении транспорт. И хотя путевой лист не входит в перечень первичной учетной документации, используемой организациями государственного сектора (в том числе АУ), он необходим для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. А контроль совершаемых хозяйственных операций – это одна из функций бухгалтера любого учреждения.

^[1] Федеральный закон от 10.12.1995 № 196‑ФЗ.

^[2] Утверждены Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7.

^[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.11.1993 № 1090.

^[4] Определение ВС РФ от 01.09.2014 № 302‑КГ14-529.

^[5] Приказ Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н (утратил силу).

^[6] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ.

^[7] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

^[8] Постановление ФАС ПО от 11.03.2014 № А65-11354/2013.